FAQ - Najczęściej zadawane pytania

System ERP to zintegrowane narzędzie informatyczne, pozwalające na integrację danych z wszystkich kluczowych obszarów przedsiębiorstwa, ułatwiające efektywne zarządzanie nim. Nazwa ERP jest skrótem angielskiego Enterprise Resource Planning (planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Narzędzie to wykorzystywane jest najczęściej w firmach z branży produkcyjnej, handlowej, logistycznej, finansowej i usługowej. Głównym celem wdrożenia systemu ERP jest z reguły potrzeba optymalizacji procesów. Odpowiednio wdrożone oprogramowanie pozwala na poprawę efektywności we wszystkich istotnych aspektach działalności firmy. Szczegółowy opis zagadnienia znajduje się na stronie System ERP.

Jednym z najbardziej popularnych i zaawansowanych systemów ERP jest Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rozwiązanie to jest natywnie zintegrowane z Office 365/Microsoft 365, co pozwala na znaczne przyśpieszenie codziennej pracy. Korzysta również m.in z nowoczesnych narzędzi opartych o sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, co umożliwia trafne prognozowanie.

Enterprise Resource Planning (ERP) czyli w tłumaczeniu na język polski planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Sformułowanie to używane jest przeważnie do opisywania holistycznego podejścia do zarządzania przedsiębiorstwem. Najczęściej używane jest w kontekście systemu ERP, czyli systemu informatycznego, który integruje wszystkie kluczowe dla przedsiębiorstwa obszary, jak m.in. planowanie, sprzedaż, zakupy, zapasy, finanse, produkcję itp. Nowoczesne rozwiązania tego typu wspierają również analitykę biznesową, prognozowanie i komunikację w firmie.

Przykładem takiego systemu jest Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Proces wdrożenia systemu ERP podzielony jest na 3 zasadnicze etapy. Pierwszym z nich jest projektowanie, podczas którego zespół odpowiedzialny za wdrożenie opracowuje szczegółowy scenariusz implementacji. Podczas tego etapu budowane są także środowiska testowe systemu, które następnie są konfigurowane pod wymagania konkretnej firmy. Kolejnym etapem jest budowa, podczas którego tworzone są właściwe komponenty systemu ERP. Podczas tego etapu migruje się również kluczowe dane do nowego systemu. Po ukończeniu budowy i konfiguracji, system testowany jest przez wybranych pracowników zespołu Klienta. Ostatnim dużym etapem jest uruchomienie. Przeprowadzane są wówczas m.in. szkolenia dla użytkowników systemu i po ostatecznych testach poprawności oraz migracji wszystkich danych, następuje właściwe uruchomienie systemu.

Odpowiednio wdrożony system ERP pozwala na optymalizację procesów w firmie i przyczynia się w perspektywie czasu do wzrostu rentowności przedsiębiorstwa oraz budowania jego przewagi konkurencyjnej. Inwestycja w taki system wiąże się jednak z pewnymi wydatkami, które trzeba ponieść. Koszt wdrożenia Systemu ERP uzależniony jest od bardzo wielu różnych czynników. W pierwszej kolejności są to oczywiście kwestie związane z zakupem odpowiednich licencji (uzależnionymi od konkretnego systemu i ilości użytkowników) oraz architekturą wdrożenia. Trzeba mieć także na uwadze, że zakup samego systemu, bez dostosowanie go do potrzeb biznesowych konkretnej firm, będzie mało efektywny. Warto więc wybrać kompetentnego partnera wdrożeniowego i dostosować system do własnych procesów i potrzeb biznesowych. Poszczególne usługi dostarczane przez partnera wdrożeniowego, takie jak diagnoza, analiza przedwdrożeniowa, właściwe wdrożenie, modyfikacje (zakres dostosowania bazowego systemu ERP do wymagań konkretnej firmy), szkolenia, integracje z innymi używanymi w firmie rozwiązaniami oraz z gotowymi rozwiązaniami do systemu od firm trzecich (ISV) - to wszystko również ma wpływ na koszt wdrożenia. Zobacz ile kosztuje wdrożenie systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Modele wdrożenia systemu ERP:
on-premises(własna infrastruktura serwerowa), licencje mogą być nabyte w modelu wieczystym (zakup jednorazowy) bądź w modelu abonamentowym (subskrypcja). W przypadku systemu zainstalowanego na własnej infrastrukturze jesteśmy odpowiedzialni za wszystko – od konserwacji i utrzymania sprzętu, po poprawki i aktualizacje do nowszych wersji. Dodatkowo, ktoś musi to robić, co wiąże się z przeszkoleniem/ zatrudnieniem pracowników o odpowiednich umiejętnościach i kwalifikacjach;
hybrydowe – jest połączeniem funkcji środowiska chmurowego i lokalnego, które są ze sobą zintegrowane. Część danych jest (może być) przechowywanych w chmurze, a część lokalnie;
SaaS (software as a service) - oprogramowanie jako usługa (utrzymanie infrastruktury jest całkowicie po stronie dostawcy systemu).

System ERP, który pierwotnie służył do planowania zasobów w przedsiębiorstwach, obecnie jest narzędziem, które integruje wszystkie kluczowe dla firmy obszary. To m.in. finanse, produkcja, zapasy, sprzedaż, serwis, zarządzanie projektami oraz analizowanie i raportowanie. W ramach tych obszarów większość popularnych systemów posiada również moduł CRM.

Customer Relationship Management to w tłumaczeniu na język polski zarządzanie relacjami z klientami. Taki moduł lub samodzielny system posiada w sobie repozytorium najważniejszych informacji na temat klientów i szans sprzedaży. Wyposażony jest również często w mechanizmy ułatwiające i systematyzujące kontakty z klientami. Jednym z najbardziej popularnych takich rozwiązań jest System CRM Microsoft Dynamics 365 Sales

Co to jest Microsoft 365? To nowa nazwa najbardziej popularnego pakietu aplikacji dla firm Office 365. W zależności od wybranego pakietu oferuje nowoczesne narzędzia do pracy (również zdalnej), komunikacji i ochrony informacji. Zintegrowane w jednym środowisku aplikacje pozwalają na efektywną pracę. Zaawansowane mechanizmy ochrony informacji zapewniają bezpieczeństwo danych. W zależności od potrzeb biznesowych oraz budżetu można dobrać pakiet dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy. Dostępne są pakiety zarówno z tradycyjnymi aplikacjami Office (Word, Outlook,  Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher i Access), usługami chmurowymi (Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive, Exchange Online, Planner, Forms) i zaawansowanymi mechanizmami do zarządzania urządzeniami i ochrony danych. Wygodna administracja licencjami oraz użytkownikami jest możliwa dla całej dzierżawy z poziomu centrum administracyjnego Microsoft 365.

Microsoft Teams to coś więcej, niż tylko zwykły komunikator - to przestrzeń robocza bazująca na czacie. Doskonale sprawdza się jako narzędzie do pracy zdalnej. Rozwiązanie zostało wprowadzone na rynek w marcu 2017 roku. To ulepszony następca Skype dla firm, który nieustannie jest rozwijany. Daje między innymi możliwość prowadzenia konwersacji, video-spotkań, udostępniania plików, czy też współpracy w tym samym czasie dla kilku osób na jednym dokumencie. Umożliwia edycję m.in. plików Word czy Excel, bez konieczności przełączania się pomiędzy nimi. Umożliwia integrację nie tylko z aplikacjami wchodzącymi w skład Office 365 / Microsoft 365. Dla wielu firm i organizacji Teams jest jednym z podstawowych narzędzi do pracy zdalnej. Z Microsoft Teams można korzystać za pośrednictwem przeglądarki internetowej, aplikacji instalowanej stacjonarnie na komputerze (Windows, macOS) czy aplikacji mobilnej (Android, iOS). Aby korzystać z pełni możliwości rozwiązania, konieczna jest licencja w ramach któregoś z  pakietów Office 365 / Microsoft 365.

Microsoft OneNote jest elektronicznym notesem, który pozwala w wygodny sporządzać notatki, dzielić je na poszczególne sekcje, tagować zawartość, nanosić komentarze, a także dołączać pliki. Ponadto pozwala na automatyczny zapis oraz synchronizację notatek. Łatwa nawigacja i wyszukiwanie sprawiają, że bez problemu odnajdziesz interesujące Cię notatki. Adnotacje można dodawać nie tylko za pomocą klawiatury, ale również odręcznie, jeśli posiada się pozwalające na to urządzenie np. dotykowy tablet. Poszczególne notesy można podzielić na sekcje i strony. Lokalizując OneNote w chmurze masz dostęp do notatek z dowolnego urządzenia, które będzie połączone tylko z Internetem. Rozwiązanie umożliwia płynną współpracę z pozostałymi aplikacjami w ramach  Office 365 / Microsoft 365, takimi jak np. Outlook czy Teams.

Przede wszystkim, Office 365 / Microsoft365 to usługa subskrypcyjna, natomiast Office 2019 to pakiet biurowy, który wchodzi w jej skład. Licencja na Office 2019 jest wieczysta, natomiast trzeba mieć na uwadze, ten pakiet objęty tylko 5-letnim cyklem wsparcia produktu, z możliwością przedłużenia dodatkowo o 2 lata. Licencję 365-tki wykupuje się na rok użytkowania – można zapłacić za rok z góry lub uiszczać miesięczne opłaty, których wysokość jest uzależniona od wybranego planu i ilości użytkowników. Korzystający z tej usługi mają gwarancję, że zawsze dysponują najnowszymi wersjami programów, stale wzbogacanymi o nowe funkcjonalności. Ponadto większość pakietów zawiera w sobie usługi chmurowe takie jak Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive, czy serwer pocztowy Exchange Online. To najbardziej popularne narzędzia biurowe, również do pracy zdalnej. Ponadto wyższe pakiety posiadają również zaawansowane narzędzia do ochrony przed złośliwym oprogramowaniem i ochrony danych. Więcej informacji na temat Office 365 / Microsoft 365.

PPM (ang. Parts Per Milion) oznacza ilość wyprodukowanych wadliwych / niezgodnych części, które przypadają na milion wyprodukowanych sztuk. Miara ta stosowana jest powszechnie w produkcji. Służy przede wszystkim do pomiaru jej wydajności i jakości. Wskaźnik PPM jest jednym z elementów Raportu Braków Produkcyjnych w Power BI.  Źródłem danych dla tego raportu są dane z systemu ERP Dynamics 365 Business Central. Więcej informacji znajdziesz w artykule  Jak obniżyć koszty produkcji i zarazem zwiększyć jej wydajność?

Chmura obliczeniowa, czy też cloudcomputing, to model przetwarzania danych oparty na użytkowaniu usług dostarczonych przez dostawcę, który odpowiedzialny jest za serwery, oprogramowanie oraz dodatkową niezbędną infrastrukturę. Usługobiorca ma dostęp do nich przez Internet, za pośrednictwem własnego sprzętu. Dzięki temu usługobiorca, by korzystać dużej mocy chmury obliczeniowej i pojemności na dane, nie musi inwestować wielu środków zakup własnego sprzętu i oprogramowania. Nie musi również ponosić kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury. Przykładem chmury obliczeniowej jest Microsoft Azure. To jedno z najbardziej popularnych rozwiązań tego typu dostępnych obecnie na rynku. Do jego atutów należą m.in. wysoka wydajność, produktywność, niezawodność, szybkość oraz najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Platforma chmurowa Microsoft Azuredaje możliwość tworzenia, wdrażanie i zarządzania własnymi rozwiązaniami w ramach sieci centrów danych firmy Microsoft. Umożliwia m.in. tworzenie, wdrażanie oraz zarządzanie aplikacjami, bez potrzeby dużych inwestycji we własną infrastrukturę. Wsparcie dla technologii open source i obsługa różnych języków programowania oraz struktur, pozwala na tworzenie niezwykle szerokiej puli rozwiązań. Wysoka elastyczność w konfiguracji i możliwość skalowania do indywidualnych potrzeb, pozwala jednocześnie ograniczyć koszty związane z administrowaniem i utrzymaniem środowiska IT. Chmura Microsoft Azure zapewnia najwyższe standardy w zakresie bezpieczeństwa danych. Są to między innymi wielowarstwowe zabezpieczenia w centrach danych, infrastrukturze oraz procedurach. Usługa oferowana jest  wariantach IaaS (Infrastructure as a Service) i PaaS (Platform as a Service).

Bezpieczeństwo danych, pełne wsparcie techniczne i sprzętowe, a przede wszystkim najnowsza technologia z aktualizacjami, która dostępna jest za niską opłatą subskrypcyjną. Chmura dla sektora MŚP udostępnia nowoczesne rozwiązania informatyczne, których wdrożenie w modelu tradycyjnym byłoby nieosiągalne z powodu wysokich kosztów. W związku z tym bariera wejścia jest znacznie mniejsza, niż w przypadku tradycyjnych rozwiązań. Dzięki temu małe i średnie firmy mogą bez większych ograniczeń wdrażać u siebie rozwiązania oparte na usługach chmurowych. Wiodącą platformą usług chmurowych jest Microsoft Azure. Wykorzystanie tych samych rozwiązań w modelu usługowym pozwala zaoszczędzić nie tylko środki ponoszone na inwestycje w infrastrukturę, ale także czas niezbędny na ich wdrożenie.

Kiedy korzystamy z usług chmurowych, przenosimy razem z danymi część odpowiedzialności za obsługę i zapewnienie bezpieczeństwa na dostawcę. Należy być świadomym faktu, że zabezpieczenia stosowane przez Microsoft Azure są bardziej zaawansowane niż te, które dostępne w lokalnych serwerach firmowych. Najlepszym tego dowodem są certyfikaty bezpieczeństwa a przede wszystkim wszelkie rygorystyczne działania, które podejmuje dostawca rozwiązań chmurowych. Całodobowa fizyczna ochrona i monitoring wideo obiektów, data center zamknięty dla osób z zewnątrz, podwójna autoryzacja pracowników za pomocą kart elektronicznych i skanerów siatkówki oka - to tylko nieliczne procedury, które zapewniają najwyższy standard bezpieczeństwa danych. Ponadto chmura Microsoft Azure spełnia wymagania rozporządzenia RODO.