Arkusz kalkulacyjny to nie najgorsze narzędzie do szybkiego i łatwego śledzenia danych firmowych w całej organizacji. Jego słabą stroną jest jednak to, że nie zapewnia on dostatecznego poziomu raportowania, automatyzacji, integralności danych oraz bezpieczeństwa. Poznaj 7 oznak wskazujących na to, że twoja firma potrzebuje rozwiązania do planowania zasobów przedsiębiorstwa – systemu ERP.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie oznaki wskazują, że twój biznes jest gotowy i potrzebuje systemu ERP.
Brak dostępu do kluczowych danych i wskaźników KPI w czasie rzeczywistym
Czy twoja firma wciąż boryka się z problemem szybkiego dostosowania się do zmieniających się potrzeb na rynku? Chcąc, aby nasz biznes był wydajny, kadra kierownicza potrzebuje wglądu w czasie rzeczywistym do poszczególnych operacji biznesowych oraz kluczowych wskaźników. Brak systemu ERP jest często powodem tego, że dane są niespójne i przestarzałe zanim „dotrą” do osoby decyzyjnej. Korzystając z oprogramowania ERP, takiego jak Dynamics 365 Business Central, dane są zarządzane centralnie oraz dostępne w czasie rzeczywistym dla wcześniej zdefiniowanych osób, należących do kadry menadżerskiej.
Brak przewidywania zdarzeń = stałe „gaszenie pożarów”
Ciężko przewidzieć Ci, co może się wydarzyć, a działania twojej firmy najczęściej polegają na „gaszeniu pożarów”? Właściwie monitorowane działania pozwalają na dostrzeżenie potencjalnych problemów i reakcję, zanim wymkną się spod kontroli. Kluczowe jest tutaj zdefiniowanie odpowiednich powiadomień o możliwych problemach. Przykładową notyfikacją może być ostrzeżenie o kończącej się ilości danego towaru w magazynie. Wiele problemów, które „wyniszczają” firmę wynika właśnie z braku informacji na temat potencjalnych kłopotów, które mogą się pojawić. Monitorując krytyczne procesy biznesowe za pomocą zdefiniowanych alertów, system Dynamics 365 Business Central zapewnia pracownikom czas i odpowiednie zasoby, które są niezbędne do proaktywnej reakcji.
Brak automatyzacji
Nadal tracisz ogromną ilość czasu na zbieranie „papierowych” danych i ich ręczne wprowadzanie do arkusza kalkulacyjnego? Czasochłonność tego procesu sprawia, że jest on podatny na błędy. Dodatkowo, arkusz kalkulacyjny nie posiada właściwej funkcjonalności do zarządzania przepływem procesów biznesowych, w którym sprawdzanie poprawności danych i złożone formuły sterują procesem od A do Z. System ERP pozwala na zautomatyzowanie procesu sprawdzania danych oraz ich elektronicznego przechowywania, zwiększając tym samym wydajność i oszczędzając czas pracy.
Niestabilność obecnie posiadanego rozwiązania
Czy oprogramowanie, z którego teraz korzystasz, jest podatne na awarie w skutek wprowadzenia chociażby najmniejszej zmiany? Nie ulega wątpliwości, że czas spędzony na rozwiązywaniu tego rodzaju problemów przekłada się na rzeczywistą utratę pieniędzy i produktywność. Ważne jest, aby organizacja, która decyduje się na system ERP, np. Dynamics 365 Business Central, brała pod uwagę potencjał oszczędności kosztów jaki wynika z wdrożenia wspomnianego rozwiązania. Oprogramowanie ERP jest stabilne pod kątem kodu programistycznego, zaś partnerzy wdrożeniowi świadczą wsparcie powdrożeniowe oraz serwis na najwyższym poziomie.
Duplikowanie wprowadzanych danych
Twoi pracownicy wciąż wprowadzają dane na temat potencjalnych klientów, nabywców, dostawców i produktów do wielu różnych systemów? Bez scentralizowanego systemu ERP, w którym dane byłyby przechowywane i zarządzane, twoja organizacja wciąż będzie mieć problem z ilością informacji, które są wielokrotne powielane i gromadzone w wielu narzędziach. Często prowadzi to do tego, że nie wiemy, które dane są aktualne i spójne. Dynamics 365 Business Central daje przestrzeń do przechowywania danych w jednym, centralnym miejscu. Dodatkowo, są one poddawane walidacji, w związku z czym, oprogramowanie wykrywa duplikaty. Dzięki temu wiemy, że dane nie zostały powielone.
Brak integracji między poszczególnymi narzędziami
Czy wszystkie narzędzia IT, które są używane w twojej organizacji, współdziałają ze sobą, są zintegrowane, czy każde działa osobno? Dynamics 365 Business Central działa na zasadzie platformy. W jej ramach użytkownik może korzystać z innych narzędzi (np. Office 365, Power BI) i być pewien, że dane będą spójne i bezpieczne. Chcesz edytować listę nabywców? Możesz to zrobić bezpośrednio w systemie bądź przy użyciu programu Excel. Chcesz wystawić zamówienie sprzedaży? Zrób to w aplikacji Outlook. Poprzez integrację, system ERP pomaga danej organizacji zarządzać ludźmi, procesami i danymi.
Trudności związane z zarządzaniem uprawnieniami użytkowników
Czy masz całkowitą pewność, kto w Twojej firmie ma dostęp do konkretnych obszarów i danych w organizacji? Pracownicy na różnych stanowiskach wymagają innych uprawnień. Bez możliwości prawidłowego zabezpieczania danych i przypisywania dostępu użytkownikom firma jest podatna na wyciek danych. System ERP pozwala na kontrolowanie tego, kto przegląda dane w systemie oraz jakie uprawnienia posiada. Tworząc i przypisując niestandardowe role członkom zespołu, organizacja jest w stanie monitorować nie tylko to, kto ma dostęp do danych, ale i w jakim stopniu.
Postaw na system ERP – Dynamics 365 Business Central
Nie ulega wątpliwości, że system ERP przynosi wiele korzyści firmie, która go wdroży. Oprócz centralizacji danych, które dzięki temu są przechowywane w jednym systemie i nie są powielane, rozwiązanie pozwala na przewidywanie problemów mogących wystąpić w przyszłości (przypomnienia i alerty). Dodatkowo, pozwala na oszczędność czasu poprzez automatyzację wprowadzania danych i ich walidację. Kadra zarządzająca ma możliwość „trzymania ręki na pulsie” poprzez posiadanie aktualnych raportów w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie jest stabilne pod względem kodu programistycznego, a partner wdrożeniowy wspiera użytkowników w zakresie jego eksploatacji. W przypadku Dynamics 365 Business Central możliwa jest także obsługa wielu procesów z różnych aplikacji, nie tylko bezpośrednio z poziomu systemu, np. Excel, Outlook, Power BI. To tylko niektóre czynniki przemawiające za podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu ERP w organizacji, które właśnie ma być inwestycją gwarantującą m.in. poprawę wygody pracy, oszczędność czasu oraz poprawę wydajności. Za tym zaś kryją się realne oszczędności pieniężne. Poznaj również zalety systemu ERP dla firm z sektora MŚP.
