Proces księgowania informacji dotyczy wszystkich organizacji, poczynając od małych i średnich przedsiębiorstw, poprzez modne w ostatnich latach start-upy, kończąc na dużych firmach i korporacjach. W systemie ERP Microsoft Dynamics NAV czynności tej służą tzw. dzienniki główne, które pozwalają na księgowanie danych zarówno do księgi głównej, jak i na inne konta. W ramach funkcjonalności dostępne są dwa bardzo praktyczne narzędzia, a mianowicie dzienniki standardowe i dzienniki cykliczne.
Dzienniki główne
Z pomocą dzienników głównych możemy wprowadzać dane nie tylko na kontach księgi głównej, ale też na kontach bankowych nabywców i dostawców, a z pomocą szablonów – nawet na kontach wyłącznie określonych obszarów (np. kosztów, środków trwałych). Spośród dostępnych w Dynamics NAV szablonów (np. wpłat i sprzedaży), każdy z nich posiada własną stronę.
Dzienniki standardowe
Standardowe dzienniki, czyli takie, które zapisywane są jako domyślne zestawy wierszy, powstały z myślą o automatycznym wprowadzaniu wierszy dziennika. Z tworzonych z dziennika dla dzienników typu „ogólny” korzysta się jedynie w zakresie tego samego szablonu. Wobec tego, używa się ich do częstego księgowania transakcji, w przypadku których nie pojawiają się zbyt wielkie zmiany bądź nie ma ich wcale, a do tego cykl między dwoma następnymi księgowaniami nie jest regularny. W takiej sytuacji Dynamics NAV pozwala na automatyczne uzupełnienie wierszy dziennika.
Dzienniki cykliczne
Dzienniki cykliczne zostały oddane użytkownikom systemu NAV do korzystania w przypadku transakcji, które mimo, że są wielokrotnie księgowane, to jednak bez większych, a nawet bez żadnych zmian. Podczas ich przetwarzania istnieje możliwość zapisu jako cykliczny szablon dziennika głównego, co zdecydowanie skraca czas księgowania na kontach. Poza tym, wiersze dzienników cyklicznych można okresowo przeglądać, korygować i księgować, a z pomocą kluczy alokacji również księgować alokacje kosztów.
