« powrót do strony głównej

CRM Dynamics 365, a przechowywanie dokumentów sprzedażowych

Proces sprzedażowy jest jednoznaczny ze stosem dokumentów – to nie ulega żadnym wątpliwościom. Poczynając od tego, że klienci proszą o przygotowanie wstępnej oferty, przez sporządzenie kosztorysu, aż po wystawienie faktury. Dane te możemy albo przechowywać na komputerach, co oznacza brak dostępu do nich osób zainteresowanych, albo drukować i zamieszczać w segregatorach, od których pękają w szwach archiwa i magazyny. Stąd pytanie – co zrobić, aby Ci, którzy powinni, mieli łatwy dostęp do dokumentów?

Dlaczego system CRM to nienajlepsze rozwiązanie?

Trzeba wiedzieć, że Dynamics CRM nigdy nie był dedykowany do przechowywania dokumentów. Niektórzy pracownicy firm bazujących na tym systemie, co prawda próbują dodawać załączniki do zwykłych notatek, jednak nie jest to dobre rozwiązanie, chociażby z tego względu, że liczba załączników jest tu ograniczona (do pojedynczej notatki można dodać wyłącznie jeden załącznik). Jest to po prostu niewygodne i wydłuża czas poszczególnych czynności. Poza tym, w taki sposób bardzo szybko wykorzystujemy wolną przestrzeń dyskową.

Co w takim razie z dokumentami sprzedażowymi?

Bezsprzecznie dokumenty sprzedażowe są niezwykle ważne, przez co zupełna rezygnacja z łatwego do nich dostępu byłaby dużym błędem. Na szczęście jest rada i na to, że Dynamics CRM nie wspiera przechowywania załączników – rolę swego rodzaju repozytorium pełni bowiem wielozadaniowa platforma Microsoft SharePoint. Wystarczy więc zintegrować dwie funkcjonalności, aby możliwe było automatyczne tworzenie folderów w SharePoint dla klientów interfejsu CRM.

Co daje nam integracja CRM i SharePoint?

Przede wszystkim, integracja oznacza brak konieczności przełączania się między systemami, aby dodać nowego klienta w obu systemach. Wystarczy utworzyć rekord nowego klienta w CRM. Wówczas, dodanie pierwszego załącznika powiązanego z konkretnym klientem sprawi, że system samodzielnie utworzy folder w SharePoint i zapisze plik. Wobec tego, dokumenty będą posegregowane w odpowiednich folderach. A to dlatego, że system pozwala na automatyczne budowanie biblioteki dokumentów (struktury folderów z dokumentami). Do każdego klienta w bazie SharePoint przyporządkowany będzie osobny folder, składających się z kolejnych folderów dla każdej szansy sprzedaży, oferty czy sprawy serwisowej. A zatem, na liście dokumentów klienta w systemie CRM będą widoczne wszystkie dokumenty.

Zaufali nam

Partnerzy technologiczni

Microsoft
LS Retail
Netronic
Continia
Delmia
Anveo