Grupa Kapitałowa VRG S.A. specjalizuje się w projektowaniu oraz dystrybucji wysokiej jakości kolekcji mody dla mężczyzn i kobiet oraz biżuterii. W jej skład wchodzą rozpoznawalne na całym świecie marki zgrupowane w pięciu liniach: Vistula, Bytom, Wólczanka, Deni Cler Milano i W.KRUK.
Wyzwania i korzyści płynące z wdrożenia
Główne wyzwanie stanowiły duża ilość przetwarzanych dokumentów i czas obliczania zatowarowania. Wynikało to z ogromnej ilości asortymentu i sklepów, które trzeba zasilić towarem oraz tempo przyrostu danych. Problemem okazał się brak czasu na przetworzenie kompletu informacji w ramach jednej doby. Wymagało to znaczącej optymalizacji. Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central zdecydowanie przyspieszyło i usprawniło przetwarzanie dokumentów, skutkując rozwiązaniem problemów wydajnościowych. Komfort pracy w systemie dla użytkowników znacząco wzrósł dzięki przyspieszeniu odświeżania stron i większą efektywność w odczycie i analizie danych.
Wdrożenie Dynamics NAV 2017 – przebieg projektu
Celem realizowanego projektu było wdrożenie nowej wersji systemu Microsoft Dynamics NAV 2017 wraz z przeniesieniem kluczowych funkcjonalności ze starszej wersji rozwiązania w spółkach Vistula Group S.A. oraz W.KRUK S.A., wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Vistula Group S.A.
Prace analityczno-projektowe, podczas których zidentyfikowano używane standardowe funkcjonalności, modyfikacje oraz integracje z systemami zewnętrznymi, rozpoczęły się w marcu 2017 roku. W oparciu o informacje uzyskane podczas analizy, nasi eksperci przygotowali strategię wdrożenia wraz z planem migracji funkcjonalności oraz danych dla obu spółek Vistula Group S.A.
W styczniu 2018 przystąpiliśmy do uruchomienia produkcyjnego. Zakres prac obejmował przeniesienie modyfikacji oraz integracji, konfigurację systemu, migrację danych statystycznych i bilansu otwarcia, jak również szkolenia dla użytkowników końcowych.
Dalszy rozwój systemu
Na tym jednak współpraca się nie skończyła - stale pracowaliśmy nad usprawnieniem systemu. Od 2018 roku wspólnie z VRG udało nam się między innymi uruchomić sklep internetowy zintegrowany z systemem NAV2018, co pozwoliło na automatyczne przetwarzanie zamówień. Wprowadziliśmy także nową kategoryzację produktów (przekodowanie kartotek zapasów). Pozwala to na bardziej szczegółową analizę danych sprzedażowych, a co za tym idzie dokładniejsze planowanie zatowarowania sklepów.
Upgrade z Dynamics NAV do Business Central
Jednocześnie już w 2020 roku rozpoczęły się pierwsze rozmowy na temat upgrade’u Dynamics NAV 2017 do Dynamics 365 Business Central. Analizę do upgrade’u rozpoczęliśmy pod koniec 2021 roku. Tym, co wyróżniało ją spośród innych tego typu badań, była ankieta przeprowadzona wśród użytkowników systemu. Część zebranych w ten sposób sugestii dotyczących usprawnienia pracy została uwzględniona w późniejszych modyfikacjach. W oparciu o uzyskane dane przystąpiliśmy do budowy rozwiązania. Prace zakończyły się jesienią 2022 roku, dzięki czemu w styczniu 2023 roku mogliśmy z powodzeniem uruchomić system. Nasi specjaliści udzielali wsparcia również na miejscu, w siedzibie klienta, dzięki czemu cały proces przebiegł znacznie sprawniej. Przygotowana dokumentacja objęła również instrukcję stanowiskową dla osób, które nie brały bezpośredniego udziału we wdrożeniu, a będą miały styczność z systemem. W ramach upgrade’u udało nam się między innymi:
- zautomatyzować sposób rozliczania płatności bezgotówkowych ze sklepów stacjonarnych. Poskutkowało to zmniejszeniem liczby błędów dzięki zastąpieniu ręcznego wykonywania tej czynności (a tym samym oszczędnością czasu) i szybszym wyłapywaniem rozbieżności w płatnościach przez księgowość VRG;
- zoptymalizować procesy logistyczne, zwiększając przejrzystość statusów przetwarzanych w systemie dokumentów;
- zintegrować wymianę danych z firmami trzecimi, dostosowując sposób wymiany danych z firmami trzecimi do najnowszych standardów, zapewniając sprawne działanie na kolejne lata;
- wprowadzić obsługę programu lojalnościowego. Wdrożyliśmy komunikację z firmą trzecią (obsługującą system POS w sklepach) w tym obszarze. Pozwoliło to na zautomatyzowanie pewnych działań wykonywanych przez pracowników VRG, głównie księgowość.
Na szczególną uwagę zasługuje proces automatycznej migracji danych. Pomimo olbrzymiej ilości informacji, udało nam się przeprowadzić migrację w kilka godzin, podczas gdy standardowo proces ten mógłby zająć nawet 100 godzin!
Dalsze plany rozwojowe obejmują między innymi wprowadzenie Omnichannel - kompleksowej strategii sprzedaży wielokanałowej.