Wybór Dynamics 365 Business Central
Warunkiem koniecznym dla wdrażanego systemu była jego podatność na modyfikacje i łatwość dopasowania do potrzeb firmy. Ważne było też, by system rozwijał się i miał gwarancję wsparcia w kolejnych latach. Dostępne na rynku rozwiązania dedykowane branży automotive okazały się pod tym względem zbyt mało elastyczne. Okazało się, że większość z nich to systemy rozproszone, a moduły do zarządzania procesami w firmie i księgowością nie są ze sobą powiązane.
Ostatecznie zdecydowano się na wdrożenie systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central i dostosowanie go do specyficznych potrzeb firmy. Niewątpliwą zaletą Business Central są połączone ze sobą moduły, dzięki czemu wszystkie działy w firmie pracują w jednym systemie i na tych samych, aktualizowanych w czasie rzeczywistym, danych. Nie bez znaczenia był też fakt, że wcześniej w firmie Auto Fus korzystano z systemu Navision, czyli poprzednika Business Central. Nauka nowego rozwiązania była więc dla użytkowników bardzo prosta i nie wymagała nagłej zmiany przyzwyczajeń.
O wyborze Nav24 jako partnera wdrożeniowego zdecydowała otwartość na proponowane rozwiązania i modyfikacje systemu. Projekt różni się bowiem znacząco od wdrożeń Business Central w tradycyjnym ujęciu. Aby dostosować system do potrzeb Auto Fus konieczne było w zasadzie stworzenie od podstaw rozwiązania odpowiadającego wymaganiom branży automotive. Przedstawiciele Nav24 wyrazili gotowość do wspólnego działania i zaprojektowania takiego rozwiązania. W ten sposób powstało autorskie rozszerzenie bazujące na Business Central i dedykowane sieciom sprzedaży samochodów – Dealer Management System. Zyskał on oficjalną certyfikację BMW, co gwarantuje zgodność z wymogami jakości ustalonymi przez producenta.
Efekty wdrożenia Business Central w firmie Auto Fus
Mimo, iż system został już wdrożony i uruchomiony, wciąż trwają prace nad jego rozwojem. Lista potrzeb jest długa. Nav24 wspólnie z przedstawicielami Auto Fus stale pracuje nad kolejnymi dodatkami i rozszerzeniami. Ogromny wpływ na efektywność współpracy ma responsywność i otwartość konsultantów Nav24 pracujących nad rozwiązaniem. Już teraz widać jednak wyraźnie, że wybór Dynamics 365 Business Central i rozwiązania DMS od Nav24 był strzałem w dziesiątkę. “Ogromną różnicą, jaką widzimy po zmianie, jest dostęp do przedstawicieli Nav24, którzy reagują na każdą naszą prośbę i potrzebę. W poprzednim systemie, jak potrzebowaliśmy jakiegoś bieżącego wsparcia, kierowaliśmy się do naszego informatyka. Niemożliwe było jednak zrealizowanie potrzeb spoza ogólnie przyjętego standardu. Dzisiaj nie ma z tym najmniejszego problemu – wystarczy zgłosić zapotrzebowanie, a Nav24 przygotowuje odpowiednie rozwiązania.” - zauważa Maciej Babik, Kierownik Serwisu Auto-Fus. Każda z marek znajdujących się w ofercie firmy Auto Fus ma swoje wymagania dotyczące na przykład procesu obsługi klienta, obiegu dokumentów czy raportowania. Wdrożony system został dostosowany do wszystkich tych wymogów. Pozwala to obsłużyć wszystkie procesy zgodnie ze specyfiką danego dostawcy. Wcześniej do raportowania wykorzystywano ręczne procesy, co obarczone było ryzykiem błędu.
System zapewnia szybki dostęp do aktualnych, bardzo szczegółowych danych na temat pojazdów. Fakturowanie stało się dużo łatwiejsze dzięki przejrzystemu interfejsowi i łatwemu dostępowi do niezbędnych danych. “Pojawiły się możliwości, których wcześniej nie mieliśmy. Przykładowo możemy zwiększyć ilość towaru na magazynie z poziomu księgowego. Ponadto inne działy są w stanie zobaczyć dane, które ich dotyczą i które my księgujemy z naszego poziomu. Wcześniej musiałam takie dane dla nich opracowywać samodzielnie, więc to dla mnie duża pomoc.” - podkreśla Ewa Strzelecka-Majcher, Główna Księgowa. Wyeliminowanie ręcznych procesów przyspieszyło pracę w dziale części zamiennych, który jest w stanie szybko zlokalizować potrzebną część czy sprawdzić dostępność. Łatwiejsze stało się także zarządzanie zamówieniami. Bardzo dużym plusem nowego systemu jest także wielofirmowość, czyli praca na wspólnym planie kont i wspólnej bazie kontrahentów w różnych oddziałach firmy. Dzięki temu można na przykład zablokować nabywcę, jeśli ma on zaległości w innym oddziale.
Firma korzysta także z możliwości, jakie daje rozwiązanie Power Apps. Na bazie tego narzędzia powstało kilkanaście nowych funkcjonalności. Aplikacje Power Apps są podstawowym narzędziem pracy w różnych działach – na przykład w magazynie, gdzie wykorzystywana jest aplikacja automatyzująca proces przyjęcia dostaw oraz sprawdzania stanów magazynowych.
„Bez nowego systemu nie bylibyśmy w miejscu, w którym dzisiaj jesteśmy. Nie bylibyśmy w stanie obsłużyć wszystkich niezbędnych procesów przy jednoczesnym rozwoju własnego biznesu.” – ocenia Dariusz Wiktorski, Kierownik Działu Części, Akcesoriów i Rozwoju w Auto-Fus.