Ogrom papierowych dokumentów zalegających na biurkach w dziale księgowym może nieraz przyprawić o zawrót głowy. Pomocny może okazać się tutaj system ERP Dynamics 365 Business Central.
W standardzie systemu Business Central dostępne są nieskomplikowane narzędzia, dzięki którym możemy zredukować ilość dokumentów oraz mieć dostęp do archiwum za pomocą kilku kliknięć. Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów, który można wdrożyć wraz z użyciem funkcjonalności dokumentów przychodzących oraz przepływów pracy.
Dowody księgowe, które spływają do naszej firmy w formie różnych dokumentów, są rejestrowane jako zdarzenia gospodarcze. Mogą to być faktury, jak również faktury korygujące oraz protokoły wykonania, na podstawie których wystawiane są faktury sprzedaży. Ich wynikiem będzie polecenie księgowania. Wszystkie wspomniane rodzaje transakcji możemy obsłużyć za pomocą funkcjonalności dokumentów przychodzących. W przypadku dokumentów wysłanych drogą elektroniczną mamy jasność. Natomiast, dokument papierowy należy najpierw zeskanować i zapisać w systemie. Dzięki temu, wszystkie będą dostępne po wyszukaniu w Dynamics 365 Business Central. Co więcej, na późniejszym etapie rejestracji również będzie można dodawać kolejne dokumenty.
OCR – optyczne rozpoznawanie znaków
Dla „łaknących” bardziej zaawansowanej technologii – istnieje opcja konfiguracji funkcjonalności OCR (Optical Character Recognition). Umożliwia ona automatyczne uzupełnianie danych dotyczących kontrahenta w systemie. W zależności od wybranej wersji oprogramowania, OCR może również pobierać dane z nagłówka i poszczególnych wierszy dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – przepływy pracy
Kolejnym krokiem w procesie wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest konfiguracja przepływów pracy. Chodzi tutaj głównie o proces akceptacji, np. faktur zakupu. Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje nam wstępnie przygotowane szablony dla administracji, dokumentów zakupu i sprzedaży, PK czy integracji. Ułatwia to znacznie korzystanie z tego modułu. Przepływy pracy mogą być używane wraz z funkcjonalnością dokumentów przychodzących oraz OCR lub indywidualnie. Używanie obu funkcjonalności ma tą zaletę, że osoba zatwierdzająca dokument może otworzyć jego obraz za pomocą ścieżki url (link) w systemie. To, do kogo trafi dokument może być uzależnione od wielu aspektów – jest to uzależnione od potrzeb i wymagań klienta. Możliwe jest wybranie użytkownika lub grupy użytkowników manualnie lub poprzez pobranie danych kupującego z kartoteki dostawcy. Ustawiając hierarchię system automatycznie wyśle dokument do osób posiadających odpowiedni limit akceptacji.
W przypadku nieobecności użytkownika lub opóźnień w zatwierdzeniu dokumentu system może automatycznie oddelegować akceptację. Osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie otrzymuje powiadomienie mailowe wraz z linkiem do systemu. Może dzięki temu zatwierdzić lub odrzucić dokument, dodać komentarz lub oddelegować żądanie akceptacji. Dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, zgodnie z ustawieniami, dokument jest gotowy do księgowania, co można z łatwością zobaczyć na liście faktur zakupu – widnieje przy nim odpowiedni status. Cała historia akceptacji jest dostępna dla każdego dokumentu, co jest bardzo przydatne, np. w przypadku audytu.
