Codzienna praca biurowa dość często składa się z nie tyle trudnych, co powtarzalnych i czasochłonnych zajęć. Sprawdzasz dane kontrahenta, szukasz dokumentu, analizujesz listę zapasów, porównujesz poszczególne pozycje lub próbujesz szybko przypomnieć sobie, gdzie oraz w jaki sposób w systemie wykonuje się daną operację. Właśnie w takich przypadkach Copilot Chat w Dynamics 365 Business Central może realnie przyspieszyć Twoją pracę. Zamiast ręcznie przeszukiwać poszczególne strony w systemie, możesz po prostu zadać pytanie naturalnym językiem i dostać odpowiedź opartą na danych zawartych w posiadanym systemie ERP oraz dokumentacji Microsoft.
To ważne także z innego powodu: do korzystania z tej funkcji nie potrzebujesz osobnej, płatnej subskrypcji Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat jest częścią Business Central online, a jego dostępność zależy przede wszystkim od wersji środowiska i tego, czy administrator włączył odpowiednią funkcję w ustawieniach. Dla użytkownika biznesowego oznacza to tyle, że nie musisz kupować dodatkowej licencji, żeby zacząć z niego korzystać.
Czym jest Copilot Chat w Business Central?
Copilot Chat w Business Central to wbudowany czat oparty na AI, który pomaga Ci wyszukiwać dane, uzyskiwać podpowiedzi i szybciej poruszać się po systemie. Microsoft opisuje go jako asystenta AI, który ma pomóc w zwiększeniu kreatywności, produktywności i wyeliminowaniu żmudnych i powtarzalnych zadań. Innymi słowy – Copilot Chat w systemie ERP od Microsoft ma sprawić, że Twoja praca będzie szybsza i łatwiejsza. Szczególnie pomocnym jest tutaj sposób pracy z Copilotem, który polega na komunikowanie się z nim w okienku czatu za pośrednictwem języka naturalnego, czyli tak jakbyś pisał bądź rozmawiał z drugim człowiekiem. W praktyce jest to po prostu panel czatu dostępny w interfejsie Business Central po prawej stronie ekranu. Nie musisz przechodzić do osobnej aplikacji, co z perspektywy użytkownika biznesowego jest dużą zaletą, bo narzędzie działa dokładnie tam, gdzie tego potrzebujesz.
Warto podkreślić, że Chat z Copilotem jest dostępny wyłącznie w Business Central w wersji online (SaaS) – zatem użytkownicy posiadający system ERP w ramach lokalnej infrastruktury IT nie będą mogli z niego skorzystać. Jeśli posiadasz aktualną wersję systemu, funkcja powinna być domyślnie włączona – odnajdziesz ją w prawym górnym rogu, na pasku aplikacji. Po kliknięciu w nią otwiera się panel czatu, w którym możesz rozpocząć rozmowę i zadać pytanie dotyczące danych lub sposobu pracy w systemie. Niemniej, Microsoft wskazuje, że funkcja może wymagać aktywacji po stronie administratora, a w niektórych przypadkach również włączenia w ustawieniach Copilota i agentów. Oznacza to, że przed rozpoczęciem pracy trzeba sprawdzić, czy posiadane środowisko Business Central ma tę funkcję rzeczywiście udostępnioną.
Jak korzystać z Copilot Chat w Dynamics 365 Business Central?
Praca z Copilot Chat w Business Central opiera się na wydawaniu mu poleceń. Najlepsze efekty uzyskasz wtedy, gdy będą one konkretne. Zamiast pisać ogólnie „pokaż sprzedaż”, lepiej zapytać „pokaż ostatni dokument sprzedaży dla klienta X” albo „znajdź rekord związany z kontrahentem Y”. Spróbuj postawić się na jego miejscu – czy łatwiej byłoby Ci wykonać polecenie, które jest „ścianą tekstu” czy może takie, które jest napisane poprawnie gramatycznie, z odstępami, tabelką, zawiera listę wypunktowaną? W związku z tym warto formułować prompty (polecenia wydawane Copilotowi) w sposób zbliżony do tego, jak rozmawiasz z innymi ludźmi w biurze. Copilot dobrze radzi sobie z pytaniami typu: „jak zrobić to w systemie?”, „gdzie znajdę tę informację?”, „co oznacza ten obszar?” albo „jakie dane są powiązane z tym rekordem?”. Sprawdzają się one szczególnie wtedy, gdy dopiero uczysz się Business Central lub musisz wykonać zadanie w obszarze systemu, z którego nie korzystasz na co dzień. W zakresie praktycznych wskazówek na pewno warto:
- pytać o jedną rzecz naraz,
- dodawać nazwę klienta, dokumentu lub numer referencyjny,
- określać zakres czasu, jeśli pytasz o dane, na przykład „w tym miesiącu”,
- doprecyzować pytanie, gdy pierwsza otrzymana odpowiedź jest zbyt ogólna,
- traktować Copilota jako pomoc w wyszukiwaniu i zrozumieniu danych, a nie jako ostateczne źródło decyzji.
Copilot Chat daje największą wartość w scenariuszach, w których normalnie tracisz czas na wyszukiwanie i interpretację danych. W praktyce oznacza to wsparcie w codziennej pracy działów finansów, sprzedaży, obsługi klienta i administracji, zaś do przykładowych zastosowań zaliczyć można:
- szybkie odnajdywanie konkretnego klienta, dostawcy, zapasu, zamówienia lub dokumentu,
- uzyskanie podpowiedzi, gdzie w systemie wykonać określoną czynność oraz w jaki sposób,
- sprawdzanie danych powiązanych z danym rekordem,
- ułatwienie pracy nowym pracownikom, którzy jeszcze nie wiedzą, w jaki sposób poruszać się w systemie,
- przyspieszenie codziennej analizy danych operacyjnych.
Copilot Chat w Business Central – na co warto zwrócić uwagę?
Można powiedzieć, że jedną z najważniejszych zasad pracy z AI jest… zasada ograniczonego zaufania. Narzędzia oparte o sztuczną inteligencję, w tym Copilot, nie są nieomylne. W związku z tym należy zawsze zweryfikować poprawność udzielonej przez niego odpowiedzi. Kolejna rzecz – abstrahując od jakości Twoich promptów – odpowiedzi Copilota są tak dobre, jak prawidłowe i uporządkowane są dane Twojej firmy w Dynamics 365 Business Central. Jeśli dane w systemie ERP są niepełne, błędne albo źle opisane, odpowiedź Copilota może być mało użyteczna. Oznacza to tyle, że dobrze jest traktować czat jako narzędzie wspomagające i przyspieszające wykonywanie codziennych obowiązków, ale nie jako mechanizm, który sam zapewnia poprawność danych.
Należy również pamiętać, że Microsoft oficjalnie wspiera tą funkcję w języku angielskim. Choć można z niej korzystać także w innych językach – w tym w polskim – to dokumentacja zaznacza, że może nie działać dokładnie tak, jak oczekujesz. Warto zatem brać na to poprawkę i testować poszczególne prompty w praktyce oraz nie zrażać się, jeśli pierwsze odpowiedzi nie będą w 100% satysfakcjonujące. W takiej sytuacji zadaj Copilotowi dodatkowe pytanie pomocnicze.
Zacznij korzystać z Copilot Chat w Business Central już dziś
Copilot Chat w Business Central to przede wszystkim praktyczne narzędzie do szybszej pracy z danymi i systemem. Jeśli na co dzień wykonujesz powtarzalne zadania, szukasz konkretnych rekordów, sprawdzasz dokumenty i płatności od klientów – ta funkcja może wyraźnie skrócić Twój czas pracy. Najważniejsze jest jednak świadome korzystanie. Dobre efekty osiąga się poprzez konkretnie zadawane pytanie, a więc dokładnie napisanego prompta (instrukcję), na podstawie której Copilot będzie wiedział, czego potrzebujesz. Natomiast pamiętaj – czat z Copilotem wspiera pracę, ale nie zwalnia z odpowiedzialności za weryfikowanie udzielanych przez niego odpowiedzi. Jeśli Twoja organizacja korzysta z Business Central online, warto sprawdzić Copilot Chat w najczęstszych scenariuszach i zadaniach, które w niej występują – właśnie w taki sposób najszybciej zobaczysz, czy i w jakim stopniu wpływa on na komfort użytkowników i codzienną pracę.
Zainteresował Cię temat Copilot Chat w Dynamics 365 Business Central? Czujesz, że AI może być dla Twojej firmy szansą na usprawnienie procesów? Chciałbyś zweryfikować funkcjonalność Copilot Chat w Business Central lub sprawdzić i przetestować Copilota w firmie, ale masz wiele obaw i pytań lub po prostu nie wiesz, jak się za to zabrać? Chętnie porozmawiamy i pomożemy! Wystarczy, że wypełnisz formularz kontaktowy na dole niniejszej strony i umówisz się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Copilot Chat w Business Central jest płatny?
Nie, Copilot Chat jest częścią Dynamics 365 Business Central w wersji online (SaaS). Nie wymaga dodatkowej subskrypcji Microsoft 365 Copilot – wystarczy, że Twoje środowisko obsługuje tę funkcję i została ona włączona przez administratora.
Jak włączyć Copilot Chat w Business Central?
Funkcja Copilot Chat może być domyślnie dostępna w nowszych wersjach Business Central online, ale często wymaga aktywacji przez administratora. Należy sprawdzić ustawienia Copilota i agentów w panelu administracyjnym oraz upewnić się, że środowisko spełnia wymagania Microsoft.
Do czego można wykorzystać Copilot Chat w Business Central?
Copilot Chat pomaga przede wszystkim w: - wyszukiwaniu danych (np. klientów, dokumentów, zamówień), - uzyskiwaniu instrukcji krok po kroku, - analizie powiązanych danych, - szybszym odnajdywaniu funkcji w systemie, - onboardingu nowych użytkowników ERP. Największą wartość daje w codziennych, powtarzalnych zadaniach.
Czy Copilot Chat działa w języku polskim?
Tak, można z niego korzystać w języku polskim, jednak Microsoft oficjalnie wspiera głównie język angielski. W praktyce oznacza to, że niektóre odpowiedzi mogą być mniej precyzyjne – dlatego warto testować różne formy zapytań i ewentualnie zadawać pytania doprecyzowujące.
Czy można w pełni ufać odpowiedziom Copilot Chat?
Nie – Copilot Chat należy traktować jako narzędzie wspomagające pracę, a nie ostateczne źródło prawdy. Odpowiedzi zawsze warto zweryfikować, szczególnie w kontekście decyzji biznesowych. Ich jakość zależy m.in. od poprawności danych w systemie ERP oraz sposobu zadania pytania.
Źródła:
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/chat-with-copilot
https://learn.microsoft.com/en-gb/dynamics365/business-central
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/enable-ai
