Mapowanie procesów biznesowych krok po kroku

U naszych klientów często zauważamy jeden moment, który decyduje o być albo nie być projektu wdrożeniowego. I wcale nie jest to decyzja o wyborze konkretnego systemu. To moment, w którym firma zatrzymuje się i zaczyna zadawać sobie pytanie: jak właściwie działamy? W poszukiwaniu odpowiedzi pomagamapowanie procesów. To etap, który bardzo często jest pomijany lub traktowany po macoszemu. W efekcie tych zaniedbań pojawiają się typowe problemy: system „nie działa jak trzeba”, użytkownicy obchodzą procedury, a zamiast usprawnień macie chaos. Tyle tylko, że teraz ten chaos przenieśliście do nowego systemu.

W tym artykule pokażemy Ci, jak wygląda mapowanie procesów krok po kroku w realnych projektach.

Co to jest mapowanie procesów?

Zacznijmy od tego, co to jest mapowanie procesów.Skupimy się jednak na praktyce, a nie podręcznikowej definicji.

Mapowanie to nic innego, jak próba odwzorowania tego, co faktycznie dzieje się w firmie. Tutaj jednak pojawia się pierwsze ważne rozróżnienie - mapowanie powinno dotyczyć nie tego, co „powinno się dziać”, tylko tego, co dzieje się naprawdę. Kto wykonuje jakie działania, w jakiej kolejności, gdzie powstają opóźnienia i gdzie nie trzymamy się ustalonych procedur.

Dobrze wykonane mapowanie procesów działa jak rentgen organizacji. Nagle okazuje się, że:

• dwa działy robią to samo - każdy na swój sposób i z zupełnie różnymi efektami,
• część decyzji nie ma właściciela,
• dane są przepisywane ręcznie między systemami,
• a kluczowe operacje zależą od jednej osoby.

Moment, w którym uświadomicie sobie, jak wiele rzeczy nie działa zgodnie z założeniami, można uznać za przełomowy. To czas, by zastanowić się, jak powinno wyglądać zarządzanie procesami. 

Dlaczego mapowanie procesów w firmie ma znaczenie?

Trzeba powiedzieć wprost: mapowanie procesów w firmie jest koniecznością jeśli myślimy o rozwoju. Z perspektywy wdrożenia nowego systemu, tego kroku nie sposób pominąć. Firmy, które wdrożyły jakiekolwiek rozwiązania bez mapowania, zwykle:

• próbują dopasować oprogramowanie do chaosu,
• zamiast uporządkować procesy, utrwalają ich nieefektywność,
• tracą czas na poprawki po wdrożeniu.

Z kolei tam, gdzie mapowanie zostało wykonane dobrze, wdrożenie przebiega znacznie sprawniej:

• procesy są uporządkowane,
• decyzje mają właścicieli,
• przepływy informacji są jasne,
• a system ERP jest dopasowany do realnych potrzeb.

Dlatego w praktyce projektowej bardzo często zaczynamy od etapu analitycznego, oferując swoje doradztwo, zanim jeszcze pojawi się jakiekolwiek narzędzie.

Jak wygląda cały proces mapowania procesów?

Na papierze wszystko wygląda prosto. W rzeczywistości mapowanie procesu to bardziej rozmowa niż rysowanie diagramów.

Zaczyna się zwykle od bardzo prostego pytania: jak obsługujecie zamówienie? I tu pojawia się pierwszy problem. Każda osoba w firmie opowiada trochę inną historię.

Dlatego zamiast od razu tworzyć diagram, zaczynamy od słuchania. Prosimy handlowców, by opisali swoją perspektywę, o to samo pytamy magazyn i produkcję. Dopiero później składamy to w jedną całość i zaczynamy tworzyć mapy procesu.

Na tym etapie zaczynają wychodzić rzeczy, które wcześniej były niewidoczne:

• „obejścia” systemu,
• ręczne poprawki,
• nieformalna komunikacja,
• brakujące etapy kontroli.

Zidentyfikowanie ich pozwala przejść do etapu analizy i optymalizacji.

Jakie dane warto zebrać przed rozpoczęciem mapowania procesu?

jednym z najczęstszych błędów jest zbyt szybkie przejście do rysowania diagramu procesu.

Tymczasem dobre mapowanie procesu opiera się na danych. I to nie tylko systemowych, ale przede wszystkim operacyjnych. Kluczowe jest zrozumienie:

• jak długo trwają poszczególne etapy,
• gdzie pojawiają się przestoje,
• kto faktycznie podejmuje decyzje,
• jakie narzędzia są używane (i jakie są pomijane).

Często okazuje się, że formalny proces wygląda zupełnie inaczej niż rzeczywistość. Ale właśnie rzeczywistość jest tym, co pozwoli nam przygotować dobrą mapę.

Jakie narzędzia i notacje stosuje się w mapowaniu procesów?

Na początku wiele osób skupia się na narzędziach, zastanawiając się, czy lepiej użyć BPMN, Visio, czy może dedykowanego systemu. W praktyce to jednak drugorzędna sprawa. Na początkowym etapie wystarczy nawet tablica i marker. Dopiero później warto uporządkować to w bardziej formalnej strukturze, szczególnie jeśli prowadzimy mapowanie procesów biznesowych na potrzeby wdrożenia nowego oprogramowania.

Najczęściej wykorzystywane narzędzia do mapowania procesów to:

• BPMN (Business Process Model and Notation) — kiedy procesy są złożone,
• proste diagramy przepływu — gdy liczy się czytelność,
• narzędzia systemowe, szczególnie przy integracji z systemami ERP.

Najważniejsze jednak nie jest narzędzie, tylko to, czy mapa jest zrozumiała dla ludzi, którzy z niej korzystają.

Mapowanie procesów biznesowych - przykład

Zobaczmy, jak wygląda w praktyce mapowanie procesów. Przykład, który bardzo często pojawia się w projektach wygląda obejmuje proces realizacji zamówienia. Na pierwszy rzut oka wygląda to banalnie. Klient zamawia, firma dostarcza. Ale po rozpisaniu okazuje się, że:

• handlowiec ręcznie przepisuje dane do systemu,
• magazyn sprawdza dostępność poza ERP,
• księgowość czeka na potwierdzenia,
• logistyka działa w oparciu o e-maile.

W efekcie powstają opóźnienia, błędy i brak kontroli nad procesem. Dopiero dobrze wykonane mapowanie procesów biznesowych pozwala zobaczyć pełen obraz i wprowadzić automatyzację.

Na co zwrócić uwagę podczas mapowania procesów w różnych sektorach?

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia , gdyż każdy obszar ma swoją specyfikę.

W produkcji liczy się przede wszystkim przepływ materiałów i czas. Dlatego mapowanie procesów produkcyjnych koncentruje się na eliminacji przestojów i optymalizacji pracy maszyn. W logistyce kluczowa jest szybkość i synchronizacja. Mapowanie procesów logistycznych pozwala zobaczyć, gdzie tracony jest czas .

Z kolei w magazynie największe efekty daje uporządkowanie procesów operacyjnych. Mapowanie procesów magazynowych bardzo często prowadzi do zmian w układzie magazynu lub sposobie kompletacji.

Najczęstsze błędy przy mapowaniu procesów w firmie

Największym problemem nie jest brak narzędzi, tylko błędne podejście. Pierwszym z najczęściej powtarzanych błędów jest mapowanie „idealnego świata”. Zamiast obrazu rzeczywistości powstaje diagram, który dobrze wygląda, ale nie działa.

Błąd drugi to brak zaangażowania ludzi. Bez pracowników liniowych mapowanie procesów w firmie staje się oderwane od praktyki. Zastanów się, dlaczego dotychczasowe procesy nie działały i były ignorowane przez pracowników. Być może stosowana przez nich praktyka sprawdza się lepiej niż proces przygotowany w biurze zarządu, w oderwaniu od tego, jak pracują zespoły? 

Trzecim błędem jest nadmierna szczegółowość. Zbyt skomplikowana mapa nie będzie użyteczna.

I wreszcie błąd najważniejszy — brak działania. Bo przecież stworzenie mapy to dopiero początek, a nie cel sam w sobie.

Co zrobić po zakończeniu mapowania procesu?

To moment, w którym zaczyna się realna wartość. Dobrze wykonane mapowanie procesu przynosi bardzo konkretne wnioski:

• które działania są zbędne,
• gdzie można wprowadzić automatyzację,
• które obszary wymagają zmiany narzędzi.

Kolejnym krokiem jest wdrożenie zmian. Co ważne, ten proces nie kończy się nigdy. Firmy, które rozwijają się dynamicznie, traktują mapowanie procesów jako działanie cykliczne, a nie jednorazowy projekt.

Podsumowanie

Z tego wszystkiego płynie jeden bardzo porosty, ale zarazem kluczowy wniosek. Nie da się dobrze wdrożyć systemu ani poprawić efektywności bez zrozumienia, jak firma działa w praktyce. Dlatego stworzenie odpowiedniej mapy procesów to fundament prawidłowego działania. I właśnie dlatego firmy, które podchodzą do tego świadomie, wygrywają nie narzędziem, ale sposobem działania.

Piotr Staszak

Specjalista ds. marketingu z piętnastoletnim doświadczeniem w tworzeniu treści i obsłudze mediów społecznościowych. W Nav24 odpowiedzialny za dostarczanie wartościowego, zawsze aktualnego contentu ze świata systemów ERP i rozwiązań Microsoft.

Biznes

Udostępnij: