Konieczność znalezienia nowych rozwiązań
Przez wiele lat fundamentem kontroli jakości, komunikacji z kontrahentami oraz obsługi reklamacji były arkusze Excel oraz prosty program magazynowy bez funkcjonalności ERP. Choć system ten sprawdzał się na pewnym etapie, z czasem stał się przeszkodą. Manualne podejście ograniczało przejrzystość działań i obniżało wydajność. Ryzyko błędów stawało się coraz bardziej realne wraz z rosnącą złożonością operacji. Rosnące wymagania klientów w zakresie pełnej identyfikowalności (traceability), gotowości do audytów i profesjonalnego raportowania sprawiły, że poszukiwanie nowoczesnego systemu biznesowego stało się koniecznością.
Dlaczego wybrano Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Decyzja o wyborze systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central wynikała z konkretnych kryteriów funkcjonalnych. Zarządowi oraz zespołowi projektowemu zależało przede wszystkim na panelu produkcyjnym umożliwiającym rejestrację danych w czasie rzeczywistym i lepszy nadzór nad realizacją zleceń. Istotnym czynnikiem była również elastyczność raportowania w obszarze jakości, jak i wskaźników produkcyjnych oraz potencjał systemu do dalszej rozbudowy. Wdrożony system Business Central rozszerzono między innymi o Panel Produkcyjny Nav24, Power BI oraz Power Apps do wsparcia niestandardowej analityki i mobilnego wprowadzania danych.
Transformacja w kluczowych obszarach operacyjnych
Kontrola jakości: od papieru do pełnej identyfikowalności
Wcześniej kontrola jakości i śledzenie pracy pracowników opierały się na ręcznie wypisywanych drukach i etykietach, co było procesem niezwykle pracochłonnym i obarczonym dużym ryzkiem błędów. Wdrożenie Business Central wprowadziło cyfrowy obieg informacji. Obecnie każda partia produkcyjna jest śledzona w czasie rzeczywistym, a system pozwala błyskawicznie powiązać gotowy wyrób z konkretnym zleceniem, partią materiału i odpowiedzialnym pracownikiem. Co więcej, system cyfrowo wymusza procedury – produkt nie może zostać przyjęty do magazynu, jeśli nie przejdzie odnotowanego w systemie etapu kontroli jakości. Takie podejście stało się istotnym atutem w trakcie audytów prowadzonych przez klientów z branży medycznej czy automotive.
Produkcja i planowanie: przejrzystość zapasów i czasu
Przed zmianą systemu planowanie produkcji było wyzwaniem. Harmonogramy często istniały jedynie na tablicach lub w głowach planistów, a brak precyzyjnej widoczności stanów magazynowych prowadził do nieoczekiwanych opóźnień. Dzięki scentralizowaniu danych w ERP, planowanie zajmuje dziś o 30% mniej czasu. Planiści zyskali natychmiastowy wgląd w dostępność komponentów, co pozwala na proaktywne reagowanie na braki z wyprzedzeniem nawet dwóch tygodni. Wyraźną zmianę widać również w procesie inwentaryzacji – dzięki rozwiązaniu MobileNav i skanowaniu kodów kreskowych, czas trwania tego procesu skrócił się z kilku dni do zaledwie jednego.
Finanse i księgowość: precyzja w kalkulacji kosztów
Poprzedni system posiadał poważne ograniczenia w rozliczaniu kosztów produkcji i kalkulacji marż, co przy ręcznych kartach pracy utrudniało rzetelną ocenę rentowności. Wprowadzenie panelu produkcyjnego do rejestracji czasu pracy pozwoliło na automatyczne alokowanie kosztów do konkretnych produktów i projektów. Efekty są wymierne: czas procesów księgowych i raportowania skrócił się o 20–30%, a zamknięcie miesiąca możliwe jest już do 5 dnia roboczego (wcześniej zajmowało to 10 dni). Firma zyskała także większą kontrolę nad zapasami zalegającymi, co przełożyło się na optymalizację gospodarki magazynowej.
Podsumowanie i efekty biznesowe
Wdrożenie systemu Business Central umożliwiło firmie Westerberg odejście od rozproszonych metod zarządzania na rzecz scentralizowanej platformy cyfrowej. Zmiana ta nie tylko usprawniła procesy wewnętrzne, ale przede wszystkim wzmocniła wiarygodność firmy w oczach kluczowych klientów. Sukces transformacji najlepiej podsumowują słowa Managera Produkcji - Sebastiana Cieślaka:
„Pełna identyfikowalność i jeden system danych pozwoliły nam wdrożyć LEAN: krótsze przepływy, mniej poprawek, jasne standardy. Przekłada się to na konkretne rezultaty: wskaźnik FPY, czyli odsetek produktów, które przeszły proces za pierwszym razem, bez poprawek i bez braków na poziomie powyżej 99% oraz około 15-procentowy spadek kosztu pracy na sztukę rok do roku”.