Czy zdarzyło Ci się szukać aplikacji do zarządzania notatkami, organizacji pracy czy planowania zadań, podczas gdy rozwiązanie było już na Twoim komputerze? Microsoft OneNote to jeden z tych niedocenianych programów pakietu Office, który kryje w sobie potężne funkcje podnoszące produktywność i organizujące codzienną pracę. Wielu użytkowników sięga po aplikacje firm trzecich, płacąc za opcje, które są już dostępne w OneNote w ramach subskrypcji Microsoft 365.
Wspomniane rozwiązanie to nie tylko cyfrowy notatnik – to kompleksowe narzędzie mogące zmienić sposób, w jaki organizujesz informacje, planujesz działania i współpracujesz z innymi. W dzisiejszym wpisie odkryjemy przed Tobą pięć trików, których prawdopodobnie nie znasz, a które znacząco usprawnią Twoją pracę. Tym samym kontynuujemy naszą serię „#Top5”, w której to dzielimy się nieoczywistymi funkcjami przydatnych narzędzi dostępnych w portfolio Giganta z Redmond.
Na początku należy zaznaczyć, że OneNote może być dostępny w dwóch wersjach:
- OneNote (który dawniej nosił nazwę „OneNote 2016”) – aplikacja, która jest częścią m.in. Microsoft 365 – i ta jest „bohaterką” naszego kolejnego wpisu z serii „#Top5”.
- OneNote for Windows 10 – narzędzie, które jest wstępnie pre-instalowane we wszystkich wersjach systemu Windows 10. Warto wspomnieć, że wsparcie OneNote for Windows 10 kończy się w październiku 2025.
Notatki głosowe
Gdy słyszysz lub myślisz „notatka” to zapewne najczęściej przed oczami pojawia Ci się nieduża kartka z napisaną treścią. A czy wiesz, że OneNote oferuje wygodniejszy sposób ich tworzenia aniżeli pisanie? Notatkę możesz podyktować, a OneNote ją zapisze. Służy do tego funkcja Dyktafon. Jak jej użyć?
- Mając uruchomionego OneNote’a przejdź do zakładki „Narzędzia Główne” – opcja „Dyktafon” znajduje się w grupie „Głos”.
- Kliknij w nią – spowoduje to pojawienie się małego paska z opcjami. Dodatkowo, przy symbolu funkcji pojawi się czerwona kropka wskazująca, że można rozpocząć głosowe tworzenie notatki. Wszystko, co teraz powiesz do mikrofonu zostanie spisane na otwartej stronie OneNote – jak w poniższym przypadku:
- Przed rozpoczęciem dyktowania możesz kliknąć w symbol zębatki i ustawić inny niż wbudowany do Twojego komputera mikrofon lub zmienić język mówiony:
Tłumaczenie na inny język
Załóżmy, że Twoja notatka głosowa z pierwszego punktu jest nieco dłuższa niż naszaa, ale zaszła potrzeba przetłumaczenia jej na inny język, np. na niemiecki. Co Ci pierwsze przychodzi do głowy? Google Translate? A tu proszę – tłumaczenie możesz wykonać bezpośrednio z poziomu OneNote’a! Jak to zrobić?
- Zaznacz tekst, który chcesz przetłumaczyć, przejdź do zakładki „Recenzja”, kliknij w opcję „Przetłumacz” i wybierz „Przetłumacz zaznaczony tekst”:
- Spowoduje to wyświetlenie się bocznego okienka, gdzie OneNote automatycznie rozpoznaje język pisany – oczywiście, jeśli z jakiś powodów zrobił to źle, możesz go zmienić – oraz masz możliwość wyboru języka docelowego, czyli takiego, na który zostanie przetłumaczony tekst. Od razu masz podgląd do wygenerowanej, przetłumaczonej treści:
- Kliknij „Wstaw”. W ten sposób przetłumaczony tekst zostanie dodany w miejsce oryginalnego, więc możesz go od razu użyć lub edytować, jeśli tłumaczenie nie do końca Ci odpowiada. Natomiast jeśli chcesz, aby oryginalny tekst również pozostał, to wystarczy, że umieścisz kursor nieco niżej – tekst już nie będzie zaznaczony – i dopiero wtedy klikniesz w przycisk „Wstaw”:
Microsoft Lens
W dzisiejszych czasach w zasadzie każdy nosi w kieszeni komputer w postaci smartfona. Dość często dokumentujemy pewne rzeczy, jak informacje czy wizytówki, poprzez zrobienie im zdjęć. Czasami jednak chcielibyśmy mieć te rzeczy odpowiednio poukładane. Z pomocą przychodzi aplikacja mobilna o nazwie Microsoft Lens, która integruje się z OneNotem. Jak ona działa?
- Na samym początku pobierz aplikację Microsoft Lens na smartfona. Wygląda ona tak jak na poniższym zrzucie:
- Po zainstalowaniu i uruchomieniu aplikacji zeskanuj papierowy dokument:
- Następnie, możesz przeprowadzić wstępną edycję zeskanowanego dokumentu. Po wszystkim, kliknij „Przejrzyj i edytuj”, aby przejść dalej:
- W kolejnym kroku możesz zmienić jasność dokumentu lub dodać filtry. Gdy wszystko jest ok, kliknij „Zakończ”:
- W tym momencie należy wskazać, gdzie zeskanowany dokument ma zostać zapisany. I właśnie – możesz wybrać, aby był to OneNote. Zmień tytuł pliku, jeśli to konieczne, zaznacz OneNote’a i wskaż konkretne miejsce w nim, gdzie plik ma zostać umieszczony:
- Mając skan w OneNote możesz podjąć z nim dalsze działania – ale o tym w kolejnym tipie:
Wyciąganie tekstu z obrazka
Kolejna bardzo przydatna funkcja w OneNote to kopiowanie tekstu z obrazka. Przykładowo – zrobiłeś zdjęcia artykułu z gazety lub konkretnych stron z książki – lub zeskanowałeś je przy użyciu Microsoft Lens – i chciałbyś wykorzystać treści, które są na nich widoczne. Możesz to zrobić w OneNote! Zobacz, jakie to proste.
- Mając zdjęcie w OneNote kliknij w nie prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję „Kopiuj tekst z obrazka”:
- Następnie, umieść kursor w dowolnym, innym miejscu, np. pod zdjęciem i użyj skrótu klawiaturowego „Ctrl + V”. Jak widzisz, treść z obrazka została wklejona. Formatowanie nie jest do końca zachowane i nie wszystko jest idealne – nie ukrywajmy tego – niemniej, edycja tekstu i tak zajmie Ci zdecydowanie mniej czasu aniżeli przepisywanie całej zawartości tekstu z obrazka:
Rysowanie – proste linie
OneNote to nie tylko dyktowanie czy pisanie notatek za pośrednictwem klawiatury. Jeśli dysponujesz urządzeniem z ekranem dotykowym to możesz wykorzystać OneNote’a do notatek odręcznych czy rysowania. Przydatną funkcją w tym zakresie jest rysowanie prostych linii. W przypadku, gdy mimo wszystko, rysujesz przy użyciu touchpada w laptopie i chesz zrobić proste linie, wystarczy, że będziesz rysować z przytrzymanym klawiszem Shift. W tym celu:
- Przejdź do zakładki „Rysowanie”, wybierz odpowiednie narzędzie z grupy „Narzędzia do rysowania”, przejdź do pustej strony, wciśnij i trzymaj Shift i zacznij rysować. Linia wychodzi idealnie prosto:
- Poza wspomnianym skrótem klawiaturowym możesz również skorzystać z opcji „Linijka” na wstążce – efekt będzie taki sam:
Bonus – zabezpieczanie sekcji hasłem
Tak jak wiele usług wchodzących w skład Microsoft 365, tak i OneNote daje możliwość udostępniania, np. całego notesu innym osobom w firmie. W skład notesy wchodzą sekcje i być może nie chciesz ich wszystkich udostępniać. W tym celu możesz zabezpieczyć wybrane hasłem. Coś na wzór zabezpieczania hasłem plików Excel. Jak to zrobić?
- Mając otwartego OneNote’a, kliknij prawym przyciskiem myszy na sekcję, którą chcesz zablokować hasłem i wybierz „Chroń hasłem tę sekcję…”:
- Spowoduje to wyświetlenie okna z prawej strony ekranu, z poziomu którego należy kliknąć w opcję „Ustaw hasło” – pojawi się kolejne. Po ustawieniu hasła kliknij „OK”:
- W ten sposób zabezpieczysz sekcję hasłem. Jeśli zechcesz je zmienić lub usunąć, to ponownie kliknij prawym przyciskiem myszy w sekcję, następnie „Chroń hasłem tę sekcję…” i z poziomu bocznego okna, które się pojawi, wybierz „Zmień hasło” lub „Usuń hasło”. Chcąc je usunąć musisz najpierw podać obowiązujące hasło:
Chcesz porozmawiać o zaprezentowanych funkcjach, masz wrażenie, że nie do końca działają u Ciebie poprawnie lub ciekawi Cię, co jeszcze skrywa Microsoft OneNote? Nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który udzieli niezbędnych informacji. Aha – i nie zapomnij śledzić kolejnych wpisów z naszej serii „#Top5”.
