W ostatnich latach analiza danych stała się kluczowym elementem strategii rozwoju wielu polskich firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). W obliczu rosnącej konkurencji oraz potrzeby podejmowania szybkich i trafnych decyzji, przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po narzędzia analityczne, które pozwalają na monitorowanie wskaźników efektywności oraz lepsze zrozumienie zachowań klientów. W tym kontekście Power BI, jako jedna z wiodących platform do analizy danych, zyskuje na popularności, oferując użytkownikom możliwość tworzenia interaktywnych raportów i wizualizacji aktualnych danych firmowych. Aby móc je zbudować musimy jednak zaopatrzyć się w odpowiednią licencję. Ten aspekt jest właśnie tematem dziesiątej części naszego cyklu noszącego nazwę „Kącik licencyjny”.
Power BI, czyli analiza danych według Microsoft
Warto zacząć od tego, czym jest Power BI. Jest to zaawansowana usługa analityczna, która umożliwia użytkownikom przekształcanie danych w interaktywne wizualizacje oraz raporty. Narzędzie to, będące częścią szerszego ekosystemu Microsoftu, jest w stanie łączyć dane z wielu różnych źródeł (systemów, baz danych, arkuszy Excel), umożliwiając ich analizę i prezentację w przystępny sposób. Power BI jest szczególnie ceniony wśród analityków biznesowych oraz menedżerów, którzy wykorzystują go do podejmowania decyzji kluczowych decyzji – są one bowiem oparte na rzetelnych i realnych danych.
Historycznie – Power BI ujrzał światło dzienne w lipcu 2011 roku jako projekt o nazwie „Project Crescent”, a następnie został przekształcony i zaprezentowany w 2013 roku jako Power BI dla Office 365. Od tego czasu narzędzie zyskało na popularności dzięki swojej intuicyjnej obsłudze i głębokiej integracji z innymi produktami Microsoftu, co czyni je dostępnym nawet dla użytkowników bez specjalistycznej wiedzy analitycznej.
Dzięki funkcjom takim jak tworzenie dynamicznych dashboardów, wizualizacja danych w postaci interaktywnych raportów, podsumowań, pulpitów nawigacyjnych, wykresów, map i ich analiza w czasie rzeczywistym oraz możliwość współpracy w zespole, Power BI stał się nieocenionym narzędziem dla firm dążących do optymalizacji procesów biznesowych i lepszego zrozumienia swoich danych. Warto również odnotować, że Power BI wchodzi w skład rodziny produktowej o nazwie Power Platform, która zrzesza w sobie również Power Apps czy Power Automate.
Power BI – plany na użytkownika
Power BI jest wyjątkiem spośród rozwiązań tworzących Power Platform. O ile Power Apps czy Power Automate są „zaszyte” w ramach prawie każdej licencji Microsoft 365 (jako nieco okrojone funkcjonalnie wersje), o tyle na próżno szukać wśród nich Power BI. Dwa warianty Microsoft 365, w którym dostępny jest Power BI (pełnoprawna wersja Pro) to Office 365/ Microsoft 365 E5. Ale po kolei.
Chcąc rozpocząć swoją przygodę z Power BI warto rozpocząć od darmowej aplikacji – Power BI Desktop. Dosłownie każdy może ją pobrać ze sklepu Microsoft Store i używać w codziennej pracy, podpinając do niej potrzebne źródła danych, aby je połączyć i na ich podstawie zbudować interaktywny raport. Kiedy go utworzymy, możemy skorzystać z drugiego darmowego rozwiązania, aby zawsze mieć go pod ręką. Mowa o Power BI Mobile – aplikacji na smartfona. A jeśli tego byłoby mało, to dostępny jest jeszcze Power BI Service – usługa przeglądarkowa, która stanowi uzupełnienie do wersji desktop.
Przysłowiowe „schody” pojawiają się w sytuacji, gdy chcemy:
- udostępnić raport innej osobie w naszej firmie;
- aby dane zawarte w raporcie były automatycznie aktualizowane;
- aby dane były odpowiednio zabezpieczone.
Wówczas należy skorzystać z płatnych licencji. W przypadku licencjonowania na użytkownika mamy do wyboru dwie: Power BI Pro oraz Power BI Premium.
Power BI Pro jest pierwszym i najtańszym płatnym planem licencyjnym omawianego narzędzia klasy Business Intelligence. Umożliwia on udostępnianie i współpracę w czasie rzeczywistym nad danym raportem. Ważne jest jednak to, że zarówno osoba tworząca i udostępniająca, jak i osoba, której raport udostępniono, musi co najmniej posiadać właśnie tę licencję. Gdy odbiorca raportu jej nie ma, łamane są przepisy licencjonowania Microsoft i narażamy się na kary finansowe w przypadku audytu. Poza kwestią udostępniania, wersja Pro daje możliwość odświeżania danych 8 razy na dzień, czyli średnio co 3 godziny. Warto wspomnieć również o tym, że licencja pojedynczego użytkownika daje 10 GB przestrzeni służącej do przechowywania zbiorów danych wykorzystywanych w raportach czy 1 GB pamięci modelu danych. Koszt wersji Pro to 10 dolarów za użytkownika miesięcznie.
Droższy wariant, czyli Power BI Premium, pokrywa funkcjonalnie wersję Pro, ale i daje użytkownikowi więcej możliwości. Odświeżanie danych – oczywiście, że jest, ale zamiast 8 razy są one odświeżane aż 48 razy na dzień. Innymi słowy – nasze zbiory danych są aktualizowane co 30 minut. Przestrzeń na zbiory danych czy też pamięć modelu – również zdecydowanie większe, kolejno 100 TB i 100 GB. Kolejne przewagi nad tańszą opcją to funkcje AI, zaawansowane przepływy danych czy łączność na potrzeby zapisu/ odczytu XMLA. Cena za Power BI Premium to 20 dolarów za użytkownika miesięcznie. Ważne – Microsoft zapowiedział, że od kwietnia 2025 roku ceny za licencje Power BI wzrosną:
- w przypadku Power BI Pro – z 10 do 14 dolarów za użytkownika miesięcznie;
- w przypadku Power BI Premium – z 20 do 24 dolarów za użytkownika miesięcznie.
Microsoft Fabric, czyli licencjonowanie na pojemność
Drugim sposobem licencjonowania Power BI jest model na tzw. pojemność (capacity). Sprawdzi się on w dużych przedsiębiorstwach, gdzie dostęp do Power BI musi mieć każdy. Koncept jest stosunkowo prosty:
- twórca raportu musi posiadać licencje na użytkownika – Pro lub Premium;
- utworzony raport jest udostępniany do współdzielonej przestrzeni;
- odbiorcy raportu uzyskują dostęp do przestrzeni – nie jest im potrzebna do tego licencja.
To właśnie wspomniany brak konieczności posiadania licencji przez odbiorców raportu, którzy uzyskują do niego dostęp poprzez dedykowaną przestrzeń (Workspace B) stanowi różnicę w scenariuszu licencjonowania na użytkownika, gdzie zarówno twórca, jak i odbiorcy, którym raport jest udostępniany, muszą posiadać przynajmniej licencję Pro (Workspace A). Chociaż jest tutaj pewien „haczyk” – żeby odbiorcy nie musieli mieć licencji to przestrzeń Premium musi być co najmniej w wariancie F64 lub wyższym (o tym poniżej).
Do niedawna licencja, w ramach której należało nabyć odpowiednią przestrzeń, nosiła nazwę Power BI Premium per capacity, a poszczególne, główne przestrzenie rozpoczynały się od literki „P”: P1, P2, P3, P4, P5. Była również seria EM: EM1, EM2 i EM3. Różnica między nimi polegała głównie na funkcji osadzania raportów. Oczywiście, dla firm trzecich, które budują własne rozwiązania IT istnieje dedykowany plan (a raczej usługa w Azure) – Power BI Embedded – który pozwala im na osadzenie „w ciele” swojego narzędzia właśnie Power BI, a więc nie muszą wymyślać żadnego modułu odpowiadającego za analizę danych – wykorzystują „moc” Power BI. Niemniej, wracając do różnic w licencjonowaniu przestrzeni – seria P dawała prawo do osadzania raportów chociażby właśnie w rozwiązaniu przeznaczonym dla klientów, a seria EM ograniczała osadzanie do poziomu narzędzia w ramach organizacji – firmy. Dlaczego dawała? Obecnie rolę serii P i EM przejęło rozwiązanie o nazwie Microsoft Fabric. Jest to platforma zrzeszająca w sobie liczne usługi analityczne – zarówno te dostępne w ramach Microsoft Azure, a więc Data Engineering, Data Factory, Data Warehouse, Data Science, Real-Time Intelligence, Data Activator, jak i właśnie Power BI. Niemniej, Microsoft Fabric to temat na osobny artykuł, a nawet ich serię.
W odniesieniu do Power BI Premium per capacity – Microsoft zdecydował się wciągnąć wspomniany plan licencyjny pod szyld Fabric, a tym samym zmieniła się również nazwa poszczególnych dostępnych serii pojemności.
Abstrahując od nazewnictwa – licencjonowanie przestrzeni jest przeznaczone pod ogromne „instalacje”. Stąd też, Power BI Premium per capacity/ Microsoft Fabric to usługa Azure’owa, która umożliwia elastyczne zarządzanie usługą, a więc i jej kosztem. Nie zmienia to jednak faktu, że szacowanie miesięcznego kosztu ujęte na stronie Microsoft może przyprawiać o ból głowy. Z kolei funkcjonalność prezentuje się jak niżej.
Która licencja Power BI będzie najlepsza dla mojej firmy?
Odpowiedź jest prosta – Power BI Pro lub Premium na użytkownika. W jakichś 95% przypadków. Podsumowanie można brutalnie sprowadzić do odświeżania danych. W przypadku firm produkcyjnych działających 24/7 zdecydowanie lepiej sprawdzi się wersja Premium, która ma większą pojemność na zbiory danych i model oraz jest w stanie wyświetlać managerom dane praktycznie w czasie rzeczywistym (odświeżanie 48x/doba, średnio co 30 min). W innych przypadkach, czyli tam, gdzie występuje standardowy, 8-godzinny dzień pracy, w zdecydowanej większości scenariuszy wystarczy tańsza wersja, czyli Power BI Pro. Chyba, że firma ma mocno sprecyzowane wymagania, których funkcjonalność Pro nie jest w stanie spełnić. Wtedy jednak dobór najlepszego wariantu licencyjnego dla konkretnych użytkowników warto powierzyć nam.
Jeśli zastanawiasz się nad zakupem lub odnowieniem licencji Power BI, wdrożeniem jednego z raportów, które posiadamy i jego zintegrowaniem z Dynamics 365 Business Central lub po prostu potrzebujesz więcej informacji na jego temat – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który udzieli niezbędnych informacji.
