Automatyzacja procesów to kluczowy element nowoczesnego zarządzania firmą, który może znacząco wpłynąć na jej produktywność i wygodę pracy. Umożliwia pracownikom skupienie się na bardziej kreatywnych działaniach ściągając z ich barków te powtarzalne. Korzysta na tym również przedsiębiorstwo, które staje się atrakcyjne w oczach pracowników, jak i potencjalnych kandydatów do pracy. Oszczędność czasu i redukcja błędów to kolejne, można rzec, naturalne korzyści wynikające z automatyzacji. Co więcej, narzędzia do niej przeznaczone pozwalają na integrację przestarzałych systemów informatycznych z nowszymi rozwiązaniami, np. usługami chmurowymi. Jedno z nich znajdziemy w ekosystemie Microsoft 365 – mowa o Power Automate, który jest bohaterem dziewiątej odsłony „Kącika licencyjnego”.
Do czego służy Power Automate?
Jak już wspomniano, Power Automate to rozwiązanie służące do automatyzacji powtarzalnych zadań oraz procesów zachodzących w firmie. No dobrze, ale co w sytuacji, gdy nie wiemy, co zautomatyzować? Wówczas, warto przeanalizować swoje codzienne działania oraz procesy w firmie i odpowiedzieć sobie na dwa kluczowe pytania:
- czy dane działanie zajmuje mi dużo czasu?
- czy to działanie jest powtarzalne, tzn. wykonuję je codziennie, raz na tydzień, itd.?
W przypadku dwóch pozytywnych odpowiedzi można wstępnie stwierdzić, że jest to dobry materiał do automatyzacji. Co jeszcze warto przeanalizować? Pisaliśmy na ten temat w naszym innym wpisie blogowym – zachęcamy do przeczytania.
Power Automate powstał, aby osoba nietechniczna, która nie zna kodu, była w stanie poprawić komfort swojej pracy, ale również całej organizacji. Dodatkowo, tak jak opisywany w ubiegłym miesiącu Power Apps, jest on członkiem rodziny Power Platform oraz wchodzi w skład Microsoft 365, a nawet Dynamics 365. Dzięki temu umożliwia:
- tworzenie automatyzacji w oparciu o kilka usług online, np. SharePoint, Outlook, Forms, Teams;
- tworzenie automatyzacji dla systemu ERP Dynamics 365 Business Central;
- wykonywanie działań „w tle” po wykonaniu konkretnej akcji w aplikacji Power Apps.
Przyjrzyjmy się nieco bliżej jego członkostwu w ramach Microsoft 365 oraz Dynamics 365.
Może masz Power Automate, ale o tym nie wiesz?
Podobnie jak w przypadku Power Apps, Power Automate wchodzi w skład konkretnych planów licencyjnych Microsoft 365. Chodzi tutaj o te, które dają nam dostęp do usług w chmurze Microsoft. Wyjątek stanowi Microsoft 365 F1 – tam Power Automate nie odnajdziemy. Poza nim, Power Automate brakuje w pakietach Aplikacje Microsoft 365 dla firm i Aplikacje Microsoft 365 dla przedsiębiorstw.
W związku z tym, posiadając, np. Microsoft 365 Business Basic lub Standard mamy również Power Automate. Dzięki temu użytkownik może tworzyć przepływy w chmurze – tzw. Cloud flows. W przypadku przepływów pulpitu (Desktop flows) – musi mieć jedną z licencji wskazanych na poniższej grafice.
W zakresie Dynamics 365 jest o tyle łatwiej, że tam nie ma podziału na rodzaje automatyzacji (przepływów). Po prostu – Power Automate jest zaszyty w praktycznie każdym planie, a więc odnajdziemy go w Business Central, jak również w Dynamics 365 Sales Enterprise. Kluczem jest jednak to, że może on zostać użyty wyłącznie w kontekście Dynamics 365 – nie można go wykorzystać w celu, który nie jest w żadnym stopniu skorelowany z Dynamics 365.
Co ciekawe, Power Automate odnajdziemy również w scenariuszu, gdy posiadamy samodzielną licencję Power Apps, a więc: Power Apps Premium, Power Apps per app lub Power Apps per app meter (rozliczenie pay as you go). Tutaj zastosowanie ma ta sama zasada, co w przypadku Dynamics 365 – jeżeli przepływ Power Automate nie jest wyizolowany i działa na rzecz posiadanej przez nas aplikacji Power Apps, to możemy legalnie z niego korzystać.
Dlaczego zatem Microsoft przewidział samodzielne plany dla Power Automate skoro jest on dostępny w Microsoft 365, Dynamics 365, a nawet licencjach standalone Power Apps? Chodzi o funkcjonalność. Chcąc korzystać z tzw. łączników premium, czyli tworzyć połączenia z usługami firm trzecich (ale i nie tylko, bowiem wiele rozwiązań Microsoft również ich wymaga), należy zaopatrzyć się w któryś z planów standalone. Dodatkowo, jeśli zależy nam na zwiększeniu pojemności bazy danych Dataverse to dodatkowe megabajty pojemności wnoszą tylko plany samodzielne. Nie wspominając o scenariuszach, w których chcemy skorzystać ze sztucznej inteligencji (AI). Zatem, pytanie brzmi – jakie plany standalone przewidział Microsoft dla Power Automate?
Power Automate – samodzielne plany licencyjne
Licencji Power Automate, które można kupić osobno, jest kilka. Tak naprawdę wszystko zależy od scenariusza i technologii, której chcemy użyć. Chętnie doradzimy w optymalnym wyborze – wystarczy, że wypełnisz formularz na naszej stronie internetowej – niemniej, warto się z nimi zapoznać.
Power Automate Premium – licencja na użytkownika. Jest to praktycznie najmocniejszy plan, który umożliwia tworzenie automatyzacji na podstawie łączników standardowych, jak i premium. Ponadto, wnosi dodatkową przestrzeń do bazy danych Dataverse, posiada funkcjonalności AI Buildera (5 000 kredytów do wykorzystania), process miningu oraz daje jednego bota w ramach przepływów typu desktop, działającego w trybie nadzorowanym, który może wykonywać wiele procesów, ale nie jednocześnie – trzeba zdefiniować sekwencję. Licencja ta stanowi bazę pod add-ony:
- Power Automate Unattended RPA, gdzie otrzymujemy autonomicznie działającego bota (niezależnego od użytkownika), który może być wdrożony lokalnie, na pulpicie zdalnym czy innym środowisku wirtualnym. Warto zaznaczyć jednak, że mogą być potrzebne dodatkowe licencje, a wszystko zależy od scenariusza i tego, co ten bot miałby robić. Dodatek ten jest licencjonowany jako 1 bot/ miesiąc.
- Process Mining to technologia, która pomaga firmom zrozumieć ich rzeczywiste procesy, sposób ich obsługi oraz zidentyfikować możliwości ich automatyzacji. Add-on licencjonowany na pojemność – 100 GB zgromadzonych danych/ miesiąc.
Power Automate per user – okrojona wersja licencji Premium. Nie posiada funkcji process miningu, AI Buildera, ani nie dostarcza bota do wykorzystania w ramach przepływów pulpitu.
Power Automate Process – licencja na bota/ miesiąc. Wspomniany bot jest autonomiczny, działa w trybie nienadzorowanym, posiada funkcje AI Buildera oraz wnosi dodatkową przestrzeń do bazy danych Dataverse.
Power Automate Hosted Process – licencja na bota/ miesiąc. Pokrywa funkcjonalnie Power Automate Process, ale dodaje do niego maszynę wirtualną, na której działają uruchomione automatyzacje.
Power Automate per flow – ciekawy plan, gdzie występuje minimum licencyjne wynoszące 5 unitów. Czyli na start należy zakupić 5 licencji. Sprawdza się w scenariuszach, w których firma chce wdrożyć automatyzację danego procesu niezależnie od ilości posiadanych użytkowników. Kwestia rachunku ekonomicznego – czy per flow, czy per user.
Warto wspomnieć, że Microsoft planuje wprowadzić możliwość rozliczania za Power Automate w ramach modelu pay as you go, w którym wymagana jest subskrypcja Azure. Niemniej, od dłuższego czasu możliwość ta jest w fazie preview, więc nie należy jej stosować, gdyż nie jest ostatecznie dopracowana. Szczegóły na ten temat można odnaleźć w dokumentacji producenta.
Która licencja Power Automate będzie najlepsza dla mojej firmy?
Licencjonowanie Power Automate jest zdecydowanie bardziej złożone aniżeli Microsoft 365 czy chociażby Power Apps. Dostęp do niego uzyskujemy posiadając inne rozwiązania (Dynamics 365, Microsoft 365, Power Apps), aczkolwiek możemy go nabyć osobno. Mimo mnogości planów standalone, najczęściej wybieranym jest Power Automate Premium, gdyż jego licencjonowanie jest proste – na użytkownika. Pozostałych również nie ma się co obawiać, bowiem najczęściej kupujemy tyle botów, ile potrzebujemy i za ich ilość jesteśmy fakturowani miesięcznie lub z góry za cały rok. Natomiast, aby nie stracić niepotrzebnie czasu na aspekty licencyjne – jeśli posiadamy licencję Microsoft 365 to spróbujmy przy jej użyciu zbudować automatyzację. Gdy blokerem będzie kwestia dostępu do łączników premium – kupmy Power Automate Premium. To powinno rozwiązać 90% scenariuszy biznesowych. W przypadku pozostałych 10% - zapraszamy do kontaktu.
Jeśli zastanawiasz się nad zakupem lub odnowieniem licencji Power Automate, wdrożeniem konkretnej automatyzacji i jej zintegrowaniem z Dynamics 365 Business Central lub po prostu nie wiesz, który plan będzie najlepszy dla Twojej firmy – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który udzieli niezbędnych informacji.
