Teams, OneDrive, Planner, Power Automate, SharePoint, To-Do – to tylko kilka z wielu usług chmurowych Microsoft, które zyskały sympatię milionów użytkowników na całym świecie. Oczywiście – jak każde rozwiązanie IT – nie są one idealne, niemniej, gdy już zaczniemy z nich korzystać to ciężko wyobrazić sobie pracę bez nich. Jesteśmy w stanie docenić fakt, że mamy dostęp do informacji w zasięgu ręki, praktycznie cały czas, jesteśmy lepiej zorganizowani, a wdrożone automatyzacje oszczędzają nam czas. Wygoda jednak kosztuje, a jeśli po raz pierwszy zdecydowaliśmy się na zakup licencji Microsoft to aspekt cenowy może nieco przerazić – szczególnie, gdy „w grę” wchodzi, np. 100 sztuk. Co można jednak zrobić, aby zaoszczędzić na subskrypcjach, niezależnie od tego czy już z nich korzystamy, czy może jesteśmy na etapie wyboru odpowiedniego planu? Zapraszamy do następnego wpisu z serii „Kącik Licencyjny”, w którym przedstawiamy 10 sposobów na wygenerowanie oszczędności w zakresie licencji Microsoft.
Zacznij od darmowej wersji testowej
Gdy kupujemy samochód, dobrym pomysłem jest odbycie jazdy testowej. Szczególnie, jeśli jest to pojazd używany. Możemy wówczas zweryfikować jego mocne i słabe strony, a czasem wychwycić potencjalne problemy, które mogą go trapić, np. stuki w zawieszeniu. Dzięki temu, jesteśmy w stanie określić, czy czujemy się w nim komfortowo, dobrze się prowadzi, a jeśli ma jakieś wady – to czy jesteśmy w stanie je zaakceptować bądź znaleźć dla nich rozwiązanie. Tak samo jest w przypadku Dynamics 365 Business Central, Microsoft 365 czy innych usług chmurowych, które Microsoft pozwala przetestować przed zakupem. Zdecydowana większość z nich może zostać uruchomiona w ramach darmowego, 30-dniowego okresu. W ten sposób jesteśmy w stanie stwierdzić, m.in.:
- czy dany plan licencyjny zawiera wszystkie oczekiwane funkcjonalności bądź czy jest ich za dużo;
- czy rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania i jest odpowiedzią na nasze problemy.
Oczywiście, należy pamiętać, że po upływie wersji trial nie można jej ponownie uruchomić. Ewentualnym rozwiązaniem jest włączenie innego planu licencyjnego, który jest oferowany w wersji testowej.
Reasumując – pierwszy miesiąc korzystania możemy mieć za darmo, a do tego, po jego upływie, wcale nie musimy decydować się na zakup. Wersję testową można uruchomić bezpośrednio ze stron produktowych producenta, ale jest jeden „haczyk” – należy podać numer karty kredytowej i pamiętać o wyłączeniu automatycznego odnowienia. Można też zgłosić się do nas, gdyż – jako partner Microsoft – mamy możliwość uruchomienia licencji typu trial dla większości produktów.
Przemyśl typ zobowiązania
Usługi chmurowe to subskrypcja. W związku z tym, można ją nabyć w różnych typach zobowiązania i modelach rozliczenia. Te zaś pozwalają na wygenerowanie realnych oszczędności. Dostępne są trzy:
- zobowiązanie miesięczne – jest to najdroższa (o około 20% względem pozostałych), ale jednocześnie najbardziej elastyczna forma. Opłatę uiszczamy co miesiąc, ale również co miesiąc mamy możliwość zmniejszenia ilości posiadanych licencji, a nawet całkowitą rezygnację z usług. Tego typu licencja idealnie sprawdzi się, gdy wiemy, że część pracowników dość mocno „rotuje”, zatrudniamy pracowników sezonowych lub praktykantów.
- zobowiązanie roczne płatne miesięcznie – opłatę wnosimy w identyczny sposób, ale subskrypcja jest tańsza. Coś kosztem czegoś – nie mamy jednak elastyczności. Możemy jedynie dodawać kolejne sztuki, ale nie ma mowy o zmniejszaniu ilości czy rezygnacji przed dopełnieniem zobowiązania.
- zobowiązanie roczne płatne jednorazowo – opłatę wnosimy za cały rok z góry, nie mamy jednak elastyczności.
Warto jednak zaznaczyć, że zobowiązania możemy mieszać. Przykładowo – firma ma 100 pracowników, z czego 60-ciu jest „stałych”, a ok. 40-tu „rotujących”. Aby wszyscy mieli identyczną funkcjonalność, możemy ich zalicencjonować planem Microsoft 365 Business Standard, ale dla 60 będzie on opłacony jednorazowo, a dla 40 będzie to zobowiązanie miesięczne. Dzięki temu, gdy część z „rotujących” odejdzie, można będzie anulować licencje, które były im przydzielone.
Z Teams czy bez Teams?
Od 1 października 2023 Microsoft wprowadził możliwość zakupu planów Microsoft 365 z serii „Business” z Teams lub bez Teams. Z jednej strony jest to jedno z najpopularniejszych rozwiązań wchodzących w skład wspomnianej rodziny produktowej. Z drugiej, jeśli wiemy, że nie będzie ono nam potrzebne w firmie to warto rozważyć licencje Microsoft 365 Business z dopiskiem „EEA”. Oszczędność może sięgnąć około 2 EUR na sztuce. Nie jest to może porażająca kwota, ale jeśli potrzebujemy 50 licencji to już mamy całkiem sporą oszczędność w skali miesiąca (w rok jest to 1 200 EUR).
Poznaj, co masz „w środku”
Oprócz wspomnianej możliwości zakupu licencji bez Teams, dobrze jest mieć świadomość tego, co zawiera wybrany przez nas plan licencyjny. Niejednokrotnie, posiadając licencję np. Dynamics 365 Sales nie zdajemy sobie sprawy z tego, że zawiera on w sobie Power Apps oraz Power Automate. A niewiedza prowadzi do tego, że przepalamy pieniądze na nie do końca potrzebne licencje. Owszem, mają one pewne ograniczenia, ale w zdecydowanej większości scenariuszy będą wystarczające. Dzięki temu, nie trzeba ich nabywać osobno.
To samo można powiedzieć o Microsoft 365 Business Standard, który posiada pocztę e-mail (Exchange Online), dedykowaną przestrzeń w chmurze o wielkości 1 TB (OneDrive for Business) oraz daje prawo do instalacji pakietu Office na 5 komputerach, 5 smartfonach i 5 tabletach w ramach jednego konta użytkownika. W związku z tym, ani Exchange’a, ani OneDrive’a nie trzeba kupować osobno.
Można i solo
Jednakże, jeśli poświęciliśmy sporo czasu na analizę potencjalnego korzystania z usług przez poszczególnych użytkowników to mogło nam z niej wyjść, że niektórym wystarczy sama poczta e-mail. Taki użytkownik potrzebuje tylko usługi Exchange Online – i takową może kupić, co wyjdzie taniej względem planu licencyjnego. Oczywiście, sumując ceny wszystkich składowych danego planu okaże się, że wychodzi on taniej i jest korzystniejszy, ale jeżeli potrzebna jest wyłącznie pojedyncza usługa to bardziej opłaca się ją nabyć solo. Oszczędność względem najtańszego planu Microsoft 365, czyli Business Basic, wynosi od 0,9 do 1,9 EUR/szt./ms. W przypadku pozostałych – jest ona zdecydowanie wyższa.
Można „jeszcze bardziej”
Pozostając w temacie poczty e-mail – jest to wciąż jeden z bardziej newralgicznych aspektów IT każdej organizacji. Mamy użytkowników, którzy posiadają swoje konta pocztowe – czy to za pośrednictwem pakietu, czy samodzielnej licencji Exchange Online – ale często zachodzi potrzeba utworzenia kont wspólnych. Dla takowych nie potrzeba nabywać licencji, gdyż można skorzystać z funkcjonalności skrzynek udostępnionych (shared mailbox). Po utworzeniu adresu w domenie wystarczy do niego przypisać osobę, która ma licencję Exchange Online… i tyle. W związku z tym, jeśli na etapie planowania jesteśmy w stanie wskazać adresy, które mogą być takimi dzielonymi mailboxami, to nie pozostaje nam nic innego jak liczyć zaoszczędzone pieniądze.
Pamiętaj o możliwości upgrade’u w trakcie zobowiązania
W trakcie eksploatacji może okazać się, że potrzebujemy bogatszej funkcjonalności, a więc – „mocniejszej” licencji. Co jednak w sytuacji, gdy obecnie posiadaną mamy w ramach rocznego zobowiązania? Można wykonać upgrade do planu wyższego. Mając np. Microsoft 365 Business Basic można wykonać aktualizację do Microsoft 365 Business Premium w ramach tego samego zobowiązania, a koszty zostaną proporcjonalnie rozliczone.
Licencje „base” i „attach”
Usługi Dynamics 365 nie należą do najtańszych. Jeszcze większy problem powstaje w sytuacji, gdy użytkownicy muszą mieć licencje na kilka różnych „Dynamicsów”. Z pomocą przychodzi tutaj model licencjonowania określany mianem „base” i „attach”. Chodzi w nim o to, że jeśli użytkownik ma licencję bazową, np. Dynamics 365 Business Central Premium i potrzebuje jednocześnie Dynamics 365 Sales Enterprise, to w przewodniku licencjonowania Dynamics 365, który jest ogólnodostępny, można sprawdzić, czy Sales Enterprise może być licencją typu „attach” dla wspomnianej bazy. Funkcjonalnie niczym się nie różni, jest po prostu tańsza. Dla omawianego przykładu tak właśnie jest, zatem zamiast nabywać Sales Enterprise jako kolejną licencję bazową za 88,9 EUR/szt/ms można ją kupić za 18,7 EUR/szt./ms. Oszczędność więc jest ogromna – 70,2 EUR/szt./ms w ramach rocznego zobowiązania (czyli 842,2 EUR/szt./rok). Dodatkowo, jak możemy zauważyć na poniższym zrzucie – Business Central Premium może być również bazą dla Customer Service Enterprise, a że licencji „attach” może być wiele do jednej bazowej, to też mógłby zostać zakupiony na bardzo preferencyjnych warunkach. Warto o tym wiedzieć, gdy zbliża się odnowienie kończącego się zobowiązania.
Power Apps Developer Plan
Ciekawa możliwość wygenerowania oszczędności została przygotowana dla użytkowników Power Platform. Microsoft udostępnia bowiem plan licencyjny, który jest darmowy. Nosi on nazwę „Power Apps Developer Plan”. Aby go uruchomić wystarczy posiadać konto służbowe Microsoft 365. Dzięki temu, nie musimy zakładać nowej dzierżawy Microsoft do celów testowych i kupować do niej dedykowanych licencji Power Apps i Power Automate. Wszystko to jest dostępne za darmo.
Zweryfikuj licencje zanim je odnowisz
To, że korzystamy już jakiś czas z licencji Microsoft nie oznacza, że nie można z nimi nic zrobić. Taka jest natura subskrypcji – trzeba ją odnawiać, jeśli chcemy dalej mieć dostęp do usług. A rocznica jest świetną okazją, aby dokonać zmian i zweryfikować wykorzystanie posiadanych licencji. Z pomocą przychodzą tutaj raporty w Centrum Administracyjnym Microsoft 365, do których dostęp ma administrator tenanta. Szczególnie warto zwrócić uwagę na „Raport Użycia”, w którym admin jest w stanie zobaczyć, jak użytkownicy wykorzystują posiadane usługi chmurowe oraz czy skorzystali z prawa instalacji pakietu Office. No bo po co ktoś ma mieć licencję Microsoft 365 Business Standard, jeśli nie wykonał ani jednej instalacji pakietu Office? W rocznicę można zatem wygenerować oszczędność i zamiast Business Standard uruchomić takiemu użytkownikowi licencję Basic.
Jeśli już teraz masz pytania dotyczące możliwości wygenerowania oszczędności na licencjach Microsoft w swojej firmie, zbliża się odnowienie posiadanych usług chmurowych i chciałbyś otrzymać konkretną wycenę i rekomendacje – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą!
