Złożoność jest jedną z głównych przyczyn częściowo lub całkowicie nieudanych wdrożeń systemów ERP. Pracownicy, którzy chcą trzymać się starych, ale dobrze znanych nawyków, mogą osłabić cały projekt swoim podejściem. Jest to szczególnie dotkliwe, jeśli Twoja organizacja działa na rynkach silnie konkurencyjnych, gdzie produkty lub usługi są bardziej lub mniej równoważne. Kluczowe pytanie brzmi: jak można ograniczyć stopień złożoności projektu jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia, tym samym zwiększając szanse na sukces.
Prostota jest Twoim sprzymierzeńcem
Mając wybór, większość potencjalnych nowych klientów wolałaby współpracę z dostawcą o prostych procesach i przejrzystej strukturze organizacji. Również kandydaci woleliby rozpocząć pracę w firmie, która jest czytelna i logicznie zorganizowana niż w skomplikowanej organizacji.
Jak uniknąć komplikacji podczas wdrożenia ERP?
Chociaż większość ludzi woli prostotę, wiele wdrożeń systemów ERP nadal upada z powodu zbytniej złożoności. Oto trzy sugestie, jak uniknąć niepotrzebnych komplikacji:
- Pomiń dziesięć procent swojego RFI (zapytania o informacje). Aby określić, co nowy system powinien być w stanie zrobić, wiele firm tworzy tzw. zapytanie o informacje. Są to zebrane wymagania i sugestie wszystkich działów i pracowników. Wskazówka: wszystkie propozycje sklasyfikuj według stopnia złożoności i w pierwszej fazie pomiń dziesięć procent z nich. To pomaga w szybkim i budżetowym uruchomieniu systemu. Następnie określ, czy te odrzucone sugestie są nadal na tyle pilne i istotne, by uruchamiać je w kolejnych etapach.
- Z natury ludzie nie radzą sobie zbyt dobrze ze zmianami. W przypadku projektów wdrożeniowych pojawia się wiele wniosków o dostosowanie systemu do przyzwyczajeń pracowników. Efekt? Dalsze komplikowanie systemu i całego procesu wdrożenia. Wskazówka: zachęć pracowników do składania swoich propozycji w formie "przypadku biznesowego". Określ w przybliżeniu dodatkowe koszty związane z opracowaniem, testowaniem i długoterminowym utrzymaniem pożądanego dostosowania. I poproś osobę składającą wniosek, aby określiła, czy i kiedy ta inwestycja zostanie rzeczywiście spłacona.
- Zatwierdzanie zmian. Niektóre z niestandardowych wymagań pojawiają się dopiero podczas wdrożenia, co ma swoje uzasadnienie. Niezależnie od możliwości, jakie daje nowy system, pozostaje pragnienie dostosowania go w taki sposób, aby przypominał stare rozwiązania. Pozwala to ludziom pozostać w swojej strefie komfortu. Wskazówka: jako regułę rozważ ustanowienie, że każda zmiana sugerowana w trakcie wdrożenia oraz w fazie użytkowania wymaga formalnej zgody od prezesa czy też zarządu. To z pewnością spowolni niepotrzebne komplikacje w Twoim nowym rozwiązaniu i procesach biznesowych.
Podsumowując: unikanie komplikacji podczas fazy wyboru rozwiązania i wdrożenia przyczynia się znacząco do zwiększenia szans na długoterminowy sukces projektu.
