Etap planowania jest jednym z kluczowych aspektów każdego projektu wdrożenia systemu ERP czy transformacji cyfrowej. Chociaż wybór odpowiedniej technologii jest istotny, organizacje często pomijają fazę planowania i od razu przystępują do wdrażania systemu. Może to skutkować pojawieniem się nierealistycznych oczekiwań, tworzeniem zbędnych modyfikacji, zwiększonym ryzykiem, opóźnieniami i wzrostem kosztów. W efekcie dostarczenie spodziewanej wartości biznesowej staje się niemożliwe.
To powszechna przyczyna tego, że wiele inicjatyw transformacji cyfrowej kończy się niepowodzeniem. Jakie elementy powinien uwzględniać Twój plan?
Zacznij od określenia potrzeb
Kiedy dzieci opuszczają rodzinny dom – na przykład wyjeżdżając na studia – często słyszą od rodziców rady przydatne w dorosłym życiu. Jedna z nich może brzmieć: nigdy nie idź na zakupy będąc głodnym i zawsze miej ze sobą listę zakupów. W przeciwnym razie kupisz więcej niż potrzebujesz i niepotrzebnie wydasz pieniądze. Wiele firm szukających rozwiązania ERP popełnia ten sam błąd. Zaczynają zgłębiać możliwości różnych systemów, mimo iż jeszcze nie wiedzą, jakie problemy firmy należy rozwiązać albo jakie są najważniejsze cele. To oczywiście zwiększa ryzyko wyboru niedopasowanego rozwiązania czy wykupienia zbyt wielu licencji.
Odpowiednia komunikacja projektu
Wewnętrzne przygotowanie organizacji na nadchodzące zmiany to kolejny ważny element etapu planowania. Trzeba liczyć się z tym, że nie wszyscy będą otwarci na nowości. Dlatego komunikację na temat projektu warto zacząć jak najwcześniej. Ważne jest, by wytłumaczyć przyczyny wdrożenia oraz zapowiedzieć, jakie są oczekiwany efekty. Wszyscy muszą zrozumieć, dlaczego sukces w tej materii jest ważny. Forma przekazu powinna być dobrana tak, by był on zrozumiały dla każdego członka organizacji.
Zobacz, jak przygotować firmę do zmian: Czy Twoja firma jest gotowa na zmiany?
Zaangażuj ludzi
Ten etap może być także dobrym momentem na dyskusję o tym, które procesy biznesowe warto unowocześnić i jak najlepiej to zrobić. To sprawi, że zespoły w Twojej firmie zaangażują się w proces od samego początku i poczują większą motywację. Wykorzystasz zbiorową inteligencję zespołu i unikniesz niepotrzebnych dyskusji podczas demonstracji oprogramowania lub – co jeszcze gorsze - w fazie wdrożenia.
Odpowiednio zarządzaj projektem
Prawdopodobnie powyższe kwestie nie są Ci obce. Warto dodać jeszcze jeden, znacznie częściej pomijany aspekt. Chodzi o przygotowanie kadry zarządzającej do prowadzenia projektu, którego celem jest wprowadzenie znaczących zmian w organizacji. Doskonale wiemy, że transformacja cyfrowa czy też wdrożenie systemu ERP to nie jest „kolejny zwykły projekt IT”. Nie jest to zadanie, które można zwyczajnie oddelegować innym osobom w organizacji.
Możesz radykalnie zwiększyć szanse na powodzenie projektu, jeśli poświęcisz odpowiednią ilość czasu na przygotowanie siebie, zarządu i całego zespołu.
