Ilość dostępnych rozwiązań informatycznych ułatwiających prowadzenie biznesu może być przytłaczająca. Dotyczy to również systemów klasy ERP – na rodzimym rynku możemy odnaleźć gotowe narzędzia zarówno polskiej produkcji, jak i światowych producentów. Istnieją również firmy specjalizujące się w tworzeniu systemów od podstaw, według konkretnych wymagań klienta. Jak zatem dokonać właściwego wyboru? Warto zadać sobie kilka fundamentalnych pytań, które w tym pomogą.
Możliwości systemów ERP są ogromne, a ich celem jest usprawnienie i uporządkowanie wszystkich procesów biznesowych zachodzących w firmie. Część z nich jest funkcjonalnie uniwersalna i może obsłużyć finanse, obszar sprzedaży, zakupów, zarządzania projektami i zasobami, inne zaś są podatne na modyfikacje czy też dedykowane pod konkretną branżę, np. medyczną, HoReCa lub budowlaną. Posiadają podstawową funkcjonalność w zakresie CRM czy WMS. Często bywa to wystarczające i ściąga z klienta ciężar szukania dodatkowego narzędzia informatycznego oraz kwestie potencjalnych integracji. Szeroka oferta sprawia, że wybór odpowiedniego narzędzia stanowi nie lada wyzwanie. W samym portfolio Microsoft mamy dostępną rodzinę Dynamics 365, a w niej mnóstwo różnych rozwiązań (w tym dwa typu ERP). Ich rozszyfrowanie może być dość trudne dla osoby, która nie miała z nimi wcześniej do czynienia.
Pomocne okazuje się znalezienie odpowiedzi na kilka kluczowych aspektów dotyczących prowadzonej działalności. Jej specyfika oraz sposób współpracy z klientami i partnerami biznesowymi może w dużym stopniu determinować potrzebną funkcjonalność systemu, co już zawęża i ułatwia wybór. Nie przedłużając – poniżej przedstawiamy 6 pytań, na które należy odpowiedzieć, by wybór właściwego systemu ERP był zdecydowanie łatwiejszy.
W jakiej branży działa Twoja firma?
W przypadku niektórych obszarów prowadzenia działalności gospodarczej, większość firm ma takie same potrzeby. Mowa tu chociażby o finansach i takich funkcjonalnościach jak Księga Główna czy też plan kont – w zasadzie każdy system ERP je posiada. Niemniej, niektóre branże mają specyficzne wymagania, którym sprostają tylko niektóre rozwiązania informatyczne. Dobrym przykładem będzie przedsiębiorstwo produkcyjne, które posiada szczególną specyfikę, a więc nie każdy z dostępnych systemów ERP spełni jego oczekiwania. Warto zatem rozpatrywane narzędzia zawęzić do tych, które odpowiadają potrzebom i wymogom naszej branży. Firma produkcyjna powinna zweryfikować, czy dane oprogramowanie ERP posiada, m.in. obsługę zleceń produkcyjnych, planowanie produkcji, rozliczanie, BOM-y, marszruty i pod tym kątem rozglądać się za odpowiednim systemem.
W jakim modelu chcesz wdrożyć system ERP?
Obecnie systemy ERP dostępne są w różnych wariantach wdrożenia – we własnej infrastrukturze (on-premise), w chmurze (jako rozwiązanie SaaS) lub jako hybryda. Każdy wariant ma swoje wady i zalety. Warto jednak zweryfikować, czy dany system jest dostępny w interesującym nas wariancie. Przykładowo, Dynamics 365 Business Central jest możliwy do wdrożenia w każdym z wymienionych modeli.
Cel wdrożenia – czy zastępujesz posiadany, stary system księgowy, czy może jednak chcesz wdrożyć kompletny system ERP?
Systemy księgowe – jak sama nazwa wskazuje – są ukierunkowane na funkcjonalności związane z finansami i procesami zachodzącymi w ich obrębie. Można tu wspomnieć o budżetowaniu, rachunku kosztów, kontach bankowych czy środkach trwałych. System klasy ERP oferuje zdecydowanie szersze spektrum możliwości, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji dotyczących finansów. W związku z tym, wartym zastanowienia jest nasze podejście do wdrożenia – czy ma być to jedynie „wskrzeszenie” lub zastąpienie nieaktualnego modułu finansowego, czy może kompletna zmiana i reorganizacja funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa.
Ilu pracowników jest zatrudnionych w lokalizacji, w której chcemy wdrożyć system ERP i ilu będzie z niego korzystać?
Zazwyczaj systemy ERP w ramach licencji oferują użytkownikom różny poziom dostępu do funkcjonalności oprogramowania. Może być on pełny, limitowany lub też ograniczony do konkretnych obszarów. Niektórzy użytkownicy mogą wykonywać dowolne zadania, podczas gdy inni mają tzw. dostęp „tylko do odczytu”, umożliwiający uruchamianie raportów, ale bez możliwości wchodzenia w głębsze interakcje z systemem. To, ilu użytkowników będzie ostatecznie korzystać z systemu oraz jaki poziom dostępu będą mieć, jest kluczowe z punktu widzenia ilości prac związanych z wdrożeniem ERP.
Czy planujesz implementację oprogramowania ERP w więcej niż jednym kraju?
Często wdrożenia systemu ERP realizowane są przez firmy, które mają wiele oddziałów w różnych krajach. W takim scenariuszu kluczowym jest, aby oprogramowanie wspierało tzw. wielofirmowość. Struktura organizacyjna, wymogi podatkowe i raportowanie, wymiana walut – wszystkie te aspekty muszą być uwzględnione podczas poszukiwań właściwego oprogramowania ERP, jeśli implementacja ma objąć oddziały zagraniczne. Nie każdy system ERP je uwzględnia. Niemniej, wielofirmowość, wielowalutowość, wielojęzykowość są dostępne w Dynamics 365 Business Central.
Ilu pracowników jest zatrudnionych w organizacji?
Znajomość wielkości firmy, w tym liczebności personelu, jest bardzo przydatna przy określaniu ogólnego zakresu projektu, jego czasu trwania i złożoności. Do tego, ilość użytkowników może także determinować model wdrożenia. Przykładowo, jeśli łączność internetowa w okolicach lokalizacji firmy jest słaba, co może mieć wpływ na wydajność i szybkość działania, optymalnym rozwiązaniem będzie wdrożenie lokalne lub hybrydowe. Jeżeli jednak nie ma z tym problemu to można śmiało postawić na rozwiązanie chmurowe (SaaS), gdzie użytkownicy będą mogli korzystać z systemu ERP przez przeglądarkę internetową oraz łatwo integrować się z innymi tego typu usługami, rozszerzając funkcje oprogramowania o specyficzne funkcje.
Wybór systemu ERP to pierwszy etap wdrożenia
Od decyzji do wdrożenia systemu ERP z sukcesem daleka droga. Już na samym początku zainteresowana narzędziem firma trafia na przysłowiowe schody, spowodowane ogromną dostępnością tego typu rozwiązań na polskim rynku. Nie ulega jednak wątpliwości, że analizując działalność swojej organizacji, jesteś w stanie mocno zawęzić wybór. Jednym z kluczowych pytań jest cel wdrożenia – czy zastępujemy jedynie obecne rozwiązanie księgowe, czy może jednak podchodzimy do niego kompleksowo i chcemy stopniowo digitalizować poszczególne działy w firmie. Kolejny aspekt to branża, która ma istotny wpływ na model wdrożenia, a to zaś na koszty licencji czy stworzenia potrzebnej infrastruktury informatycznej. Pozostałe kwestie to lokalizacja, ilość użytkowników systemu oraz osób zatrudnionych. Po dokonaniu wyboru odpowiedniego systemu ERP dochodzi jeszcze kwestia znalezienia właściwego partnera wdrożeniowego (tutaj więcej na ten temat). Rzetelny i profesjonalny przeprowadzi wnikliwy wywiad, a na późniejszym etapie analizę przedwdrożeniową, stanowiącą odpowiedź na wszystkie pytania.
Jednym z godnych polecenia rozwiązań jest Dynamics 365 Business Central, który jest w stanie obsłużyć kluczowe procesy biznesowe w firmie. Dodatkowo, system ten jest podatny na integracje z innymi narzędziami informatycznymi (nie tylko ze stajni Microsoft), takimi jak Microsoft Teams, Dynamics 365 Sales czy Power BI, nie wspominając o możliwości połączenia go z dedykowanymi aplikacjami Power Apps. Dzięki temu znajduje on w zasadzie zastosowanie w każdej branży.
O tym, że Business Central jest najlepszym wyborem dla małych i średnich firm, świadczą też opinie specjalistów. Sprawdź, jak system ERP od Microsoftu został oceniony przez ekspertów Forbesa.
