N24 Digitize Docs App

Papierowe dokumenty są podatne na uszkodzenia w wyniku zalania, pożaru, czy też przypadkowego zniszczenia. Może to prowadzić do utraty ważnych umów i skutkować poważnymi konsekwencjami prawno-finansowymi. Tradycyjna archiwizacja wymaga zakupu materiałów, odpowiedniej przestrzeni i zaangażowania ze strony pracowników. Ponadto może skutkować niewłaściwą ochroną danych osobowych i poufnych informacji, narażając organizację na ryzyko naruszenia przepisów dotyczących prywatności. Dostęp do dokumentów jest ograniczony, a firma ponosi niepotrzebne koszty.

Aplikacja ma trzy główne cele biznesowe: zwiększenie efektywności i oszczędność czasu, redukcję kosztów oraz zapewnienie bezpieczeństwa.
Skrócenie czasu dotarcia do umów i automatyzacja procesów przekładają się na większą efektywność pracy, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Aplikacja eliminuje koszty związane z zakupem, przechowywaniem i zarządzaniem papierowymi dokumentami, przyczyniając się do obniżenia kosztów operacyjnych firmy. Zapewnia ochronę danych oraz zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności, co minimalizuje ryzyko naruszenia przepisów i utraty poufnych informacji.

1. Podczas wprowadzania nowej umowy, system automatycznie nada nowej umowie kolejny wolny numer zgodnie z zasadami numerowania umów wymaganymi u klienta.
2. Po utworzeniu nowego rekordu umowy system w ciągu kilku minut automatycznie tworzy folder powiązany z konkretnym rekordem / umową.
3. Istnieje możliwość edycji danych nt. wprowadzonej umowy.
4. W formularzu edycji / podglądu umowy, użytkownik widzi link do nowo utworzonego folderu.
5. Z poziomu edycji istnieje możliwość wysłania dokumentu do akceptacji.
6. Osoba akceptująca dostaje prośbę o akceptację wraz z linkiem do dokumentu drogą mailową oraz w aplikacji Teams.
7. Po akceptacji lub odrzuceniu, zmienia się status na rekordzie umowy w aplikacji.