Firmy realizujące projekty dla klientów – od biur inżynieryjnych przez firmy IT po architektoniczne – mierzą się z podobnym wyzwaniem: jak utrzymać kontrolę nad wieloma projektami jednocześnie, nie tracąc marży ani terminowości. Gdy firma rośnie, Excel przestaje wystarczać, a rozproszone narzędzia tworzą chaos informacyjny. Koszty projektu tkwią w jednym systemie, godziny pracy w innym, a komunikacja z klientem w mailach. Efekt? Project manager traci czas na szukanie informacji zamiast zarządzać, CFO nie wie, które projekty naprawdę zarabiają, a CEO ryzykuje utratę kontroli nad rozrastającym się biznesem.
Microsoft Dynamics 365 Business Central z rozszerzeniami Nav24 dla branży projektowej odpowiada na te bolączki, łącząc projekty, finanse, czas pracy i komunikację w jeden zintegrowany ekosystem.
Trzy kluczowe wyzwania firm projektowych
Kontrola marży ginie w chaosie danych
Budżet projektu powstaje w Excelu, koszty spływają z księgowości z opóźnieniem, a roboczogodziny rejestrowane są na kartkach lub wcale. Gdy projekt dobiega końca, okazuje się, że zamiast zakładanej marży 20% zostało 5%. Albo, co gorsza, w ogóle nie ma zysku. Problem polega na tym, że nikt nie widzi na bieżąco, jak przedstawia się sytuacja. Kierownik projektu wie coś o zadaniach, księgowość coś o kosztach, a handlowiec coś o umowie – ale pełny obraz mają dopiero po fakcie, gdy nic już nie da się zmienić.
Microsoft Dynamics 365 Business Central rozwiązuje ten problem centralnie. System pozwala ustawić szczegółowy budżet projektu z podziałem na etapy i zadania, rejestrować wszystkie koszty – materiały, godziny pracy, podwykonawców, wyjazdy – i na bieżąco porównywać plan z wykonaniem. Raporty Power BI pokazują marżę w czasie rzeczywistym, więc gdy koszty zbliżają się do limitu, dostajesz sygnał wcześniej, kiedy jeszcze można zareagować: renegocjować zakres z klientem, zoptymalizować zasoby lub po prostu świadomie podjąć decyzję o kontynuacji.
Czas pracy znika w czarnej dziurze
W wielu firmach projektowych ewidencja czasu zwyczajnie nie działa. Każdy zapisuje godziny inaczej – jeden w Excelu, drugi na kartce, trzeci w ogóle zapomina. Kierownik nie wie, jak bardzo obciążony jest zespół, czy ktoś nie działa w dwóch projektach naraz, ani ile faktycznie pochłonął dany projekt. Dla firm rozliczających się z klientami w modelu Time & Material to szczególnie bolesne – brak rzetelnej ewidencji oznacza utracone przychody. Dla pozostałych – brak wiedzy o efektywności zespołu i niemożność planowania nowych kontraktów.
Rozwiązanie Nav24 łączy Business Central z aplikacją Power Apps do rejestracji czasu. Pracownik loguje godziny z telefonu, tabletu lub komputera – zawsze z przypisaniem do konkretnego projektu, zadania i klienta. Dane automatycznie trafiają do systemu ERP, zasilają koszty projektów i stanowią podstawę do fakturowania. Kierownik projektu widzi w czasie rzeczywistym, kto ile pracował, zarząd analizuje efektywność i obłożenie zespołu, a raporty Power BI pokazują, które osoby są przeciążone, a które mają wolne moce. To koniec zgadywania i arkuszy trzymanych lokalnie na dyskach.
Cashflow pod kreską przez brak kontroli fakturowania
Kontrakty projektowe trwają miesiącami. Zaliczka zostaje wydana na początku, faktura końcowa pojawia się dopiero po odbiorze, a w międzyczasie panuje cisza. Firma de facto finansuje realizację projektu z własnych środków, ryzykując zatory płatnicze. Brak harmonogramu fakturowania etapowego oznacza, że mimo pełnej księgi zleceń, płynność finansowa jest słaba, a zarządzanie budżetem chaotyczne.
Business Central rozwiązuje to przez moduł projektów z harmonogramem fakturowania powiązanym z etapami prac. Możesz zaplanować faktury zaliczkowe, częściowe po zakończeniu poszczególnych etapów i końcowe po odbiorze. System przypomina, kiedy wystawić kolejną fakturę, a powiązanie z budżetem projektu pozwala śledzić, ile już zarobiłeś, ile jest w toku realizacji, a ile jeszcze pozostało do zafakturowania. To prostszy cashflow, mniejsze ryzyko zaległości i lepsza kontrola nad finansami firmy.
Ekosystem Microsoft – kompletne oprogramowanie dla firm projektowych
Siłą rozwiązania Nav24 nie jest pojedyncze narzędzie, ale spójny ekosystem narzędzi Microsoft, które współpracują ze sobą bez zbędnych integracji. Każdy element pełni swoją rolę, a razem tworzą środowisko pracy dopasowane do realiów firmy projektowej.
Microsoft Dynamics 365 Business Central to serce systemu – pełnoprawny ERP z modułem projektów obejmującym budżety, koszty, WIP, ewidencję czasu, fakturowanie i rozliczenia. Wszystko działa w zgodzie z polskimi przepisami: JPK, KSeF, split payment.
Power Apps umożliwia budowę mobilnych aplikacji dopasowanych do Twoich potrzeb. Zespół może rejestrować czas pracy, zgłaszać wnioski, alokować zasoby czy raportować postęp, a wszystko to z telefonu lub tabletu, bez konieczności logowania się do systemu ERP. Dane automatycznie trafiają do Business Central.
Power BI przekształca dane z Business Central w interaktywne dashboardy. Zarząd widzi rentowność portfela projektów, CFO analizuje marże i cashflow, COO monitoruje obłożenie zespołów, a project managerowie śledzą postęp i odchylenia od budżetu.
Microsoft Teams i SharePoint porządkują komunikację projektową i obieg dokumentów. Każdy projekt może mieć dedykowany kanał w Teams, gdzie odbywa się cała komunikacja – od szybkich pytań po spotkania online. SharePoint działa jako centralne repozytorium dokumentów z wersjonowaniem, kontrolą dostępu i automatycznym backupem.
Power Automate automatyzuje rutynowe procesy: przypomnienia o zbliżających się terminach, archiwizacja dokumentów po zakończeniu etapu, powiadomienia o zmianach w kluczowych plikach. Wszystko działa w tle, odciążając zespół od powtarzalnych czynności.
Podsumowanie
Firmy projektowe żyją w świecie terminów, budżetów i marż, ale paradoksalnie często nie mają narzędzi, które pozwalają tymi parametrami efektywnie zarządzać. Rozproszenie danych między Excelami, mailami i osobnymi aplikacjami prowadzi do utraty kontroli, błędnych decyzji i erozji zysków. Ekosystem Microsoft porządkuje ten chaos, łącząc projekty, finanse, czas pracy, fakturowanie i komunikację w jeden spójny ekosystem.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak konkretnie te rozwiązania mogą działać w Twojej firmie, zapoznaj się ze szczegółami na stronie Nav24 ERP dla branży projektowej lub skontaktuj z nami poprzez formularz poniżej.
