Twoja firma realizuje kilka dużych projektów jednocześnie. Na papierze wszystkie są rentowne. Kontrakty podpisane, prace idą zgodnie z planem, klienci zadowoleni. A mimo to pod koniec kolejne zlecenia zamykacie na minusie...
Problem nie leży w jakości pracy ani w rentowności projektów. Tkwi w czymś znacznie bardziej prozaicznym – braku kontroli nad etapami fakturowania i cashflow w projektach. W większości firm projektowych, budowlanych i usługowych fakturowanie wciąż odbywa się ręcznie, bez logicznego powiązania z rzeczywistym postępem prac. Klient płaci symboliczną zaliczkę na starcie, projekt trwa tygodnie albo nawet miesiące, a firma wystawia fakturę dopiero po zakończeniu wszystkich działań. W międzyczasie projekty realizujecie z własnej kieszeni. Rezultat jest przewidywalny: rentowne projekty prowadzą do problemów z płynnością finansową.
Przykład z życia: projekt za 450 tysięcy, który niemal zatopił firmę
Firma zajmująca się automatyką przemysłową wygrała prestiżowy przetarg – zaprojektowanie i wdrożenie systemu sterowania dla nowej fabryki. Wartość kontraktu: 450 tysięcy złotych. Przewidywany czas realizacji: 4 miesiące. Na papierze: sukces.
Zgodnie z umową klient wpłacił 15% zaliczki (niecałe 68 tysięcy), a pozostałe 85% miało być uregulowane po finalnym odbiorze systemu. Brzmiało rozsądnie. Przynajmniej do czasu, gdy projekt wszedł w fazę realizacji.
Przez ponad trzy miesiące firma nie zobaczyła ani złotówki z tego projektu. Tymczasem koszty rosły systematycznie: wynagrodzenia dla zespołu projektowego (5 osób przez 4 miesiące), zakup specjalistycznych komponentów (ponad 150 tysięcy), płatności dla podwykonawców odpowiedzialnych za montaż i uruchomienie (kolejne 80 tysięcy). Cały projekt wymagał bieżącego finansowania ze środków obrotowych firmy.
Gdy wreszcie nadszedł czas odbioru i wystawienia faktury końcowej na pozostałe 382 tysiące, klient... poprosił o 30 dni na płatność. W rezultacie firma przez ponad 4 miesiące nie tylko nie zarobiła na tym projekcie, ale aktywnie się zadłużała, żeby go zrealizować. Gdy nadszedł termin wypłat dla pracowników, właściciel musiał sięgnąć po kredyt obrotowy. Ironia polega na tym, że projekt był rentowny – marża wyniosła ostatecznie ponad 20%. Ale rentowność na papierze nie wystarczy, by utrzymać płynność.
Jak brak kontroli nad fakturowaniem wpływa na funkcjonowanie firmy?
Powyższy przykład to nie odosobniony przypadek, a codzienność dziesiątek firm. Skutki takiego podejścia są daleko bardziej destrukcyjne, niż mogłoby się wydawać.
- Firma traci płynność finansową mimo realizacji zyskownych projektów. To paradoks, który frustruje szczególnie właścicieli i dyrektorów finansowych. Bilans na koniec roku pokazuje zysk, ale firma ledwo wiąże koniec z końcem. Pieniądze są zamrożone w projektach, które są w realizacji, ale płatność za nie to pieśń przyszłości.
- Powstają napięcia między działem projektowym a księgowością. Project Managerowie skupiają się na jakości i terminach realizacji. Księgowość przypomina o niezapłaconych fakturach i rosnących zobowiązaniach. Jednak nikt nie ma pełnego obrazu sytuacji. W efekcie zamiast współpracy pojawiają się wzajemne pretensje.
- Rozliczenia z podwykonawcami stają się utrudnione. Gdy firma nie ma wpływów z projektów, zaczyna się żonglowanie terminami płatności. Podwykonawcy dostają pieniądze z opóźnieniem, co rujnuje relacje i utrudnia współpracę przy kolejnych zleceniach.
- Klienci uczą się, że mogą płacić później. Gdy nie ma jasnego harmonogramu płatności powiązanego z etapami projektu, każda faktura staje się przedmiotem negocjacji. Klient testuje, jak długo może zwlekać. A firma nie ma narzędzi, żeby to skutecznie egzekwować.
Problem z punktu widzenia kierownika projektu
Project Manager teoretycznie odpowiada za całość projektu – zakres, terminy, budżet. W praktyce jednak traci kontrolę nad najważniejszym elementem: finansami. Nie ma narzędzia, które pokazałoby mu w przejrzysty sposób, ile z zaplanowanego budżetu projektu już wpłynęło na konto firmy, a ile wciąż stanowi nieopłaconą wierzytelność.
Gdy projekt przekracza harmonogram kosztów, PM nie potrafi ocenić, czy to rzeczywisty problem, czy tylko kwestia braku wpłat od klienta. Nie wie, kiedy księgowość wystawi kolejną fakturę i kiedy zostanie ona opłacona. W rezultacie traci zdolność do proaktywnego reagowania na zagrożenia płynności finansowej projektu. Dowiaduje się o problemach post factum, gdy jest już za późno na korektę.
Co gorsza, nie ma mandatu do wyegzekwowania od działu finansowego wystawienia faktury w odpowiednim momencie. To nie jest jego działka, choć ma ogromny wpływ na sukces projektu.
Z punktu widzenia zarządu i dyrektora finansowego
Dla osoby odpowiedzialnej za finanse firmy sytuacja jest równie frustrująca, choć z innych powodów. Pieniądze dosłownie „wyciekają" z firmy, która ponosi koszty realizacji projektów, ale wpływy są opóźnione o tygodnie lub miesiące względem rzeczywistego postępu prac.
Planowanie budżetu i zarządzanie cashflow zaczyna przypominać wróżenie z fusów. Dyrektor finansowy nie ma pewności, kiedy faktycznie wpłyną środki z realizowanych projektów. W tym miesiącu? W następnym? A może klient znowu poprosi o przedłużenie terminu płatności?
W skrajnych przypadkach firma musi finansować realizację własnych, rentownych projektów z kredytów obrotowych lub prywatnych środków właścicieli. To absurdalna sytuacja – zarabiasz pieniądze, ale żeby móc je spożytkować, musisz się… zapożyczyć.
Równie problematyczna jest utrata przejrzystości w relacjach z klientem. Brak jednoznacznego harmonogramu płatności oznacza, że ani klient, ani firma nie mają pewności, co już zostało rozliczone, a co jeszcze czeka na płatność. To otwiera drzwi do nieporozumień, sporów i podważania ustaleń już po fakcie.
Jak rozwiązać problem: harmonogramy fakturowania powiązane z postępem projektu
Rozwiązanie tego problemu nie wymaga rewolucji w sposobie prowadzenia biznesu. Potrzebne są jedynie narzędzia, które połączą realizację projektu z jego rozliczaniem w sposób automatyczny i przejrzysty.
Moduł Projektów w Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia utworzenie szczegółowych harmonogramów fakturowania już na etapie planowania projektu. Zamiast jednej zaliczki i faktury końcowej, możesz zaprojektować model płatności odzwierciedlający rzeczywistą wartość dostarczaną na każdym etapie – na przykład 30% przy podpisaniu umowy, 40% po odbiorze pierwszego etapu, 30% po finalnym zakończeniu i przeszkoleniu użytkowników.
System automatycznie generuje faktury na podstawie zdefiniowanych warunków. Mogą to być konkretne daty (15. dzień każdego miesiąca), osiągnięcie określonego procentu zaawansowania projektu (po zrealizowaniu 50% zaplanowanych godzin) lub zakończenie kluczowych kamieni milowych (po akceptacji dokumentacji projektowej). Project Manager nie musi pamiętać o wystawieniu faktury – system przypomina o tym automatycznie lub po prostu generuje dokument zgodnie z harmonogramem.
Każda faktura jest natychmiast powiązana z budżetem projektu i prognozą przepływów pieniężnych. W czasie rzeczywistym widzisz, ile środków już wpłynęło na konto, ile jest w drodze (faktury wystawione, ale nieopłacone), a ile jeszcze pozostało do rozliczenia zgodnie z harmonogramem. Masz pełną kontrolę nad finansami projektu i nie musisz czekać na raport z księgowości ani żonglować arkuszami Excel.
System obsługuje wszystkie standardowe typy faktur projektowych: zaliczkowe (płatność przed rozpoczęciem prac), częściowe (rozliczenie za konkretny etap lub okres), końcowe (zamknięcie projektu) oraz korygujące (gdy zakres uległ zmianie). Wszystko odbywa się zgodnie z indywidualnymi ustaleniami z każdym klientem, ale w ustandaryzowany, przejrzysty sposób.
Jak widać, problem, który, niesie ogromne ryzyko, jest jednocześnie bardzo łatwy do rozwiązania. Nie wymaga zmiany modelu biznesowego, przebudowy procesów czy zatrudnienia dodatkowych osób. Wymaga jedynie wdrożenia narzędzi, które połączą realizację projektów z ich rozliczaniem w sposób automatyczny, przejrzysty i zgodny z rzeczywistym postępem prac.
Twoja firma potrzebuje rozwiązań, które pomogą lepiej zarządzać prowadzonymi projektami? Sprawdź rozwiązania Microsoft dla firm żyjących z projektów. Możesz też umówić się na niezobowiązującą konsultację - wystarczy, ze wypełnisz formularz poniżej.
