Stały rozwój IT sprawia, że na rynku dostępnych jest wiele różnych rozwiązań informatycznych. Zazwyczaj typ danego systemu określa się poprzez skrót od angielskojęzycznej definicji, co dodatkowo może utrudniać identyfikację jego przeznaczenia. ERP, SCM, WMS, MES, MRP, CRM, BI, DMS, RCP – to tylko przykłady, które mogą wprawić przysłowiowego Kowalskiego poszukującego właściwego rozwiązania dla swojej firmy, w niemały ból głowy. W naszym przypadku najczęściej spotykamy się z niewłaściwą interpretacją systemów ERP i CRM. Jakie jest zatem ich przeznaczenie oraz czym się różnią?
Z artykułu dowiesz się:
- co to jest system klasy ERP (Enterprise Resource Planning);
- jakie korzyści wynikają z wdrożenia ERP w firmie;
- do czego służy system CRM (Customer Relationships Management);
- jakie korzyści przynosi jego zastosowanie w organizacji.
Co to jest system klasy ERP (Enterprise Resource Planning)?
System ERP to oprogramowanie służące do zarządzania wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa w kontekście zachodzących w nim procesów biznesowych. Co ważne, wszystko zebrane jest w jednym systemie. Rozwiązanie umożliwia monitoring kluczowych obszarów firmy, takich jak finanse, sprzedaż, zakupy, magazyn, produkcja, serwis czy zarządzanie projektami. Pozwala to na lepsze planowanie, koordynację i kontrolę działań, a także poprawę efektywności i wydajności. Dodatkowo, rozwiązanie pozwala na identyfikację słabych ogniw i tzw. „wąskich gardeł”, które generują koszty. Dzięki temu, kadra zarządzająca posiada wiedzę na temat kondycji całego przedsiębiorstwa, co umożliwia podejmowanie właściwych decyzji biznesowych.
Z punktu widzenia technologii – narzędzie może być rozwiązaniem stricte chmurowym (wdrożenie w modelu SaaS – Software as a Service) lub być zaimplementowane w infrastrukturze informatycznej klienta (na serwerze lokalnym – On-premises). Nie ulega jednak wątpliwości, że trend jest skierowany ku chmurze. Jednym z kluczowych przedstawicieli tego typu systemów jest Dynamics 365 Business Central.
Chmurowa wersja rozwiązania firmy Microsoft pozwala partnerowi wdrożeniowemu na jego konfigurację i „produkcyjne” uruchomienie w przedsiębiorstwie klienta w przeciągu kilku dni. Oprócz tego, integruje się z dobrze każdemu znanymi aplikacjami i usługami, takimi jak Word, Excel, Outlook, Teams, OneDrive dla firm, SharePoint Online czy też Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agents).
Jakie korzyści wynikają z wdrożenia systemu ERP w firmie?
Zastosowanie ERP w firmie przynosi jej szereg benefitów. System pozwala na zarządzanie wieloma działami w organizacji, dlatego też inne korzyści wskażą osoby pracujące w księgowości, inne w dziale produkcyjnym, a jeszcze inne będą kluczowe dla pracowników serwisu. Nie zmienia to jednak faktu, że dla ogółu korzyści wynikające z zastosowania oprogramowania klasy ERP, takiego jak Dynamics 365 Business Central, są następujące:
- Zwiększenie efektywności operacyjnej – system ERP umożliwia integrację i automatyzację procesów, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne wykorzystanie zasobów.
- Poprawa jakości danych – narzędzie jest podatne na integrację z innymi systemami i aplikacjami, dzięki czemu możliwe jest łatwiejsze i dokładniejsze zbieranie, analizowanie i wykorzystywanie danych.
- Poprawa współpracy w firmie – ERP umożliwia łatwiejszą współpracę między różnymi działami i pracownikami, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji i poprawę komunikacji. W przypadku Business Central istotną zaletą w tym obszarze jest integracja z platformą Microsoft Teams.
- Wyższa jakość obsługi klienta – firmy mogą szybciej reagować na potrzeby klientów i zapewnić im lepszą obsługę. Współpraca Business Central z rozwiązaniem Dynamics 365 Sales pomaga w ustandaryzowaniu nawet złożonego procesu sprzedaży i obsługi posprzedażowej.
- Zwiększenie efektywności finansowej – oprogramowanie ERP pozwala na lepsze zarządzanie finansami firmy, dzięki czemu można zmniejszyć koszty identyfikując ich „generatory” i eliminując je. To zaś przekłada się na zwiększenie zysków.
- Poprawa kontroli i audytu – ERP umożliwia lepszą kontrolę procesów, a to przekłada się na sprawniejszą realizację cyklicznych audytów poszczególnych obszarów w firmie.
- Zwiększenie konkurencyjności firmy – dzięki lepszemu zarządzaniu procesami biznesowymi i zwiększeniu efektywności firma znajduje się w zdecydowanie lepszym położeniu niż konkurencja – w zasadzie „o krok” przed nią.
W skrócie – rozwiązanie ERP wpływa niemal na każdy aspekt działalności organizacji, zatem jego prawidłowe wdrożenie pomaga uporządkować wszystkie procesy w niej zachodzące. To przekłada się na wygenerowanie oszczędności i zwiększenie zysków.
Do czego służy system CRM (Customer Relationship Management)?
Oprogramowanie CRM (Customer Relationship Management) to system informatyczny, którego przeznaczeniem jest pomoc w zarządzaniu wszystkimi informacji o klientach i interakcjach z nimi. Można zatem powiedzieć, że jego celem jest poprawa kompleksowej obsługi klienta. System CRM jest zwykle używany głównie przez zespoły sprzedaży, marketingu i obsługi klienta. Jest to źródło wiedzy o klientach i narzędzie dla handlowców, w którym rejestrują oni swoją pracę, np. wykonane rozmowy telefoniczne, odbyte spotkania, wysłane oferty, notatki i spostrzeżenia. Wszystkie te informacje pomagają pozyskać nowych klientów, poprawić satysfakcję obecnych, zwiększyć ich lojalność oraz usprawnić proces sprzedaży i marketingu.
Przykładem rozwiązania typu CRM jest Dynamics 365 Sales. Jest to usługa chmurowa od Microsoft, która daje dostęp do informacji z dowolnego miejsca na świecie – jedynym wymogiem jest dostęp do Internetu. Tak jak w przypadku wspomnianego systemu ERP, brak konieczności zaawansowanej konfiguracji sprawia, że najczęściej wybieranym modelem wdrożenia CRM jest SaaS. Korzystanie z niego możliwe jest z poziomu przeglądarki internetowej. Ponadto, Dynamics 365 Sales bazuje na platformie Dataverse, co sprawia, że jest podatny na modyfikacje, integracje z innymi rozwiązaniami, np. Dynamics 365 Business Central czy też Microsoft 365, oraz rozszerzenia poprzez aplikacje Power Apps. Wszystko to sprawia, że oprócz standardowych funkcjonalności, takich jak zarządzanie kontaktami, kampaniami i szansami sprzedażowymi, prognozowanie i analiza sprzedaży, raporty i pulpity nawigacyjne, możemy m.in.
- mieć wgląd w zaksięgowane faktury, dotyczące konkretnych, przygotowanych przez handlowców, ofert, cenniki i dostępność produktów (informacje z systemu ERP)
- zrealizować proces sprzedaży – począwszy od mailowego kontaktu, sporządzenia i wysłania oferty, kończąc na wystawieniu i wysłaniu faktury z poziomu Outlooka.
Jakie korzyści przynosi zastosowanie oprogramowania CRM w firmie?
Właściwie wdrożone rozwiązanie typu Customer Relationship Management przynosi wiele korzyści, do których zaliczyć możemy:
- Zwiększenie zadowolenia klientów – system CRM umożliwia dokładniejsze poznanie problemów i oczekiwań klientów, co pozwala na lepsze dostosowanie oferty do ich potrzeb oraz zwiększenie zadowolenia z obsługi.
- Ułatwienie pracy i lepsze wyniki sprzedażowe – program CRM stanowi scentralizowaną bazę danych o klientach i przeprowadzonych z nimi interakcjach, co pomaga handlowcom w codziennych obowiązkach. Informacja dostępna "na wyciągnięcie ręki" pomaga w szybszym działaniu i domykaniu większej ilości szans sprzedażowych, co przekłada się na większą sprzedaż.
- Poprawę efektywności marketingu – oprogramowanie CRM pozwala lepiej poznać i usystematyzować wiedzę na temat grupy docelowej, a tym samym dostosować działania marketingowe do ich potrzeb i oczekiwań.
- Poprawę efektywności obsługi klienta – możliwość szybszej reakcji na sygnały klientów i lepszej koordynacji procesu obsługi klienta, a tym samym poprawy jego jakości.
- Dokładniejszą analizę danych – zbieranie i analizowanie przez system CRM danych dotyczących klientów i procesów biznesowych pozwala na lepsze zarządzanie nimi i podejmowanie bardziej trafnych decyzji. Do tego, CRM może stanowić źródło danych dla bardziej zaawansowanej analizy poprzez rozwiązania Power BI.
- Lepszą kontrolę i audyt – mając wszystkie informacje o klientach w CRM mamy lepszą kontrolę nad procesami związanymi ze sprzedażą, co ułatwia wykonywanie cyklicznych audytów.
- Zwiększenie konkurencyjności firmy – podobnie jak w przypadku systemu ERP, lepsze zarządzanie relacjami z klientami oraz zwiększenie efektywności operacyjnej sprawia, że firma trafia do rynkowej czołówki.
Podsumowując, odpowiednie korzystanie z systemu CRM w firmie przekłada się na poprawę zadowolenia klientów, zwiększenie sprzedaży i efektywności marketingu oraz obsługi klienta, lepszą analizę danych oraz dokładniejszą kontrolę procesów biznesowych.
Oprogramowanie ERP i CRM – słowem podsumowania
System ERP oraz rozwiązanie CRM mają zupełnie różne cele i funkcje. Z punktu widzenia zakresu działania, CRM skupia się na zarządzaniu relacjami z klientami, obsłudze sprzedaży i marketingu, podczas gdy ERP ukierunkowany jest na integrację i zarządzanie kluczowymi procesami biznesowymi. System CRM posiada funkcje związane z zarządzaniem kontaktami i prowadzeniem kampanii marketingowych. ERP to przede wszystkim opcje dotyczące finansów, zarządzania projektami, produkcją czy łańcuchem dostaw. System do zarządzania relacjami z klientem zbiera i przechowuje dane o klientach, ich zachowaniach, preferencjach zakupowych – stanowi świetne źródło informacji dla osób pracujących w dziale sprzedaży, które mogą jednocześnie prowadzić w nim ewidencję swoich działań (zadania, oferty, przeprowadzone rozmowy telefoniczne, spotkania). Z kolei, rozwiązanie klasy ERP skupia się na gromadzeniu danych dotyczących kluczowych procesów biznesowych w organizacji, które przenikają się między poszczególnymi obszarami działalności firmy (wspomniane sprzedaż, zakupy, magazynowanie, produkcja, serwis).
Mimo różnic, większość organizacji preferuje korzystanie z obu systemów jednocześnie. Ich integracja pozytywnie przekłada się na efektywność działania oraz tempo rozwoju. Rozwiązania Dynamics 365 – Business Central i Sales – są natywnie zintegrowane ze sobą, dzięki czemu nie ma konieczności przeprowadzania dodatkowych prac programistycznych w tym zakresie. Co więcej, dane i zmiany wprowadzone w jednym systemie, mogą być automatycznie synchronizowane do drugiego – mowa tu chociażby o kontaktach wprowadzanych przez handlowców w CRM, produktach i zaksięgowanych fakturach zaimportowanych do CRM z systemu ERP. Do tego, rozwiązania oparte są o technologię Dataverse, dzięki czemu możliwe jest tworzenie dedykowanych aplikacji oraz automatyzacji w Power Apps i Power Automate.
Przekonaj się, jak połączone i kompleksowo wdrożone przez Nav24 rozwiązania Microsoft mogą usprawnić procesy biznesowe w Twojej firmie – wystarczy, że wypełnisz formularz poniżej i umówisz się na bezpłatną konsultację z naszym doradcą!
