Dokładność i efektywność podczas księgowania dokumentów w systemie jest kluczowa w każdej firmie. Liczy się tu zarówno poprawność danych, jak i zachowanie określonych kroków ustalonych odgórnie w firmie.
Niezgodność domyślnych opcji księgowania
Wyobraźmy sobie, że podczas pracy z Zamówieniem sprzedaży w Business Central zawsze najpierw chcemy zaksięgować Wydanie, a dopiero po jakimś czasie Fakturę. System jednak usilnie sugeruje nam opcję Wydanie i Faktura jako domyślną opcję podczas księgowania. Chwila nieuwagi i przypadkowo zaksięgowaliśmy Fakturę.
Ten brak zgodności domyślnych opcji księgowania z procesami firmy często może prowadzić do takich właśnie błędów. Takie pomyłki nie tylko zakłócają przepływ pracy, ale również wymagają dodatkowych kroków, aby je naprawić.
Kluczowe jest tu zapobieganie błędom zanim do nich dojdzie. Gdy użytkownicy muszą szybko przetworzyć jakieś zamówienie, wzrasta ryzyko wybrania niezamierzonej opcji.
Jak mogę poradzić sobie z tym problemem?
Standard systemu Business Central pozwala na określenie czy użytkownik w ogóle może księgować Fakturę. Na stronie Konfiguracji użytkownika mamy pola z kilkoma opcjami do wyboru:
- Dozwolone – pozwalająca użytkownikowi na księgowanie Faktur, osobno lub razem z wydaniem.
- Zakazany - użytkownik może księgować tylko Wydanie.
- Obowiązkowy - użytkownik zawsze musi zaksięgować Fakturę razem z Wydaniem.
Jak widać standard pozwala na pewne dostosowanie procesu poprzez całkowite zablokowanie pewnych czynności podczas księgowania dla wybranych użytkowników.
Nie jest to jednak odpowiedź na opisany we wstępie problem. W pełni odpowiada na niego inne rozwiązanie - kontrola nad domyślnymi opcjami, które są wybierane podczas księgowania.
Dzięki nowej funkcjonalności użytkownicy mogą teraz dostosowywać domyślne opcje księgowania nie tylko dla siebie, ale także ustawiać ogólną domyślną opcję dla wszystkich użytkowników w organizacji, niezależnie od tego, czy chodzi o segment sprzedaży, serwisu, czy zakupów. Ta elastyczność pozwala zapewnić, że najbardziej odpowiednie opcje są automatycznie zaznaczane, co zmniejsza ryzyko błędów podczas wykonywania zadań pod presją czasu.
Poprzez ustawienie właściwej opcji domyślnej zmniejszasz ryzyko przypadkowych błędów, takich jak księgowanie zarówno Faktur, jak i Wydań/Przyjęć itp., gdy potrzebny był tylko jeden dokument.
Skup się na tym, co ważne!
Automatyzacja i personalizacja tych ustawień pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, mając pewność, że ryzyko błędów w kolejności procesu księgowania jest zminimalizowane. Ta funkcja zwiększa zarówno produktywność, jak i dokładność działań, pozwalając Twojej firmie funkcjonować sprawniej.
Gdzie znajdziesz tę funkcję?
Omawiana funkcjonalność jest dostępna w naszym nowym produkcie N24 Default Posting Options. Niezależnie od tego, czy korzystasz z segmentu sprzedaży, serwisu, czy zakupów, to narzędzie zapewnia, że księgowanie dokumentów odbywa się zgodnie z Twoimi potrzebami i ustaloną wewnątrzfirmowo kolejnością.
Nowe rozwiązanie jest w pełni darmowe i dostępne dla każdego bezpośrednio z platformy AppSource. Możesz je zainstalować samodzielnie, ale jeżeli potrzebujesz jakiejkolwiek pomocy przy jego instalacji, wypełnij formularz poniżej, aby skontaktować się z nami.
Default Posting Options znajdziesz na AppSource.
