Microsoft 365 Copilot to narzędzie, które może realnie odciążyć zespół z powtarzalnej pracy i przyspieszyć podejmowanie decyzji. Poniżej przedstawiamy konkretny scenariusz z praktyki biznesowej. Za przykład posłuży nam firma produkcyjna, która stoi przed wyborem przemysłowej drukarki 3D. Jak Copilot wspiera ten proces od pierwszego maila po finalną prezentację dla zarządu?
Od wyzwania biznesowego do finalnej decyzji – Copilot w roli wsparcia
Wyobraźmy sobie sytuację znaną wielu firmom produkcyjnym: zbyt długi czas oczekiwania na dostawę części zamiennych. W odpowiedzi na ten problem pojawia się pomysł zakupu przemysłowej drukarki 3D. Może ona służyć nie tylko potrzebom wewnętrznym, ale w przyszłości wzbogacić także ofertę dla klientów. Jak przejść przez cały proces – od pomysłu do decyzji zakupowej – efektywnie wykorzystując możliwości Copilota?
Proces decyzyjny z Copilotem
Szybkie rozeznanie i podsumowania w Outlooku
Proces rozpoczyna się od mailowej wymiany zdań. Osoba odpowiedzialna za projekt nie musi czytać dziesiątek wiadomości – wystarczy funkcja podsumowania wątku. Copilot w ciągu kilku sekund wyciąga najważniejsze informacje: istotę problemu, osoby zaangażowane, wstępne propozycje rozwiązań oraz producentów drukarek, których warto zapytać o ofertę.
Nie ma też potrzeby tworzenia odpowiedzi na każdą z wiadomości. Wystarczy krótki prompt i Copilot przygotuje gotową, profesjonalną odpowiedź na każdego maila. Przed wysłaniem można oczywiście poddać ją ewentualnej edycji.
Analiza ofert z Copilot Chat
Następny etap to research. Projekt Manager korzysta z Copilot Chat w przeglądarce i prosi o sprawdzenie trzech producentów, którzy przygotowali najciekawsze propozycje. Copilot w mgnieniu oka dostarcza informacje o ich pozycji na rynku polskim i zagranicznym, a także o dodatkowych usługach: serwisie, szkoleniach, wsparciu technicznym.
Brakujące informacje – np. szczegółowe cenniki – można uzyskać błyskawicznie. Wystarczy kolejny prompt: „Poszukaj informacji o cenach w różnych źródłach". Copilot przeprowadzi poszukiwania, zaprezentuje przedziały cenowe i przygotuje czytelne zestawienia tabelaryczne.
Tworzenie oficjalnych zapytań ofertowych
Asystent AI pomaga też stworzyć szablon zapytania ofertowego do dostawców. Nie trzeba wymyślać struktury ani dobierać właściwych sformułowań – narzędzie generuje zwięzłą, merytoryczną wiadomość uwzględniającą zarówno wymagania techniczne, jak i oczekiwaną formę odpowiedzi (np. ofertę w formacie PDF).
Porównanie ofert – OneDrive i tabele na wyciągnięcie ręki
Po otzrymaniu odpowiedzi od producentów, Copilot zintegrowany z OneDrive może porównać nawet pięć ofert jednocześnie – bez względu na to, czy są w PDF-ach, czy w dokumentach Word. Wynikiem tego porównania jest przejrzysta tabela porównawcza z najważniejszymi parametrami, gotowa do dalszej analizy lub wstawienia do raportu.
Notatki do spotkań i szukanie „zapytań dodatkowych"
W Wordzie można stworzyć dokument z notatkami przed spotkaniami z dostawcami. Copilot podpowiada, o jakie szczegóły warto zapytać podczas rozmów.
Przystępując do negocjacji warto przygotować kompletną checklistę tematów do poruszenia. Copilot wygeneruje taką listę, uwzględniając także mniej oczywiste aspekty, jak wydruk testowy, szczegóły SLA w ramach gwarancji czy zasady rezerwacji magazynowych.
Automatyczne podsumowania spotkań w Teams
Podczas spotkań online (przy włączonej transkrypcji i odpowiedniej licencji) Copilot oferuje automatyczne podsumowania. Wychwytuje kluczowe ustalenia, dzieli je na wątki tematyczne, umożliwia szybki powrót do konkretnych fragmentów rozmowy. Można także przeszukiwać transkrypcję za pomocą promptów w stylu: „Jakie padły uwagi dotyczące serwisu?".
Podjęcie decyzji – Copilot jako wsparcie eksperckie
Na końcu procesu przychodzi czas na ostateczną decyzję. Wszystkie zebrane dane – porównania, oferty, notatki, podsumowania ze spotkań – można przekazać Copilotowi z prośbą o rekomendację. Warto określić wytyczne: np. cena nie jest najważniejszym kryterium, ale liczy się elastyczność dostawcy i możliwości dalszego rozwoju współpracy.
Copilot dostarcza szczegółowej analizy „za i przeciw", a następnie wskazuje konkretną propozycję wraz z uzasadnieniem. Dodatkowo asystent może od razu przygotować prezentację dla zarządu – estetyczną, spójną, zgodną z firmową kolorystyką. Oczywiście prezentacja ta wymaga jeszcze dopracowania, ale stanowi doskonałą bazę wyjściową.
Podsumowanie – Copilot w praktyce
Przedstawiony scenariusz pokazuje, że Copilot to znacznie więcej niż generator tekstów. Asystent realnie wspiera pracę na każdym etapie obiegu informacji w organizacji. Pozwala oszczędzić czas, uprościć komunikację, sprawniej przetwarzać dane i podejmować lepsze decyzje. Szczególnie wtedy, gdy proces wymaga zaangażowania wielu osób, analizy licznych dokumentów i bieżącego wyciągania wniosków.
Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce?
Zobacz, jak Copilot działa krok po kroku na ekranie – zapraszamy do obejrzenia nagrania webinaru "Copilot w praktyce. Co potrafi asystent AI od Microsoftu"!
