Wiele firm na rynku działa w sposób projektowy. Nie zawsze jednak specyfika ich działalności wymaga zaawansowanych narzędzi IT. W takim przypadku idealne może okazać się proste rozwiązanie, które oparte jest o sprawdzoną technologię i umożliwia wprowadzenie drobnych zmian. Właśnie dla takich przedsiębiorstw powstała aplikacja NAV24 Zarządzanie Projektami.
Idea aplikacji NAV24 Zarządzanie projektami
NAV24 Zarządzanie projektami to dedykowana aplikacja stworzona w Power Apps, która działa i współpracuje z pozostałymi usługami ekosystemu Microsoft 365. Jest to odpowiedź dla firm, które już posiadają plan Microsoft 365 zawierający usługi w chmurze, ale narzędzie Planner jest dla nich niewystarczające do obsługi realizowanych projektów. Rozwiązanie pozwala na tworzenie projektów, określanie zadań i budżetu w jego ramach oraz ich przydzielanie pracownikom. Pracownicy widzą tylko swoje zadania – wraz z terminem realizacji, statusem oraz budżetem – na które mają możliwość rejestracji czasu pracy. Na jego podstawie Project Manager jest w stanie zweryfikować koszty poniesione na dane zadanie oraz cały projekt, jak również udzielić pracownikowi premii, jeśli ten zrealizował zadanie przed czasem. Wszystkie informacje są przechowywane w formie list SharePoint, do których możliwe jest zdefiniowanie konkretnych uprawnień.
Cele i korzyści rozwiązania
- ewidencja realizowanych projektów dla klientów,
- stały monitoring postępu prac,
- możliwość weryfikacji rentowności danego projektu / zadania, jak również efektywności pracownika poprzez jego zarejestrowany czas na konkretne zadanie,
- możliwość wypłacania premii w zależności od wykorzystanego budżetu na dane zadanie,
- integracja z pozostałymi usługami chmurowymi Microsoft 365,
- zapisywanie klientów i kontaktów do ponownego zastosowania przy tworzeniu nowych projektów.
Use case – scenariusz z życia
Zobaczmy, jak wygląda „scenariusz z życia” firmy korzystającej z aplikacji NAV24 Zarządzanie projektami:
- Pan Jan Kowalski – CEO w firmie Kowalski Sp. z o.o. – nawiązał współpracę z nowym klientem.
- Pan Jan uruchamia aplikację i tworzy nowy projekt, uzupełniając standardowe informacje, takie jak nazwa projektu, dane klienta oraz dane osoby kontaktowej klienta. Wprowadzone dane są zapisywane, aby w momencie realizacji innego projektu dla tego samego klienta można było go wybrać z listy.
- W kolejnym kroku pan Jan wybiera zadania z dostępnych (funkcjonalność szablonów zadań), jak również ma możliwość zdefiniowania niestandardowych. Od razu przydziela je do konkretnych pracowników, definiując jednocześnie terminy realizacji oraz budżety godzinowe.
- Po wszystkim – widzi podsumowanie projektu i zmienia statusy dla tych zadań, które muszą się rozpocząć i przechodzi do monitoringu postępu działań.
- W momencie przydzielenia zadań pan Michał – pracownik w Kowalski Sp. z o.o. – otrzymuje powiadomienie mailowe o nowym zadaniu wraz z jego szczegółami.
- Następnie, p. Michał przechodzi do aplikacji, gdzie widzi swoje wszystkie zadania. Wybiera konkretne, aby poznać szczegóły, a po realizacji rejestruje, ile godzin na nie przeznaczył.
- Pan Michał nie zdążył zrealizować zadania w jeden dzień, więc wchodzi w jego szczegóły następnego dnia, widzi, ile do tej pory czasu zarejestrował, realizuje zadanie i rejestruje czas ponownie. Jeśli przekroczy budżet otrzyma informację w postaci czerwonego znacznika. Gdy zrealizuje zadanie – przechodzi do następnego.
Zainteresowała Cię aplikacja i masz dodatkowe pytania? Chcesz ją nieco zmodyfikować pod wymagania swojej firmy? Chcesz dowiedzieć się więcej na temat licencjonowania? A może masz własny pomysł na wykorzystanie Power Apps w swojej firmie? Skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy i umów się na bezpłatną konsultację.
