Co to jest system ERP?
Prawdopodobnie każda osoba prowadząca biznes ma świadomość istnienia, bądź słyszała kiedyś o „systemie ERP”. Blisko 90% nie zdaje sobie jednak sprawy jak ważną rolę może odegrać w prowadzeniu firmy. ERP (czyli Enterprise Resource Planning) to narzędzie, przy pomocy którego możliwe jest zarządzanie wieloma różnymi aspektami działalności, od finansów i księgowości po zarządzanie zapasami i produkcją. Być może zastanawiasz się, dlaczego to ma dla ciebie jakiekolwiek znaczenie i dlaczego powinieneś dowiedzieć się więcej na ten temat, jeżeli sposób, w jaki obecnie zarządzasz firmą, wydaje się dobry i właściwy? W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwa mają coraz bardziej globalny charakter, a technologia pozwala im na więcej. Dzięki informatycznym systemom planowania firmy są w stanie utrzymać się na mocno konkurencyjnym rynku, a w niektórych przypadkach – wieść prym w swojej branży. Po ustaleniu jakie znaczenie ma system ERP, przyjrzyjmy się niektórym konkretnym korzyściom, które może przynieść dla biznesu.
Do czego służy system ERP?
Zarządzanie w nowoczesnym przedsiębiorstwie wymaga dostępu do aktualnych i dokładnych danych. Dzięki zintegrowanemu systemowi informatycznemu wszystkie najważniejsze informacje są w jednym ekosystemie. System ERP powinien także pozwalać na szybką analizę danych, dzięki której można podejmować trafne decyzje biznesowe i budować przewagę konkurencyjną. Co najbardziej istotne powinien odpowiadać na realne potrzeby przedsiębiorstwa oraz wyzwania rynku. W zależności od producenta oraz poziomu złożoności wdrożenia szczegółowe funkcje poszczególnych systemów mogą się pomiędzy sobą różnić. Można jednak wymienić funkcje, które są wspólne dla najbardziej popularnych rozwiązań.
Poniżej znajduje się zestawienie najbardziej popularnych modułów systemu ERP:
- Finanse i księgowość.
- Sprzedaż i CRM.
- Zarządzanie produkcją.
- Zarządzanie projektami.
- Zarządzanie łańcuchem dostaw.
- Raportowanie i analityka biznesowa.
- Automatyzacja procesów.
- Magazyn.
Zalety korzystania z systemu ERP
Jedną z kluczowych zalet systemu ERP są wbudowane funkcje zabezpieczeń danych, które pozwalają zarządzać dostępem, przetwarzaniem i przechowywaniem danych. W obecnych czasach dane stają się bardziej dostępne i są w łatwy sposób udostępniane. W związku z tym, zarządzanie bezpieczeństwem danych może być niewiarygodnie potężnym narzędziem. Dodatkowo, system ERP, taki jak Microsoft Dynamics NAV, umożliwia zarządzanie uprawnieniami. Możliwe jest wskazanie użytkowników, którzy będą mieć dostęp, prawo do edycji oraz udostępniania konkretnych informacji. Ponadto, wbudowane zapory oraz możliwość tworzenia kopii zapasowych zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo danych.
Kolejną korzyścią oferowaną przez system klasy ERP jest dostępność danych. Poprzez umożliwienie wielu pracownikom wprowadzania i modyfikowania danych (w razie potrzeby), system je następnie kompiluje, aby konkretni, autoryzowani użytkownicy, mieli do nich dostęp, gdziekolwiek i kiedykolwiek będą ich potrzebować. Jest to kluczowe dla firmy, ponieważ pozwala na gromadzenie i przechowywanie szczegółowych informacji o klientach i dostawcach. Posiadanie tego rodzaju danych w jednym scentralizowanym miejscu oznacza, że możemy uzyskać łatwy dostęp do informacji o zamówieniach, danych kontaktowych i zapasach za pomocą kilku kliknięć myszki. Wpływa to m.in. na szybszą i efektywniejszą pracę, czy też lepszą obsługą klienta.
Usprawnienie i integracja wielu procesów to następna z mocnych stron systemu ERP. Tego typu rozwiązanie ułatwia porównywanie informacji oraz ich analizę, co pozwala na podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych. Zapewnia to również spójność w różnych obszarach funkcjonalnych firmy, co często poprawia efektywność, ograniczając błędy i zamieszanie we wszystkich działach. Uproszczone procesy są szczególnie przydatne dla rozwijających się firm, ponieważ automatyzują wiele funkcji biznesowych, co może prowadzić do zwiększenia oszczędności i wydajności. Co więcej, korzystając np. z Microsoft Dynamics NAV warto zainteresować się możliwością integracji tego rozwiązania z aplikacjami Office 365 – Outlook`iem, Word`em czy Excel`em. Oprogramowanie ERP umożliwia również analizowanie danych firmy w czasie rzeczywistym i szybkie reagowanie na wszelkie zmiany lub problemy.
Ile kosztuje wdrożenie oprogramowania ERP?
Koszt wdrożenia systemu ERP zależy od bardzo wielu różnych czynników. Jednym z podstawowych jest producent i wersja oprogramowania. Pomimo z reguły wyższej ceny, warto postawić na sprawdzonego producenta oprogramowania, który będzie gwarantem jego jakości, wparcia technicznego oraz dalszego rozwoju. Szczególnie jest to istotne, jeśli mamy zamiar rozwijać naszą działalność i potrzebujemy skalowalnego rozwiązania. Nie warto tutaj pozornie oszczędzać, ponieważ paradoksalnie, jeśli zdecydujemy się na tańsze rozwiązanie, to może okazać się, że jeśli będziemy chcieli go w przyszłości rozbudować, to może być to trudniejsze w realizacji i znacznie kosztowniejsze lub wręcz niemożliwe. Zanim jednak przejdziemy do wdrożenia – warto wykonać analizę przedwdrożeniową. Taka analiza pozwala na poznanie dokładnych potrzeb w zakresie procesów do odwzorowania w systemie oraz na precyzyjną wycenę wdrożenia, dzięki czemu unikniemy później dodatkowych kosztów. Kolejną istotną kwestią jest wybrany model wdrożenia (on-premises, chmura, hybryda). Cena właściwego wdrożenia jest uzależniona przede wszystkim od zakresu prac oraz ich stopnia złożoności. Zobacz także ile kosztuje wdrożenie systemu ERP.
