Firmy na całym świecie każdego dnia przetwarzają ogromne ilości dokumentów – faktury, umowy, zamówienia, wnioski czy raporty. Tradycyjne, papierowe metody zarządzania obiegiem dokumentów są nie tylko czasochłonne, ale także podatne na błędy i utrudniają sprawne funkcjonowanie organizacji. Na szczęście z pomocą przychodzi cyfryzacja. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemów informatycznych usprawniających przepływ dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia lepszy przepływ informacji, zwiększa kontrolę nad dokumentacją i pozwala znacząco zaoszczędzić czas oraz zasoby.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia cyfrowe zarządzanie dokumentami w firmie. Pozwala na szybki i bezpieczny obieg umów, faktur czy wniosków urlopowych w wersji elektronicznej. Tworzenie, przesyłanie, przechowywanie oraz archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej eliminuje konieczność stosowania tradycyjnych, papierowych archiwów. Wszystkie cyfrowe dokumenty przechowywane są w chmurze, nie ma więc potrzeby drukowania ich i upychania w kolejnych segregatorach. Wszystko to pozwala firmom korzystającym z systemów elektronicznego obiegu dokumentów w prosty sposób organizować swoje procesy biznesowe, automatyzować powtarzalne czynności i minimalizować ryzyko błędów.
Podstawą działania systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest centralna platforma, która daje użytkownikom łatwy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, zapewnia bezpieczeństwo danych i zgodność z regulacjami prawnymi. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów mogą być zintegrowane z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak system ERP czy CRM, co pozwala na jeszcze sprawniejsze zarządzanie procesami.
Narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań umożliwiających wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Każda firma może wybrać system dopasowany do swoich potrzeb i skali działalności. Wśród popularnych narzędzi zintegrowanych z systemem Dynamics 365 Business Central warto zwrócić uwagę na dwa rozwiązania: Continia Document Capture oraz Saldeo Smart. Oferują one kompleksowe wsparcie w zakresie digitalizacji, przetwarzania i archiwizacji dokumentów.
Continia Document Capture
Continia Document Capture to jedno z najczęściej wybieranych rozszerzeń dla użytkowników systemu ERP Dynamics 365 Business Central, pozwalające na pełną automatyzację procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie. Narzędzie wykorzystuje technologię OCR (Optical Character Recognition), która umożliwia skanowanie, rozpoznawanie i digitalizację treści faktur oraz innych dokumentów przychodzących. Dzięki Continia Document Capture możliwe jest automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich procesów księgowych, eliminacja błędów ludzkich oraz szybki dostęp do archiwalnych danych. Więcej informacji można znaleźć na stronie Continia Document Capture.
Saldeo Smart
Saldeo Smart to kolejne popularne rozwiązanie wspierające cyfryzację dokumentów w firmach korzystających z Dynamics 365 Business Central. System umożliwia nie tylko automatyczne rozpoznawanie i wprowadzanie danych z dokumentów do systemu ERP, ale także ich klasyfikację, archiwizację oraz elektroniczny obieg w ramach organizacji. Dzięki zastosowaniu inteligentnych algorytmów Saldeo Smart pozwala znacząco przyspieszyć procesy księgowe oraz zyskać pełną kontrolę nad dokumentacją.
Saldeo Smart jest szczególnie cenione za intuicyjny interfejs oraz szerokie możliwości integracji z różnymi systemami biznesowymi. Firmy, które wdrożyły to rozwiązanie, zauważają m.in. redukcję kosztów administracyjnych oraz większą przejrzystość w zarządzaniu dokumentacją. Szczegółowe informacje na temat Saldeo Smart można znaleźć na stronie Saldeo Smart – rozwiązanie dla Business Central.
Elektroniczny vs. tradycyjny obieg dokumentów
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z wieloma korzyściami w porównaniu do tradycyjnych, papierowych metod zarządzania dokumentacją. Przede wszystkim elektroniczny obieg dokumentów zapewnia większe bezpieczeństwo danych – minimalizuje ryzyko zniszczenia czy zagubienia. Systemy elektroniczne umożliwiają także nadawanie odpowiednich uprawnień użytkownikom końcowym, dzięki czemu każda osoba ma dostęp jedynie do tych dokumentów, które są jej potrzebne do pracy.
Dodatkowym atutem jest wygoda i szybkość dostępu do cyfrowej dokumentacji. Pliki można przeglądać i edytować w czasie rzeczywistym, z każdego miejsca, także na urządzeniach mobilnych. Automatyzacja procesów, takich jak akceptacja dokumentów czy przypisywanie ich do osób odpowiedzialnych, eliminuje konieczność manualnego przetwarzania, co przekłada się na znaczną oszczędność czasu. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwala uwolnić potencjał pracowników, którzy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, zamiast tracić czas na żmudne procesy administracyjne.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to krok w stronę większej efektywności i bezpieczeństwa operacyjnego. Przede wszystkim pozwala ono na automatyzację procesów, eliminację papierowej dokumentacji oraz zwiększenie kontroli nad przepływem informacji. Firmy korzystające z takich rozwiązań oszczędzają czas, redukują koszty administracyjne oraz minimalizują ryzyko błędów wynikających z manualnego przetwarzania dokumentów.
Dzięki nowoczesnym systemom elektronicznego obiegu dokumentów, takim jak Continia Document Capture i Saldeo Smart, przedsiębiorstwa mogą zoptymalizować swoje procesy biznesowe, poprawić komunikację wewnętrzną i zapewnić zgodność z przepisami. W dobie cyfryzacji elektroniczny obieg dokumentów staje się standardem, który nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale także wpływa na konkurencyjność i rozwój organizacji.
