Wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resource Planning) to kluczowy krok w rozwoju przedsiębiorstwa, mający na celu integrację i usprawnienie procesów biznesowych. Wiele firm obawia się jednak skomplikowania projektu wdrożeniowego i wiążących się z nim wysokich kosztów oraz długości wdrożenia. W niniejszym artykule poszukamy odpowiedzi na pytanie "ile trwa wdrożenie ERP" i pokażemy, jakie praktyki warto rozważyć, by skrócić ten czas.
Czas wdrożenia ERP a stopień skomplikowania projektu
Czas potrzebny na wdrożenie systemu ERP zależy od wielu czynników, w tym od złożoności procesów biznesowych, wielkości przedsiębiorstwa oraz zakresu funkcjonalności, które mają zostać zaimplementowane. Proste projekty wdrożeniowe, które nie wymagają modyfikacji systemu, można zrealizować nawet w ciągu pięciu tygodni. Z kolei bardziej rozbudowane wdrożenia ERP, obejmujące szeroki zakres funkcji i dostosowań, mogą trwać od kilku miesięcy do nawet kilkunastu miesięcy.
Minimalna funkcjonalność jako strategia wdrożeniowa
Aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia oraz skrócić czas i koszty wdrożenia, zaleca się rozpoczęcie od implementacji minimalnej funkcjonalności systemu, czyli tzw. Minimum Viable Product (MVP). Takie podejście pozwala na szybkie uruchomienie kluczowych modułów, które są niezbędne do codziennej działalności firmy. Dodatkowe funkcje i modyfikacje wprowadzane są natomiast w kolejnych etapach. Dzięki temu przedsiębiorstwo może szybciej zacząć korzystać z zalet systemu ERP, redukując przy tym ryzyko związane z nadmierną złożonością projektu. Jednocześnie, dzięki swojej elastyczności, system można dostosować do potrzeb danej firmy, dodając stopniowo kolejne elementy.
Unikanie nadmiernej złożoności – klucz do sukcesu wdrożenia ERP
Złożoność jest jednym z głównych wrogów udanych wdrożeń ERP. Nadmierne dostosowywanie systemu do specyficznych potrzeb firmy może prowadzić do wydłużenia czasu wdrożenia, zwiększenia kosztów oraz komplikacji w przyszłej eksploatacji systemu. Dlatego warto dążyć do uproszczenia procesów i korzystać z standardowych funkcjonalności oferowanych przez system ERP, wprowadzając modyfikacje tylko tam, gdzie jest to absolutnie konieczne. Często okazuje się bowiem, że funkcjonalności, które przed wdrożeniem ERP wydawały się niezbędne, wcale takie nie są. Jedna z zasad przy projektach wdrożeniowych mówi bowiem, że łatwiej dostosować firmę do systemu ERP niż system do firmy.
Jak powinien wyglądać proces wdrożenia systemu ERP?
Czy istnieje zatem modelowy proces wdrożenia systemu ERP? Każdy projekt wdrożeniowy jest inny. Różne są wszak firmy, ich potrzeby i wypracowane procesy. Standardowe etapy wdrożenia ERP powinny jednak wyglądać tak:
- Diagnoza potrzeb: w pierwszym kroku określone zostają potrzeby biznesowe i oczekiwania klienta. Na tym etapie partner wdrożeniowy analizuje cele biznesowe firmy oraz identyfikuje obszary wymagające usprawnienia. Efektem jest przygotowanie indywidualnej oferty oraz wstępnego kosztorysu.
- Analiza przedwdrożeniowa: Następnie przeprowadza się szczegółową analizę procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Celem analizy przedwdrożeniowej jest określenie wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych wdrażanego systemu ERP oraz opracowanie szczegółowego zakresu wdrożenia wraz z harmonogramem.
- Projektowanie: Na podstawie zebranych informacji tworzy się projekt rozwiązania, który określa sposób wdrożenia systemu ERP w firmie. Obejmuje to konfigurację systemu, ewentualne modyfikacje oraz plan integracji z innymi narzędziami.
- Budowa i testowanie: W tym etapie następuje właściwe wdrożenie systemu ERP zgodnie z wcześniej opracowanym projektem. Przeprowadza się konfigurację oprogramowania i programowanie niezbędnych rozszerzeń. Elementem tego etapu wdrożenia systemu ERP jest także uporządkowanie baz danych oraz ich migracja. Po zakończeniu prac technicznych system jest testowany, aby upewnić się, że spełnia wszystkie wymagania określone na etapie analizy przedwdrożeniowej.
- Wdrożenie systemu ERP: Po pomyślnym zakończeniu testów system ERP zostaje uruchomiony w środowisku produkcyjnym. Następnie prowadzone jest szkolenie użytkowników w zakresie obsługi nowego oprogramowania, a system zaczyna wspierać codzienne operacje firmy.
- Wsparcie powdrożeniowe: Po uruchomieniu systemu kluczowe jest zapewnienie wsparcia dla użytkowników końcowych. Obejmuje to utrzymanie systemu poprzez pomoc techniczną i rozwiązywanie ewentualnych problemów. Wsparcie obejmuje także rozwój systemu ERP i dostosowywanie go do przyszłych potrzeb firmy.
Jak już wspomnieliśmy powyżej, projekty mogą się różnić, a tym samym proces wdrożenia może wyglądać nieco inaczej. Opisane powyżej etapy wdrożenia systemu ERP są jednak podstawą dla wszystkich projektów wdrożeniowych. Przejście przez wszystkie kroki jest gwarantem prawidłowo przeprowadzonego procesu wdrożenia. Tak wdrożony system będzie odpowiedzią na większość potrzeb przedsiębiorstwa.
Podsumowując, czas wdrożenia systemu ERP jest ściśle związany z stopniem skomplikowania projektu. Przyjęcie strategii wdrażania minimalnej funkcjonalności, a następnie stopniowe wprowadzanie modyfikacji, pozwala na efektywne zarządzanie procesem wdrożeniowym, minimalizację ryzyka oraz optymalizację kosztów.
