Aplikacje, które ułatwiają nam życie oraz usprawniają procesy w firmach są obecnie na porządku dziennym. Nie ulega wątpliwości, że do tego stanu rzeczy przyczyniły się tzw. środowiska no-code i low-code. Są to narzędzia, które umożliwiają osobie nie będącej programistą stworzenie rozwiązania dopasowanego do konkretnych potrzeb i wymagań. Dysponują one gotowymi szablonami aplikacji, umożliwiają integrację z rozwiązaniami firm trzecich, a ich kanwa robocza pozwala na zbudowanie aplikacji poprzez popularny „drag & drop”. Wygląda to zatem jak budowanie zestawu z klocków LEGO. Taką usługę znajdziemy również wśród rozwiązań Microsoft, a jest nią Power Apps. W ósmej odsłonie „Kącika licencyjnego” rozprawiamy o tym, który plan wybrać oraz… czy Twoja firma przypadkiem już go nie ma.
Power Apps – dwa słowa na temat rozwiązania
Kiedy Microsoft zdecydował się wypuścić na rynek Power Apps, bardzo często spotykaliśmy się z jego definicją mówiącą, że jest to „aplikacja do robienia aplikacji”. Być może brzmi to nieco przewrotnie, niemniej gdyby się chwilę zastanowić, jest w tym sporo racji. Po wejściu do usługi mamy kilka możliwości rozpoczęcia w niej pracy. Korzystając jednak z klasycznej opcji, czyli „blank”, wybieramy układ aplikacji – tablet lub smartfon – po czym ukazuje się nam obszar roboczy. Jest to miejsce, w które przeciągamy wszelkiego rodzaju komponenty i układamy je w logiczną całość – tak jak przywołane wcześniej klocki LEGO. Dodatkowo, Power Apps wchodzi w skład rodziny Power Platform, do której należą również inne usługi: Power Automate, Power Pages czy Power BI. To sprawia, że nasza aplikacja może:
- zawierać interaktywne raporty przygotowane przy pomocy Power BI;
- być połączona lub też mieć możliwość wywoływania z jej poziomu przepływu pracy stworzonego w Power Automate;
- być zintegrowana i wyświetlać dane z Dynamics 365 Business Central – wszak to jeden, wspólny ekosystem Microsoft.
Masz Dynamics 365 lub Microsoft 365? Masz Power Apps!
Cofnijmy się nieco do czasów, gdy Power Apps dopiero raczkował. Niewiele firm posiadających licencje Microsoft 365 zdawało sobie sprawę z tego, że Power Apps jest w niej zawarty. Ba – już najtańszy plan biznesowy, czyli Microsoft 365 Business Basic, go posiadał (i nadal posiada). Mieli więc coś, o czym nie wiedzieli, nie mówiąc już o korzystaniu z tego. Na szczęście, świadomość wzrosła, a obecność Power Apps w planach Microsoft 365 oraz Office 365, które posiadają usługi chmurowe (a więc wszystkie z wyjątkiem planów Microsoft 365 Apps for business oraz Apps for enterprise) nadal obowiązuje. W związku z tym, jeśli mamy, np. Microsoft 365 Business Standard lub Premium to mamy i Power Apps. Możemy więc zarówno tworzyć aplikacje, jak i z nich korzystać.
Tak samo jest w przypadku Dynamics 365 . W kilku produktach brakuje Power Apps, niemniej znajdziemy go w rozwiązaniach ERP i CRM, czyli np. Dynamics 365 Sales Enterprise.
Gdzie zatem jest przysłowiowy haczyk? W funkcjonalności. W przypadku Microsoft 365 sprawa jest dość prosta – możemy tworzyć aplikacje wyłącznie wykorzystujące łączniki standardowe, a bazą może być Excel, Lists czy SharePoint Online. Z kolei w przypadku Dynamics 365 ograniczeniem jest to, że aplikacja może zostać wyłącznie utworzona w ramach tego samego środowiska, co posiadana licencja Dynamics 365.
W związku z tym:
- jeśli tworzymy aplikację, która będzie działać w obrębie ekosystemu Microsoft 365, a więc bazą będzie lista SharePoint, a za powiadomienia i wiadomości mailowe będzie odpowiadał Outlook to wystarczy nam Power Apps zaszyty w ramach licencji Microsoft 365. Przykładem aplikacji, do której nie musimy kupować licencji Power Apps osobno jest N24 Non-conforming delivery registration App;
- jeśli budujemy rozwiązanie, które rozszerzy możliwości oferowane np. w posiadanym Dynamics 365 Sales, to z dużą dozą prawdopodobieństwa nie trzeba będzie nabywać dodatkowej licencji na Power Apps.
Dostępne plany standalone
Oczywiście Power Apps możemy kupić osobno, licencjonując tym samym zarówno twórców aplikacji, jak i jej użytkowników. Dość często pojawia się potrzeba połączenia z rozwiązaniem firmy trzeciej. Niektóre aplikacje wymagają też, aby ich fundamentem była baza danych Dataverse, a nie SharePoint. Wówczas do wyboru mamy plan Power Apps Premium, który będzie w stanie sprostać wszystkim wymaganiom. Niemniej, jeżeli użytkowników aplikacji ma być wielu to może pojawić się problem natury ekonomicznej, bowiem nie jest to najtańsza opcja. Warto wtedy rozważyć mix licencji – Power Apps Premium nabyć dla twórców rozwiązania, a dla użytkowników wykupić licencję Power Apps per app. Dzięki temu, koszt zostanie obniżony 4-krotnie. W przypadku Power Apps per app należy jednak pamiętać o dwóch niuansach:
- ma ograniczenie do 1 aplikacji w danym środowisku. Oznacza to, że jeśli wdrożymy kolejną aplikację, to będziemy do niej potrzebować kolejnych licencji Power Apps per app. W związku z tym, przy około 4 aplikacjach warto zastanowić się nad Power Apps Premium dla każdego,
- Power Apps per app – mimo, że jest rozumiana jako „per user” – nie jest przypisywana stricte do konta użytkownika, lecz do danego środowiska (jako tzw. app pass; więcej na ten temat w dokumentacji producenta).
A może rozliczenie za zużycie?
Jest jeszcze jedna opcja, z której można skorzystać. W przytoczonym wcześniej przykładzie wspomnialiśmy, że jeśli mamy wielu użytkowników i mają oni mieć dostęp do kilku aplikacji, to do każdej będzie potrzebna licencja Power Apps per app plan. Ale może być przecież tak, że dany użytkownik będzie korzystał z aplikacji A tylko 3 razy w miesiącu, z aplikacji B 5 razy, a z aplikacji C bardzo sporadycznie. W takim scenariuszu warto zainteresować się rozliczeniem pay-as-you-go, czyli za realne zużycie. Power Apps per app meter – bo o nim mowa – działa w zasadzie tak samo jak Power Apps per app plan (app pass), z tą różnicą, że rozliczany jest w ramach subskrypcji Azure. Dzięki temu jesteśmy w stanie płacić za realną utylizację danej aplikacji w posiadanym środowisku. Przykładowo, jeśli mamy środowisko z trzema aplikacjami i w pierwszym miesiącu z aplikacji A skorzystają dwie osoby, z aplikacji B trzy, a z C – cztery i będą to różni użytkownicy – to łącznie zapłacimy $10 (cena za 1x Power Apps per app meter) x 9 użytkowników, co daje $90 za miesiąc. Niemniej – jeśli w drugim miesiącu przypadną wakacje i nikt nie będzie korzystał z aplikacji to rachunek wyniesie $0.
Jaką licencję wybrać? To zależy od aplikacji
Na pierwszy rzut oka licencjonowanie Power Apps może wydawać się trudne. Wystarczy jednak znać opisane wyżej podstawy oraz założenia aplikacji, którą chce się zbudować. Wówczas wybór właściwego modelu licencjonowania – za zużycie lub na użytkownika – oraz konkretny plan stają się oczywiste. Ba – może się nawet okazać, że posiadane plany Microsoft 365 zawierające licencję Power Apps w zupełności wystarczą, aby zdigitalizować i usprawnić konkretny proces biznesowy zachodzący w firmie. Niemniej, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub chciałbyś zweryfikować, czy istnieje możliwość optymalizacji kosztów związanych z licencjami pod Twój scenariusz Power Apps to skontaktuj się z nami.
Jeśli zastanawiasz się nad zakupem lub odnowieniem licencji Power Apps, wdrożeniem konkretnej aplikacji i jej zintegrowaniem z Dynamics 365 Business Central lub po prostu nie wiesz, który plan będzie najlepszy dla Twojej firmy – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który udzieli niezbędnych informacji.
