„Pakiet Office”, „pakiet biurowy” – to najczęstsze sformułowania, po usłyszeniu których wiadomo, że chodzi o Worda, Excela, PowerPointa oraz Outlooka. Już jakiś czas temu do grona tych słów-wytrychów dołączyły „subskrypcja”, „Office 365” oraz „Microsoft 365”. Firmy zyskały natomiast wybór między zakupem licencji wieczystych lub opcją abonamentową. W ramach tej drugiej opcji oprócz standardowych przedstawicieli pakietu otrzymujemy wspólną przestrzeń w chmurze, Microsoft Teams, Power Automate, Microsoft Planner i wiele innych usług. Te zaś, w ramach opłaty subskrypcyjnej, są stale aktualizowane przez producenta. Oczywiście to, jakie rozwiązania będą dostępne, zależy od wybranego planu licencyjnego. Jakie są dostępne opcje oraz na co warto zwrócić uwagę przy wyborze? O tym wszystkim w szóstym wpisie naszego cyklu o nazwie „Kącik Licencyjny”.
Microsoft 365, czyli pakiet Office „po nowemu”
Kiedy ktoś, w kontekście IT, wypowiada słowo „Office”, wszyscy wiedzą, że chodzi o zestaw narzędzi przeznaczonych do pracy biurowej. Edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, poczta e-mail to nieodłączne elementy popularnego pakietu. Kilka lat temu Microsoft zdecydował się na stworzenie rozwiązania, dla którego pakiet Office będzie stanowił fundament. Z resztą od Office wzięła się jego początkowa nazwa, bowiem mowa o Office 365, a obecnie Microsoft 365. Dość często jest on definiowany jako „Office w subskrypcji”, co nie do końca jest prawdą. Owszem, zdecydowana większość dostępnych planów w ramach Microsoft 365 jest wyposażona w na bieżąco aktualizowany pakiet Office, natomiast dochodzą do niego usługi w chmurze: SharePoint, OneDrive, Exchange Online, Kalendarz, Teams, Forms, Planner, Stream, To-Do i wiele innych. Te zaś pozwalają na przemodelowanie sposobu pracy zespołowej, jaki znaliśmy do tej pory. A że są stale poprawiane i rozwijane – stąd opłata abonamentowa, która może być uiszczana:
- jednorazowo za cały rok z góry (zobowiązanie roczne, tzw. prepaid);
- miesięcznie w ramach rocznego zobowiązania;
- miesięcznie w ramach miesięcznego zobowiązania (najbardziej elastyczna, ale i najdroższa w skali roku).
Co więcej, Microsoft 365 dostępny jest zarówno dla klientów komercyjnych (firmy), jak i szkół (wersje edukacyjne) oraz organizacji non-profit. W naszym przypadku – skupiamy się na omówieniu planów dla firm.
Dostępne plany i fakty licencyjne
W przypadku Microsoft 365 zasady licencjonowania są stosunkowo proste. Fundamentalna zasada to licencjonowanie na użytkownika. W związku z tym, jeśli w naszej firmie pracuje 20 osób i każda z nich ma mieć adres mailowy oraz najaktualniejszą wersję pakietu Office, to należy wyposażyć się w 20 licencji Microsoft 365 Business Standard lub Business Premium. Zasada druga – limit 300 sztuk. Plany Business są dedykowane organizacjom należących do grona małych i średnich przedsiębiorstw. Zatem – jeżeli potrzebujemy licencji dla 301 użytkowników to możemy użyć 300x Microsoft 365 Business Basic, ale ta 1 licencja musi już być inna (najlepiej jakby była z segmentu planów Enterprise). Co więcej, posiadając plan uprawniający do instalacji pakietu Office (Apps for Business, Business Standard, Business Premium) wspomnianą możemy wykonać na 15 urządzeniach w ramach danego konta użytkownika. Oznacza to, że Kowalski może zainstalować pakiet Office za pośrednictwem przydzielonej licencji na 5 komputerach, 5 tabletach oraz 5 smartfonach. Dodatkowo, w przypadku każdego planu z rodziny „Business”, gdy nie możemy się zdecydować, który wybrać, warto pod uwagę wziąć możliwość skorzystania z darmowej, 30-dniowej wersji testowej. Popularnego „triala” można uruchomić bezpośrednio z poziomu strony Microsoft, co jednak może wymagać podpięcia karty kredytowej. Chcąc tego uniknąć warto skontaktować się z nami – mamy możliwość uruchomienia wersji testowej bez konieczności podawania danych z karty.
Co do samych planów przeznaczonych dla firm – są cztery.
- Microsoft 365 Business Basic jest najtańszym rozwiązaniem z segmentu. Jest to spowodowane tym, że nie daje on prawa do instalacji pakietu Office – ma Worda, Excela, PowerPointa oraz Outlooka, ale tylko jako wersje przeglądarkowe oraz aplikacje mobilne.
- Aplikacje Microsoft 365 dla firm (Apps for Business) to przeciwieństwo opisanego wcześniej. Daje prawo do instalacji pakietu Office, który jest na bieżąco aktualizowany, ale nie ma usług w chmurze. Wyjątek stanowi OneDrive for Business.
- Microsoft 365 Business Standard to połączenie dwóch wcześniejszych, a więc daje użytkownikowi prawo do instalacji pakietu biurowego na 15 urządzeniach oraz dostęp do usług w chmurze takich jak SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange Online, Planner, Power Apps czy Power Automate.
- Microsoft 365 Business Premium to Business Standard „na sterydach”. Business Premium pokrywa funkcjonalnie Standard oraz daje firmie mnóstwo funkcji odpowiedzialnych za bezpieczeństwo. Mowa tutaj o etykietach poufności, funkcjonalności dostępu warunkowego, Defender for Business czy Windows Autopilot.
Warto wspomnieć, że plany Basic, Standard i Premium stanowią licencję bazową dla Copilot for Microsoft 365, czyli asystenta AI od giganta z Redmond.
Jaki plan dla małego lub średniego przedsiębiorstwa?
Ilość dostępnych planów licencyjnych nie wydaje się duża. Trzeba mieć jednak z tyłu głowy, że oprócz planów dla firm z sektora MŚP dostępne są plany dla przedsiębiorstw, które można z nimi mieszać, jak również licencje z serii „F” przeznaczone dla tzw. pracowników pierwszej linii. W związku z tym, najlepiej skontaktować się z partnerem Microsoft, który będzie w stanie dobrać odpowiednie subskrypcje w zależności od konkretnego scenariusza biznesowego. Możesz to zrobić chociażby poprzez kliknięcie i wypełnienie niniejszego formularza. Tym bardziej, że usługi, które wchodzą w skład danego planu, często można nabyć osobno, np. samą licencję Exchange Online Plan 1 czy OneDrive’a – to też sprawia, że kombinacji może być naprawdę sporo. Niemniej, stojąc przed wyborem właściwego planu warto rozważyć kilka kwestii:
- posiadane licencje wieczyste (tzw. pudełkowe lub elektroniczne – na klucz) + chęć rozszerzenia funkcjonalności o usługi chmurowe: jeżeli firma niedawno zainwestowała w stosunkowo nowe wersje wieczyste, np. Office 2021 Standard, to najlepiej rozważyć plan Microsoft 365 Business Basic, który uzupełni go o chmurę: SharePoint, OneDrive, Teams, Planner. Nie ma sensu nabywać licencji Standard i dublować instalowalnego pakietu Office.
- Word, Excel, PowerPoint, Outlook w wersji online jest wystarczający. Nie ma co przepłacać, Basic jest naturalnym wyborem.
- migracja poczty z obecnego hostingu bądź serwera lokalnego do usługi chmurowej: do procesu migracji niezbędnym składnikiem jest usługa Exchange Online. Ta zaś dostępna jest w planach Basic, Standard oraz Premium. W związku z tym, należy zastanowić się nad innymi potrzebami, aby podjąć właściwą decyzję. Oczywiście, można przydzielić niektórym użytkownikom licencji Basic, a tym, którzy dodatkowo potrzebują pakietu Office – Business Standard.
- zawsze aktualna wersja pakietu Office + usługi chmurowe: w takim scenariuszu najlepiej wybrać plan Business Standard. Niemniej, jeśli do tego chcielibyśmy dołożyć możliwości zarządzania urządzeniami firmowymi, definiowania reguł dostępu warunkowego do zasobów firmowych, etykiety poufności, Azure Virtual Desktop, to wzrok należy skierować w kierunku plany Business Premium.
- bezpieczeństwo przede wszystkim: w tym aspekcie niekwestionowanym „zwycięzcą” wśród planów Business jest Microsoft 365 Business Premium zawierający antywirusa czy Defender for Office 365 Plan 1, który zabezpiecza pocztę e-mail funkcjami bezpiecznych linków oraz bezpiecznych załączników, chroniąc tym samym przed phisingiem oraz malwarem,
Jeśli zastanawiasz się nad zakupem lub odnowieniem licencji Microsoft 365, konfiguracją dodatkowych funkcji, jego integracją z Dynamics 365 Business Central lub po prostu chciałbyś skonsultować, jak efektywnie wykorzystywać go w codziennej pracy – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który udzieli niezbędnych informacji.
