Jednego z powodów popularności systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central należy upatrywać w tym, że jest dostępny w modelu Software as a Service (oprogramowanie jako usługa). Oczywiście system ERP Giganta z Redmond jest również dostępny do wdrożenia we własnej infrastrukturze informatycznej (on-premises), jednak w tym artykule skupimy się na wersji online. Odpowiemy na pytanie, jakie absolutne minimum należy spełnić, aby uruchomić Dynamics 365 Business Central w wersji SaaS.
Łączność z Internetem
Pierwszym i w zasadzie decydującym aspektem tego, czy Dynamics 365 Business Central w wersji SaaS będzie odpowiedni dla Twojej firmy, jest łączność z Internetem. Mówiąc wprost, jeżeli nie ma połączenia bądź są problemy z dostępnością sieci, system ERP w wersji online nie będzie miał racji bytu. Lepszym rozwiązaniem będzie w takim wypadku system on-premises. Wymaga on zdecydowanie głębszej analizy, jak i rozpatrzenia dodatkowych licencji, m.in. na serwer (Windows Server Standard lub Datacenter), niemniej jest to alternatywa. Szczegółowe wymagania zostały opisane na stronie producenta, gdzie poruszone są kwestie aplikacji klienckich, wymagań serwerowych oraz tych związanych z integracjami z Dataverse, Dynamics 365 Sales czy usługami chmurowymi wchodzącymi w skład Microsoft 365.
Gdy łączność z Internetem nie stanowi problemu, warto zweryfikować jego szybkość i przepustowość. Zgodnie z dokumentacją Microsoftu, dla większości scenariuszy wystarczająca wartość to 1 MB/s, chociaż rekomendowane są wyższe wartości. Każda organizacja jest inna, dysponuje różnym sprzętem oraz gromadzi i przetwarza mniejsze lub większe ilości danych, dlatego wymagania te mogą się różnić. Dla przedsiębiorstw, w których przyrost danych jest spory, sugeruje się posiadanie łącza internetowego o szybkości co najmniej 100 megabitów na sekundę (12,5 MB/s). Na dzisiejsze czasy nie jest to wartość, którą można uznać za wygórowaną. Dodatkowo, choć nie jest to obligatoryjne, warto rozważyć łącze zapasowe, które zapewni nam ciągłość funkcjonowania firmy w sytuacji przestoju u wiodącego dostawcy Internetu.
Przeglądarki internetowe
Kolejną istotną kwestią są przeglądarki internetowe w najnowszych wersjach. Dla systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central wspierane przeglądarki to:
- Microsoft Edge;
- Chrome for Windows;
- Firefox for Windows;
- Safari (na urządzeniach macOS).
Dodatkowo warto rozważyć instalację dedykowanej aplikacji z poziomu Edge lub Chrome, co pozwoli na korzystanie z Dynamics 365 Business Central w odrębnym oknie, umożliwiającym integrację z funkcjami systemu Windows.
Urządzenia mobilne
Zdarzają się sytuacje, w których musimy skorzystać z systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central nie mając akurat dostępu do komputera. Wówczas z pomocą przychodzą urządzenia mobilne – tablet i smartfon – na których możliwa jest instalacja aplikacji Dynamics 365 Business Central. Jakie wymagania systemowe muszą spełniać te urządzenia?
- w przypadku urządzeń z systemem Android: jedna z trzech najnowszych głównych wersji systemu operacyjnego;
- w przypadku urządzeń z systemem iOS (iPad i iPhone): jedna z trzech najnowszych głównych wersji systemu operacyjnego.
Integracja z Microsoft 365
Prędzej czy później pojawi się aspekt integracji systemu ERP z usługami chmurowymi wchodzącymi w skład Microsoft 365 (dawniej Office 365). Wprawdzie do korzystania z Business Central online wspomniane rozwiązanie nie jest potrzebne, jednak z naszych doświadczeń z przeprowadzonych wdrożeń jasno wynika, że z czasem każdy klient o nie pyta. Dlatego już na etapie wyceny licencji i szkoleń uwzględniamy aspekty związane z pakietem biurowym Microsoft. Jest to też jeden z powodów wyboru Business Central, który pozwala użytkownikom na:
- dodawanie kontaktów z poziomu klienta poczty Outlook;
- weryfikację dotychczasowej współpracy (np. oczekujące płatności, zaległe faktury, dotychczasowa wartość transakcji – Outlook);
- przygotowanie zamówienia sprzedaży, przekształcenie go w ofertę, wysyłka do klienta, po czym wystawienie i wysłanie faktury – wszystko z poziomu Outlooka;
- przeprowadzenie procesu od zamówienia zakupu do faktury zakupu;
- masową edycję danych i ich opublikowanie w systemie za pośrednictwem aplikacji Microsoft Excel lub Microsoft Excel Online;
- korzystanie z systemu ERP z poziomu Microsoft Teams;
- wyszukiwanie kontaktów Dynamics 365 Business Central w aplikacji Teams;
- udostępnianie danych z list i kartotek użytkownikom niekorzystającym z systemu (Teams);
- możliwość edycji informacji z poziomu kart w Teams;
- tworzenie dedykowanych aplikacji w Power Apps, które rozszerzają funkcjonalność Business Central (np. aplikacja do rejestracji czasu pracy);
- definiowanie procesu akceptacji dokumentów, np. faktur (Power Automate).
Oczywiście, aby wszystkie powyższe działania były możliwe, musimy posiadać plan Microsoft 365, który zawiera w sobie usługi chmurowe (wystarczy najtańszy, czyli Business Basic). W niektórych przypadkach – gdy scenariusz jest nieco bardziej skomplikowany – konieczne mogą być dedykowane licencje na Power Apps, Power Automate lub Power BI. Nie zmienia to jednak faktu, że w scenariuszach, gdzie integrujemy się z aplikacjami desktopowymi (Outlook, Teams, Excel) muszą one spełniać konkretne wymagania:
- Excel: wersja 2019 lub późniejsza (najlepiej najbardziej aktualna);
- Outlook: wersja 2019 lub późniejsza (najlepiej najbardziej aktualna). Warto pamiętać, że Outlook to klient poczty – program, z którego korzystamy i do którego możemy dodać różne konta mailowe, zaś cała integracja odbywa się poprzez serwery pocztowe Microsoft, czyli Exchange Online. W związku z tym, nasza poczta musi być skonfigurowana tak, aby była obsługiwana właśnie przez Exchange Online (Exchange Server nie zapewnia integracji);
- Teams: najbardziej aktualna wersja klienta Windows. Do tego, musi to być Teams zawarty w ramach subskrypcji Business lub Enterprise – integracja nie jest możliwa z Teams Free lub Teams Essentials.
Dynamics 365 Business Central online to przyszłość
Wdrożenie systemu ERP w wersji on-premises kojarzyło się powszechnie ze skomplikowanym, wieloaspektowym i wymagającym przedsięwzięciem. Wprowadzając na rynek Dynamics 365 Business Central w wersji online (SaaS) Microsoft pokazał jednak, że wcale tak nie musi być. W zamian za opłatę subskrypcyjną od razu uzyskujemy dostęp do narzędzia klasy premium, którego konfiguracja jest prosta. Nie musimy zastanawiać się nad kwestiami serwerowymi, ich utrzymaniem i administracją czy też późniejszymi – w większości manualnymi – update’ami rozwiązania. Chcąc zaś rozszerzyć funkcjonalność systemu, możemy skorzystać z narzędzi firm trzecich czy też sami zbudować aplikację w Power Apps. Przy tym wszystkim warto jednak pamiętać o wyżej wymienionych minimalnych wymaganiach, które należy spełnić, aby system Microsoft Dynamics 365 Business Central w wersji online działał płynnie i bez przestojów. Warto je sprawdzić już na etapie analizy przedwdrożeniowej, co pozwoli na podjęcie słusznej decyzji odnośnie wyboru odpowiedniego modelu wdrożenia w Twojej firmie. Dodatkowo, dobrze mieć z tyłu głowy kwestie łącza zapasowego, które pozwoli nam uniezależnić się od jednego dostawcy Internetu oraz kopii zapasowej – backupu – ponieważ, korzystając z usług chmurowych, bardzo często o niej zapominamy.
Jesteś na etapie wyboru systemu ERP dla firmy? Potrzebujesz porady, wsparcia w wyborze odpowiedniego rozwiązania? Zastanawiasz się nad Dynamics 365 Business Central w wersji online, ale nie wiesz, czy Twoja organizacji spełnia wymagania systemowe? Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości to skontaktuj się z nami poprzez formularz i umów na bezpłatną konsultację, abyśmy mogli je rozwiać i właściwie doradzić.
