Wdrożenie systemu ERP – niezależnie czy w małej firmie, czy dużej organizacji – to spore wyzwanie. Pod uwagę należy wziąć ogromną ilość zmiennych oraz zaangażować odpowiedni personel, który zna wewnątrzfirmowe procesy od podszewki. Warto zatem przygotować się do tego przedsięwzięcia odpowiednio wcześniej. Znając najczęściej popełniane błędy podczas implementacji systemów informatycznych, budujemy świadomość i minimalizujemy ryzyko, gdy przyjdzie pora na wdrożenie ERP w naszej firmie.
System ERP (Enterprise Resource Planning) to – w dużym skrócie – rozwiązanie IT, którego celem jest możliwość zarządzania wszystkimi aspektami działalności przedsiębiorstwa, a tym samym optymalizacja procesów, ich automatyzacja oraz oszczędność czasu i pieniędzy. W związku z tym jego wdrożenie wymaga więcej zaangażowania niż uruchomienie wersji testowej, „przeklikanie” jej i przejście na wersję płatną. To prosta droga do ciągłych problemów. Tymczasem system ERP ma problemy rozwiązywać, a nie generować. Edukacja, wybór odpowiedniego narzędzia i partnera wdrożeniowego, rozmowa na temat potrzeb, wstępna koncepcja, przeprowadzenie analizy, wdrożenie, rozwój i wsparcie powdrożeniowe – bez tego o poprawnie działającym systemie ERP możemy jedynie pomarzyć. Warto poznać najczęstsze błędy podczas wdrożeń ERP, aby móc się ich wystrzegać i zapewnić pomyślne wdrożenie.
Brak odpowiedniego researchu w zakresie systemu ERP
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań klasy ERP. W związku z tym, przed wyborem konkretnego warto poświęcić nieco czasu na wyszukanie informacji co dany system potrafi, jakie posiada funkcjonalności, czy jest w stanie obsłużyć kluczowe dla naszej firmy procesy. To zadanie powinny wykonać wszystkie osoby zaangażowane w projekt, gdyż inne wymagania wobec systemu będą mieć przedstawiciele działu IT, inne osoby odpowiedzialne za produkcję czy magazyn, a jeszcze inne za finanse. Nie wspominając o zarządzie, dla którego istotne będą możliwości szybkiej i przejrzystej analizy danych przedsiębiorstwa. Odpowiednio wcześnie przeprowadzony research i dokładna analiza przedwdrożeniowa pozwolą zawęzić wybór zarówno w kontekście narzędzia informatycznego, jak i partnera wdrożeniowego. Do tego, znając możliwości poszczególnych systemów, będziemy wiedzieć o czym konkretnie rozmawiać z partnerem, na co zwrócić szczególną uwagę oraz w jaki sposób mogą zostać rozwiązane potencjalne braki funkcjonalne. Tym samym optymalizujemy czas spędzony na ustaleniach, oszczędzając pieniądze.
Brak iteracyjnego podejścia
„Pusty” system ERP kusi, aby od razu go ustawić i uzupełnić danymi. To dość częsty błąd. Proces wdrożenia systemu ERP takiego, jak Dynamics 365 Business Central, jest kompleksowy. ERP jest jak system naczyń połączonych, co powoduje, że takie, a nie inne, ustawienie może być właściwe w jego jednym obszarze, ale nieodpowiednie w innym. Sposobem na redukcję konieczności kilkukrotnego zmieniania ustawień, jest iteracyjne podejście. Oznacza to, że zacząć należy od małych elementów i w miarę poznawania przez zespół systemu i kolejnych procesów, stopniowo ustawiać dalsze parametry. Dzięki temu zmniejszamy ryzyko wykonywania kilka razy tego samego działania, a jak wiadomo, czas to pieniądz.
Brak zdefiniowanego planu i oczekiwań
Ustalenie realistycznych oczekiwań i mierzalnych celów jest niezbędne dla pomyślnego wdrożenia ERP. Ważne, by znać harmonogram projektu i wiedzieć jakie zadania należy wykonać, w jakim terminie oraz kto jest za nie odpowiedzialny. Każdy dział w organizacji, który jest zaangażowany w projekt, powinien wiedzieć, kiedy będzie najbardziej potrzebny w procesie implementacji systemu ERP. Ustalenie i trzymanie się zdefiniowanego harmonogramu pomaga wszystkim i może zapobiec opóźnieniom lub innym problemom.
Ignorowanie opinii użytkowników
Jedną z najtrudniejszych części w procesie wdrożenia systemu ERP jest współpraca z użytkownikami systemu. Często wynika to z faktu, że ci mają już wypracowane własne systemy pracy oraz schematy działań. Lęk przed zmianą powoduje, że nie są oni chętni do wymiany doświadczeń. Ot, ktoś na górze podjął decyzję o zmianie bez wcześniejszego pytania osób, które realnie biorą udział w danym procesie, co faktycznie należałoby zmienić. Ignorowanie opinii użytkowników to częsty błąd wynikający również z samego charakteru szefa czy osób stanowiących zarząd organizacji. Podczas wdrożenia opinia użytkowników jest niezwykle cenna. W końcu to oni będą pracować w systemie, zatem wszelkie zmiany interfejsu użytkownika czy funkcjonalności, które są dla nich kluczowe i w systemie znaleźć się muszą, powinny być z nimi przedyskutowane. Jeśli zmiany są wprowadzane bez zaangażowania użytkowników końcowych, mogą prowadzić do zamieszania lub frustracji i ostatecznie spowolnić cały projekt.
Brak planu migracji danych
Migracja danych jest nieuniknioną częścią każdego wdrożenia ERP – w końcu jakoś do tej pory firma funkcjonowała i zbierała niezbędne dane. Jeżeli migracja nie zostanie odpowiednio przygotowana, zaplanowana w czasie i przeprowadzona właściwie, może powodować poważne problemy w przyszłości. Przed rozpoczęciem projektu wdrożenia ERP należy o tym temacie szczegółowo porozmawiać z partnerem wdrożeniowym, ustalając jakie dane należy zaimportować oraz upewnić się, że są w odpowiednim formacie.
Brak prowadzenia dokumentacji projektowej
Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Dynamics 365 Business Central, obejmuje wiele obszarów działalności przedsiębiorstwa, dlatego też koniecznym jest dokumentowanie każdego etapu danego procesu. Obejmuje to tworzenie szczegółowej dokumentacji dotyczącej sposobu interakcji użytkowników z nowym systemem, dostępnych funkcji i działania wszelkich integracji. W ten sposób mamy gwarancję, że wiedza na temat danego procesu dla wszystkich pracowników jest na takim samym poziomie. To zaś sprawia, że przejście do nowego systemu będzie znacznie płynniejsze i łatwiejsze.
Niedostatecznie przeprowadzone testy systemu
Przed uruchomieniem nowego systemu informatycznego ważne jest, aby dokładnie go przetestować i zweryfikować, czy wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. Testy obejmują wszystkie wdrażane obszary (czasami „moduły”) z uwzględnieniem różnych scenariuszy biznesowych. Nie ma systemu idealnego, zatem przy testach warto zwrócić uwagę na płynność działania wszelkich integracji z innymi rozwiązaniami. Dzięki temu jesteśmy lepiej przygotowani i mamy świadomość, czego możemy oczekiwać po nowym narzędziu. Testy systemu pomogą nam zminimalizować potencjalne problemy oraz sprawią, że wdrożenie ERP przebiegnie sprawnie.
Brak weryfikacji partnera wdrożeniowego
Wreszcie, ważne jest, aby zweryfikować dostawców usług wdrożeniowych – partnerów, którzy wdrażają technologię danego producenta. Oznacza to zbadanie ich historii, case studies oraz upewnienie się, że posiadają niezbędne umiejętności i doświadczenie w branży, w której funkcjonuje nasza firma. Nie od dziś wiadomo, że specjalizacja odgrywa ogromną rolę. Jeśli zatem, przykładowo, nasza firma jest przedsiębiorstwem produkcyjnym, zdecydowanie lepiej wybrać partnera wyspecjalizowanego w procesach produkcyjnych aniżeli takiego, który wdraża „wszystko i wszędzie”. Oprócz tego, niektórzy partnerzy – w tym Nav24 – są w stanie zorganizować rozmowę, a nawet wizytę referencyjną u klienta, u którego zrealizowali projekt wdrożeniowy. Warto zainwestować dodatkowy czas w weryfikację potencjalnego partnera, gdyż współpraca będzie długofalowa. Dobrze więc, abyśmy byli usatysfakcjonowaniu z poziomu wiedzy i jakości obsługi partnera.
Jesteś na etapie wyboru nowego systemu ERP dla firmy? Potrzebujesz porady, wsparcia w wyborze odpowiedniego rozwiązania? A może chciałbyś dowiedzieć się więcej o możliwościach w zakresie Dynamics 365 Business Central oraz podejściu Nav24 do procesu wdrożenia? Jeśli tak, skontaktuj się z nami poprzez formularz i umów na bezpłatną konsultację.
