Z początkiem 2026 roku przed wszystkimi przedsiębiorcami w Polsce staje nowy obowiązek: korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów ERP, takich jak Microsoft Dynamics 365 Business Central, do nowych wymagań prawnych. Co warto wiedzieć o integracji KSeF z Business Central, jakie są kluczowe funkcjonalności i na jakie zmiany muszą przygotować się firmy?
Czym jest KSeF i dlaczego jest tak ważny?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska, rządowa platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku przekazywanie faktur poprzez KSeF stanie się obowiązkowe dla niemal wszystkich przedsiębiorców.
Implementacja KSeF jest nie tylko formalnym wymogiem, ale także istotnym krokiem w stronę cyfryzacji procesów księgowych. Dla przedsiębiorstw korzystających z Microsoft Dynamics 365 Business Central to również okazja do uporządkowania i zautomatyzowania obiegu faktur, a przy okazji – do zminimalizowania błędów, zwiększenia bezpieczeństwa danych i ułatwienia współpracy z kontrahentami.
Integracja KSeF z Business Central – jak to działa?
Dynamics 365 Business Central to globalny system ERP, który – dzięki Polskiej Lokalizacji – zostaje dostosowany do lokalnych wymogów prawno-podatkowych, w tym także do KSeF. Integracja jest realizowana poprzez aplikację Polish Localization, która umożliwia zarówno wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF, jak i obsługę części procesów zakupowych.
Kluczowe funkcjonalności integracji obejmują:
- Konfigurację KSeF w Business Central: setup jest przystępny i sprowadza się do kilku kroków – wprowadzenia danych firmy, podania certyfikatu (od listopada 2025 zastąpi on dotychczasowy token), wyboru środowiska (produkcyjne, testowe) oraz zmapowania stawek VAT, metod płatności i kodów zwolnień podatkowych. Istnieje możliwość włączenia integracji osobno dla sprzedaży i zakupów.
- Automatyzację dzięki kolejkom zleceń: wymiana danych z KSeF może odbywać się automatycznie, zgodnie z ustalonym harmonogramem lub ręcznie – oba podejścia są wspierane przez system.
- Wystawianie i przesyłanie faktur: proces tworzenia faktury nie zmienia się względem obecnych przyzwyczajeń użytkowników. Kluczowa jest jednak poprawność i kompletność danych – system przeprowadza walidację dokumentu pod kątem wymaganej struktury KSeF. Dodatkowo możliwe jest uzupełnianie pól opcjonalnych.
- Obsługa zwrotna i walidacja: po przesłaniu faktury do KSeF, Business Central pobiera identyfikator KSeF ID oraz datę dostarczenia do KSeF, a także potwierdzenia (UPO), które są widoczne zarówno z poziomu listy dokumentów, jak i pojedynczej faktury. System pilnuje, by nie dopuścić do podwójnego księgowania tej samej faktury zakupowej na bazie KSeF ID.
Rozwój funkcjonalności i plany na przyszłość
Aktualnie trwają intensywne prace nad dopasowaniem integracji do najnowszych wytycznych Ministerstwa Finansów (m.in. przejście na KSeF 2.0 i nową strukturę faktur FA(3)). W najbliższych miesiącach do Business Central zostaną dodane, m.in.:
- rozszerzone wsparcie dla importu i obsługi faktur zakupowych poprzez moduł e-dokumentów;
- generowanie kodów QR na wydrukach faktur, zgodnie z zasadami pracy w tzw. trybie offline;
- poprawki obsługi szczególnych typów dokumentów, takich jak faktury serwisowe, procedura VAT marża czy metoda kasowa;
- możliwość automatycznego tworzenia dokumentów zakupu oraz graficznego podglądu faktur przychodzących na bazie danych pobranych z KSeF.
Co ważne, aby wszystkie procesy działały poprawnie, istotne jest utrzymywanie zarówno Business Central, jak i Polskiej Lokalizacji w najnowszej wersji. Tylko wtedy mamy pewność, że nasze narzędzia są zgodne z aktualnymi przepisami i wymaganiami technicznymi.
KSeF i Dynamics 365 Business Central - podsumowanie
Powszechna integracja z Krajowym Systemem e-Faktur to nieunikniona rewolucja w polskich firmach. System Dynamics 365 Business Central, wsparty Polską Lokalizacją, jest gotowy na nowe wyzwania – zarówno jeśli chodzi o obsługę faktur sprzedażowych, jak i stopniowe rozszerzanie funkcji związanych z importem i automatyzacją procesów zakupowych. Kluczem do sukcesu jest staranne przygotowanie, odpowiednia konfiguracja systemu i regularne aktualizacje.
Chcesz zobaczyć, jak KSeF w Business Central działa w praktyce? Sprawdź nasze nagranie – krok po kroku pokazujemy najważniejsze procesy i odpowiadamy na najczęstsze pytania! A jeśli potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu KSeF w Business Central, aktualizacji systemu lub konfiguracji nowych funkcjonalności, skontaktuj się z zespołem Nav24. Wesprzemy Cię na każdym etapie cyfrowej transformacji.
