Krajowy System e-Faktur to jeden z najgorętszych tematów ostatnich miesięcy wśród polskich przedsiębiorców. W związku z przesunięciem terminu wdrożenia na 2026 rok, zyskali oni dodatkowy czas na przygotowania, ale jednocześnie pojawiło się jeszcze więcej pytań i wątpliwości. Komunikaty ze strony Ministerstwa Finansów nie zawsze są jasne, a wokół KSeF narosło sporo mitów i nieprecyzyjnych informacji. W poniższym artykule przedstawiamy najważniejsze fakty, rozwiewamy popularne mity i odpowiadamy na kluczowe wątpliwości związane z nadchodzącym wdrożeniem.
Fakty o KSeF – co wiemy na pewno?
Nowy harmonogram wdrożenia
Wygląda na to, że w końcu poznaliśmy ostateczną datę, od której zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur. To 1 lutego 2026 roku, jednak wdrożenie będzie odbywać się etapami:
- 1 lutego 2026 – obowiązek dla firm o przychodach powyżej 200 mln zł rocznie.
- 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla wszystkich przedsiębiorców.
Przygotowania już w 2025 roku
Mimo że obowiązkowe stosowanie KSeF rozpocznie się dopiero w 2026 roku, dla przedsiębiorców kluczowy będzie już bieżący rok. Testowe środowisko, dzięki któremu możliwe będzie rozpoczęcie testów, ma zostać uruchomione w trzecim kwartale. Na same testy nie pozostaje więc wiele czasu. To oznacza, że firmy muszą rozpocząć przygotowania już teraz.
Certyfikaty wystawcy faktury
Obecnie użytkownicy KSeF mogą się uwierzytelnić za pomocą tokenu. W listopadzie 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24" w okresie obligatoryjnego KSeF.
Popularne mity o KSeF
Mit 1: „KSeF to tylko kolejna biurokratyczna przeszkoda"
Wiele osób postrzega KSeF wyłącznie jako dodatkowy, niepotrzebny obowiązek. Tymczasem wdrożenie KSeF ma sprzyjać zautomatyzowanej wymianie faktur elektronicznych między firmami oraz skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT. Głównym celem KSeF jest uszczelnienie VAT, jednak system został zaprojektowany tak, aby uprościć procesy biznesowe, a nie je komplikować.
Mit 2: „Małe firmy nie będą musiały się tym zajmować"
Choć Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 01 lutego 2026 dla firm przekraczających przychody 200 mln rocznie, już 2 miesiące później (01.04.2026) zacznie obowiązywać wszystkich przedsiębiorców. Co za tym idzie, żadna firma nie powinna ignorować tego tematu. Nawet jeśli nie będziesz wystawiać faktur w KSeF, z pewnością będziesz je otrzymywać.
Mit 3: „System nie będzie gotowy na czas"
Faktycznie, termin wdrożenia KSeF były już kilkukrotnie przesuwany. Jednak Ministerstwo Finansów przedstawiło szczegółowy plan wdrożenia, a Krajowy System e-Faktur nabiera tempa i zostanie z dużym prawdopodobieństwem wdrożony już w 2026 roku. Wszystkie sygnały wskazują, że tym razem harmonogram zostanie dotrzymany.
Najczęstsze wątpliwości przedsiębiorców
Czy moja firma jest gotowa na KSeF?
To pytanie, które zadaje sobie większość przedsiębiorców. Przygotowanie do KSeF wymaga kompleksowego podejścia – od analizy obecnych procesów fakturowania, przez wybór odpowiedniego oprogramowania, po przeszkolenie zespołu. Kluczowe jest rozpoczęcie przygotowań już teraz, a nie tuż przed terminem wejścia KSeF w życie.
Jakie będą koszty wdrożenia?
Koszty wdrożenia KSeF będą zróżnicowane w zależności od wielkości firmy i stopnia skomplikowania procesów. Nowy projekt KSeF wyjaśnia wiele kwestii, w tym obniża kary dla firm, co może złagodzić obawy przedsiębiorców związane z kosztami ewentualnych błędów w początkowym okresie.
W przypadku Dynamics 365 Business Central moduł KSeF jest dostępny w ramach licencji Polskiej Lokalizacji. Samo wdrożenie również nie powinno być bardzo kosztowne – część małych firm z pewnością będzie w stanie wykonać je samodzielnie. Klienci Nav24 będą mieli także możliwość skorzystania z asysty podczas wdrożenia, która może zająć kilka godzin z posiadanego pakietu serwisowego.
Czy KSeF będzie stabilny?
Obawy o stabilność systemu są uzasadnione, patrząc na doświadczenia z innymi projektami informatycznymi administracji. Jednak Ministerstwo Finansów przewidziało mechanizmy bezpieczeństwa, takie jak tryb offline i certyfikaty wystawcy faktury, które mają zapewnić ciągłość działania nawet w przypadku awarii.
Co z integracją KSeF z systemami ERP?
Większość dostawców systemów ERP, w tym Microsoft Dynamics 365 Business Central, pracuje nad integracją z KSeF. Warto skontaktować się ze swoim dostawcą oprogramowania, aby poznać plany dotyczące wsparcia dla KSeF i harmonogram dostępności odpowiednich funkcjonalności.
Jak przygotować firmę na KSeF?
Przygotowanie do KSeF wymaga systematycznego podejścia. Na początku warto przeprowadzić analizę obecnych procesów fakturowania oraz zidentyfikować obszary wymagające zmian. Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego rozwiązania technicznego oraz opracowanie planu wdrożenia. Ważne jest również przeszkolenie zespołu oraz przeprowadzenie testów przed rozpoczęciem obowiązkowego stosowania systemu.
Kluczowe jest też nawiązanie współpracy z dostawcą oprogramowania, który zapewni odpowiednie wsparcie techniczne. Krajowa Administracja Skarbowa opublikowała informacje o istotnych modyfikacjach KSeF 2.0, co oznacza, że system będzie stale rozwijany i udoskonalany.
Podsumowanie
KSeF to nie tylko obowiązek prawny, ale także szansa na modernizację procesów fakturowania w polskich firmach. Choć nowe przepisy budzą uzasadnione obawy, odpowiednie przygotowanie pozwala firmom nie tylko spełnić wymogi, ale także skorzystać z korzyści płynących z digitalizacji.
Najważniejsze to nie odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. System będzie obowiązywać już za niecały rok, a oficjalne testy planowane są na trzeci i czwarty kwartał 2025 roku. To oznacza, że czas na przygotowania jest ograniczony.
Masz wątpliwości związane z wdrożeniem KSeF? A może chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób Microsoft Dynamics 365 Business Central może Cię wesprzeć w tym zakresie? Skontaktuj się z nami i poznaj odpowiedzi na najważniejsze pytania o Krajowy System e-Faktur!
