Wyobraź sobie taką sytuację: wtorek, godzina 10:00. Dzwoni Twój kluczowy klient. Pyta, dlaczego naprawa usterki w jego biurowcu trwała aż sześć godzin, skoro serwisant był widziany na miejscu tylko przez dwie. Szukasz karty pracy. Znajdujesz pogniecioną kartkę sprzed tygodnia, na której widnieje lakoniczne „8 godzin – serwis”. Nie masz żadnych argumentów. Klient czuje się oszukany, Ty tracisz marżę, a pracownik... cóż, on po prostu wpisał to z pamięci w piątek po południu, chociaż na miejscu był we wtorek rano.
To nie jest problem „złych pracowników”. To problem systemu, który opiera się na wyobrażeniach, a nie na danych.
Dlaczego "8 godzin" wpisane z pamięci to błąd kosztujący tysiące?
W branżach takich jak utrzymanie nieruchomości, instalacje czy inżynieria terenowa, papierowy obieg dokumentów to prosta droga do strat. Proces „post factum” ma trzy fundamentalne wady:
- Zanikająca pamięć: między wykonaniem zadania a jego zapisaniem upływa zbyt dużo czasu. Pracownicy próbują odtworzyć tydzień pracy w 5 minut, przez co zarejestrowany czas nijak ma się do rzeczywistego.
- Brak struktury: liczba „8” w rubryce bez przypisania do konkretnego obiektu lub zlecenia jest bezużyteczna dla biznesu. Pozwala wypłacić pensję, ale nie pozwala wystawić rzetelnej faktury.
- Dublowanie czasu: bez weryfikacji w czasie rzeczywistym zdarza się, że dwóch pracowników wpisuje pełne 8 godzin na ten sam projekt w tym samym czasie, mimo że jeden z nich był wtedy na drugim końcu miasta.
Perspektywa PM i CEO: Gdzie uciekają Twoje pieniądze?
Brak systemowej rejestracji czasu uderza w firmę na wielu poziomach. Przyjrzyjmy się problemowi z dwóch perspektyw.
Kierownik Projektu (PM) – kapitan bez kompasu
Bez twardych danych o czasie pracy, PM nie wie, czy projekt był zaplanowany dobrze, czy po prostu „jakoś poszło”. Każde kolejne zlecenie jest wyceniane na bazie intuicji, a nie faktów. Gdy klient prosi o raport, PM zamiast zarządzać, musi tłumaczyć się z danych, które rozmijają się ze stanem faktycznym.
Zarząd i Finanse – ryzyko w modelu Time & Material
Jeśli rozliczasz się z klientami za roboczogodziny (Time & Material), a nie wiesz, ile ten czas faktycznie kosztował, stąpasz po cienkim lodzie.
- Nie wiesz, które projekty generują zysk, a które po cichu go konsumują.
- Tracisz przewagę konkurencyjną – nowoczesna konkurencja dostarcza raporty z dokładnością do minuty, budując tym samym bezgraniczne zaufanie klienta.
Rozwiązanie: rejestracja czasu pracy w Power Apps i Business Central
Rozwiązaniem nie jest zmuszanie ludzi do częstszego odwiedzania biura z wypełnionymi dokumentami. Rozwiązaniem jest przeniesienie rejestracji tam, gdzie wykonywana jest praca – w teren. Wystarczą do tego smartfony pracowników.
Dzięki aplikacji do rejestracji czasu wykonanej w Power Apps lub integracji z systemem Pryme, rejestracja staje się czynnością wykonywaną „przy okazji”. Kluczowe zalety tych rozwiązań to:
- Mobilność: pracownik klika „Start/Stop” lub wpisuje godziny bezpośrednio przy obiekcie.
- Automatyczna synchronizacja: dane natychmiast trafiają do modułu Projektów w Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- Weryfikacja w czasie rzeczywistym: system nie pozwoli na wpisanie nakładających się godzin na dwa różne zadania.
Co zyskujesz w praktyce?
- Dla PM: widoczność kosztów i postępów prac na bieżąco, bez czekania na „kartki” do końca tygodnia.
- Dla klienta: pełna transparentność – raport z dokładnością do osoby, dnia i godziny, który ucina wszelkie dyskusje przy fakturze.
- Dla zarządu: możliwość porównania szacunków z rzeczywistością, co pozwala na precyzyjne wycenianie przyszłych kontraktów.
Wdrożenie systemowej rejestracji czasu to moment, w którym firma przestaje zgadywać, a zaczyna widzieć. Zamiast rekonstruować przeszłość z marnym skutkiem, zyskujesz narzędzie do świadomego kształtowania przyszłości Twoich projektów.
Chcesz przestać tracić czas na szukanie zaginionych godzin? Skontaktuj się z nami. Pokażemy Ci na żywym organizmie, jak odpowiednie aplikacje mogą uporządkować rozliczenia w Twojej branży.
