« powrót do strony głównej

Aplikacja miesiąca: NAV24 Generator Dokumentów

Autor: Damian Świńczyk / Data publikacji: 12.08.2021 / Data aktualizacji: 13.08.2021

Szybkie i zarazem bezbłędne uzupełnianie dokumentów? Tak, to możliwe dzięki naszej najnowszej aplikacji miesiąca! NAV24 Generator Dokumentów pozwoli zaoszczędzić Twoim pracownikom sporo czasu i zminimalizuje ryzyko pomyłek. Ponadto wszystkie dokumenty będą spójne oraz przechowywane w bezpiecznej chmurze.    

Idea aplikacji NAV24 Generator Dokumentów

W wielu firmach zauważalnym obciążeniem jest ilość czasu poświęcana na uzupełnianie dokumentów. Pracownicy, zamiast skupiać się na produktywnych działaniach, spędzają godziny nad różnego rodzaju pismami. Ponadto zdarza się, że popełniają przy przepisywaniu danych błędy oraz korzystają z różnych szablonów. Może to być przyczyną dużych strat finansowych i wizerunkowych.

Aplikacja NAV24 Generator Dokumentów pozwala uporać się z wyżej wymienionymi problemami. Przeznaczona jest zwłaszcza dla pracowników, którzy są odpowiedzialni za sporządzanie i uzupełnianie umów. Dzięki niej mogą znacznie przyśpieszyć swoją pracę oraz uporządkować wygląd i miejsce składowania dokumentów. Rozwiązanie pomaga również uchronić firmę przed problemami prawnymi wynikającymi z niedokładnej treści lub łatwych do przeoczenia błędów. 

Cele i korzyści rozwiązania:

    • przyspieszenie pracy w zakresie sporządzania umów – raz wprowadzone dane kontrahenta są zapisywane i możliwe do wykorzystania przy kolejnych dokumentach;
    • minimalizacja ryzyka pomyłek i zmniejszenie kosztów związanych z administracją dokumentów;
    • automatyczne zapisywanie w centralnej lokalizacji w chmurze – dzięki czemu wszystkie umowy są w jednym bezpiecznym miejscu i dostępne tylko dla określonych osób;
    • zachowanie jednolitej identyfikacji wizualnej szablonów – niejednokrotnie, “krążące” po firmie dokumenty występują na różnych wzorach.
generator dokumentów

Use Case – scenariusz z życia

Zobaczmy na poniższym przykładzie jak pan Jan Kowalski w praktyce wykorzystuje aplikację NAV24 Generator Dokumentów.

  1. Firma NAV24 sp. z o.o. nawiązała współpracę z klientem, którego będzie zaopatrywać w licencję systemu ERP Dynamics 365 Business Central.
  2. Jan Kowalski, który jest odpowiedzialny za administrowanie i sporządzanie umów, uruchamia aplikację NAV24 Generator Dokumentów.
  3. Następnie pan Jan wybiera właściwy szablon dokumentu – w tym przypadku Zamówienie subskrypcji.
  4. W kolejnym kroku pan Jan uzupełnia dane klienta, zapisuje je w celu późniejszego użycia do umowy serwisowej, po czym generuje umowę.
  5. Umowa zostaje automatycznie zapisana w chmurze (bibliotece dokumentów na SharePoint) oraz automatycznie wysłana w formacie .pdf na adres e-mail pana Jana.
  6. Pan Jan może ją od razu wydrukować lub wysłać do klienta.

Zobacz jak działa aplikacja na poniższym nagraniu

Zapraszamy do obejrzenia krótkiego materiału video, w którym krok po kroku przedstawiliśmy, jak wygląda przykładowy proces generowania dokumentów za pomocą aplikacji.

Funkcjonalność aplikacji

Rozwiązanie oparte jest o Power Apps, a jego obsługa możliwa jest z komputera, telefonu lub tabletu. Jego najważniejsze funkcje to:

  • możliwość “podpięcia” do aplikacji różnych szablonów umów;
  • w przypadku dokumentów dla istniejącego klienta – autouzupełnianie pól;
  • lista ostatnio sporządzonych dokumentów przez konkretnego użytkownika z możliwością ich podglądu i/lub pobrania;
  • automatyczny zapis dokumentów w jednym miejscu, w formacie edytowalnym i/lub .pdf
  • automatyczna wysyłka nowo utworzonej umowy na wskazany adres e-mail w celu szybszej wysyłki do klienta.

Zainteresowała Cię aplikacja i masz dodatkowe pytania? Chcesz ją nieco zmodyfikować pod wymagania swojej firmy? Chcesz dowiedzieć się więcej na temat licencjonowania? A może masz własny pomysł na wykorzystanie Power Apps w swojej firmie? 

Napisz do nas na powerapps@nav24.pl i umów się na bezpłatną konsultację!

Zobacz nasze pozostałe aplikacje

 

 

 

 

Skontaktuj się z nami





    Chcesz dowiedzieć się więcej o systemie ERP - Dynamics 365 Business Central? A może interesuje Cię pakiet Microsoft 365 albo nasze rozwiązania Power Apps i Power BI? Potrzebujesz bezpłatnej konsultacji?

    Zostaw swoje dane,
    oddzwonimy błyskawicznie.

    Zaufali nam

    Partnerzy technologiczni