Kilka tygodni temu w życie weszło Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych Parlamentu Europejskiego i Rady EU. Jako, że ustawa dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, instytucji, a poniekąd również osób prywatnych (zatrudnionych w tych firmach), wszyscy pośrednio lub bezpośrednio odczuwamy zmiany wprowadzone przez RODO. Pojawiają się one przede wszystkim w kwestii przetwarzania danych osobowych, co od 25 maja jest ściśle regulowane pod względem celowości, niejawności oraz sposobów korzystania z informacji. Firmy korzystające z systemów informatycznych, takich jak Microsoft Dynamics 365 i aplikacji Office 365 musiały więc dostosować narzędzia tak, aby spełniały wytyczne RODO.
Ograniczenie dostępu do przetwarzania danych osobowych
Po wprowadzeniu RODO dane osobowe mogą przetwarzać wyłącznie Ci pracownicy, których obowiązki służbowe nierozerwalnie związane są z ich wykorzystaniem. Wobec tego, powinno być to minimalne grono zaufanych osób. Niesamowicie pomocny okazuje się w tym względzie system CRM umożliwiający indywidualne przyznawanie uprawnień dostępu do gromadzonych materiałów, a także ich kontrolę.
Monitorowanie uprawnień
Unijne rozporządzenie narzuca również na wszystkie firmy obowiązek stałego monitorowania dostępu do informacji, sposobów ich wykorzystywania oraz bezpieczeństwa danych. Oprócz tego, ewentualne zagrożenia poufności przechowywanych informacji muszą być rejestrowane.
Kontrola informacji
Według RODO, informacje, ich status i miejsce przechowywania muszą podlegać pełnej kontroli. Nie bez znaczenia jest także łatwość ich odszukiwania i modyfikacji bądź też usuwania. To z kolei pozwala spełnić wymóg rozliczalności oraz realizację obowiązków informacyjnych względem osób, których dane podlegają przetwarzaniu. Na szczęście, Office 365 pozwala przeprowadzać automatyczną analizę danych w celu odnalezienia rekordów związanych z określonym kontaktem. Dodatkowo, Microsoft umożliwia kompleksową obsługę związaną z przyjmowaniem i rejestracją zapytań dotyczących administrowania informacjami.
