Brak aktualnych danych i skomplikowana realizacja zamówień
Przed wdrożeniem Microsoft Dynamics 365 Business Central i N24 Retail sklepy korzystały z programu, który nie był już wspierany ani aktualizowany. Aplikacja sklepowa działała offline, a synchronizacja danych w większości placówek odbywała się co dwie godziny. Pracownicy nie mieli bieżącego wglądu w stany magazynowe innych placówek ani magazynu centralnego, a zamówienia składane były bez pewności, czy dany produkt rzeczywiście jest dostępny. Aby potwierdzić dostępność produktów, wyjaśnić braki albo ustalić, czy towar można przesunąć z innej lokalizacji, konieczne było wykonanie nawet kilku telefonów.
W magazynie każde przyjęcie czy wydanie towaru miało formę papierową. Pracownik magazynu zmuszony był wyjaśniać i konsultować niezgodność z kilkoma osobami lub samodzielnie szukać brakującego towaru.
Ograniczenia były widoczne także podczas sprzedaży. Wystawienie faktury wielokrotnie wymagało zaangażowania centrali, dane kontrahentów były wpisywane ręcznie, a obsługa klientów często zajmowała więcej czasu niż powinna. Dodatkowym wyzwaniem była kontrola partii i terminów ważności produktów, która opierała się głównie na ręcznej weryfikacji i telefonicznym kontakcie ze sklepami.
Po wdrożeniu: szybkie decyzje oparte na aktualnych danych
Po wdrożeniu N24 Retail opartego na Microsoft Dynamics 365 Business Central pracownicy zyskali dostęp do aktualnych danych o stanach magazynowych, zamówieniach, partiach towarów i dokumentach. Informacje, które wcześniej wymagały wielu telefonów i ręcznego sprawdzania, są dziś dostępne bezpośrednio w systemie.
Największą zmianą okazał się bieżący podgląd stanów magazynowych. Sklepy mogą szybciej planować zamówienia, sprawdzać dostępność towarów i organizować przesunięcia między placówkami. Proces składania zamówienia skrócił się z około godziny do 15-20 minut, a wiele decyzji można podejmować bez konieczności kontaktowania się z centralą lub innymi sklepami.
Zmiany widoczne są także w samym magazynie – informacje o położeniu konkretnych produktów są w systemie, nie ma konieczności fizycznego szukania towaru. Wydanie zamówionego przez sklep towaru jest o około 30-40% szybsze niż przed wdrożeniem Business Central.
Usprawniono również codzienną sprzedaż. Towary można dodawać do paragonu za pomocą skanera kodów kreskowych lub wyszukiwania po nazwie, system automatycznie aktualizuje ilości produktów i obsługuje sprzedaż towarów ważonych. Dla klientów oznacza to szybszą obsługę przy kasie, a dla pracowników wygodniejszą realizację transakcji.
Dużą zmianą jest pełna obsługa płatności mieszanych. Klient może opłacić jeden zakup częściowo gotówką i częściowo kartą w ramach jednej transakcji, bez konieczności dzielenia koszyka na kilka paragonów. System wspiera również rozliczanie gotówki podczas zamknięcia dnia oraz automatyczne przygotowanie niezbędnych raportów kasowych.
Wystawianie dokumentów stało się prostsze. Faktury mogą być wystawiane bezpośrednio w sklepie, a dane firm pobierane są automatycznie po numerze NIP. System obsługuje również zwroty poprzez wskazanie paragonu i zwracanych pozycji, automatycznie generując wymagane dokumenty.
Ważnym usprawnieniem jest automatyczne śledzenie partii i terminów ważności produktów. W przypadku konieczności wycofania produktu lub kontroli jakości pracownicy mogą natychmiast sprawdzić, gdzie znajduje się konkretna partia towaru, bez wykonywania serii telefonów do poszczególnych sklepów.
Zmiany odczuła również księgowość. Mniejsza liczba ręcznych operacji i łatwiejszy dostęp do danych sprawiły, że proces zamknięcia miesiąca skrócił się o 2-3 dni.
Kluczowe efekty wdrożenia
- synchronizacja danych i dostęp do aktualnych informacji w całej sieci sklepów;
- pełny wgląd w stany magazynowe sklepów i magazynu centralnego;
- skrócenie czasu przygotowania zamówienia z około 1 godziny do 15-20 minut;
- automatyczne śledzenie partii i terminów ważności produktów;
- możliwość realizacji płatności gotówką i kartą w ramach jednej transakcji;
- wystawianie faktur oraz obsługa zwrotów bezpośrednio w systemie, z automatycznym pobieraniem danych po numerze NIP;
- skrócenie procesu zamknięcia miesiąca o 2-3 dni.
Wnioski
Wdrożenie N24 Retail pozwoliło firmie Wisła Słodycze odejść od pracy opartej na telefonach, ręcznym przekazywaniu informacji i opóźnionej synchronizacji danych. Dziś pracownicy podejmują decyzje dotyczące zamówień, dostępności produktów, kontroli partii czy rozliczeń na podstawie aktualnych informacji dostępnych w jednym systemie, co przekłada się na oszczędność czasu, większą kontrolę nad procesami i sprawniejszą obsługę klientów.