Sprawnie działający system ERP to fundament efektywnego zarządzania firmą. Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje ogromne możliwości, ale ich wykorzystanie w dużej mierze zależy od tego, z jakim partnerem współpracujesz. Niestety, nie wszystkie firmy wdrożeniowe zapewniają ten sam poziom wsparcia i zaangażowania.
Masz wątpliwości, czy Twój obecny partner wykorzystuje pełen potencjał dostępnych narzędzi i zapewnia obsługę na odpowiednim poziomie? Oto 5 sygnałów ostrzegawczych, które powinny skłonić Cię do refleksji.
Brak transparentności w obsłudze zgłoszeń
Zgłaszasz problem z systemem i odpowiada Ci… cisza. Nie wiesz, na jakim jest etapie realizacji i kiedy zostanie rozwiązany, a próby uzyskania informacji nie przynoszą efektu.
Nieprzejrzystość w komunikacji prowadzi do frustracji zespołu, paraliżu procesów biznesowych i realnych strat finansowych. W sytuacji, gdy system ERP obsługuje kluczowe obszary działalności firmy, brak pewności co do czasu rozwiązania problemu może mieć krytyczne konsekwencje.
Profesjonalny partner powinien oferować dedykowane narzędzia do śledzenia statusu zgłoszeń oraz jasno określone procedury SLA (Service Level Agreement), które gwarantują konkretne czasy reakcji.
Zbyt długi czas reakcji na awarie
Każda godzina przerwy w pracy systemu ERP to opóźnione zamówienia, wstrzymana produkcja, problemy w obsłudze klientów. Jeśli Twój partner reaguje wolno, a rozwiązywanie problemów zajmuje dni zamiast godzin, narażasz firmę na poważne straty operacyjne i wizerunkowe.
Szybkość reakcji powinna być standardem. Szczególnie w przypadku awarii krytycznych, które blokują podstawowe funkcje systemu.
Zaniedbana aktualizacja systemu
Czy Twój partner proaktywnie informuje Cię o nowych wersjach systemu? Czy proponuje migrację do najnowszych wersji Business Central? Jeśli nie, pracujesz na przestarzałym rozwiązaniu, które może:
- nie obsługiwać nowych funkcjonalności,
- być niezgodne z aktualnymi przepisami,
- zawierać luki bezpieczeństwa,
- ograniczać możliwości integracji z nowymi narzędziami.
Microsoft regularnie wypuszcza aktualizacje (tzw. Release Waves), które wprowadzają istotne ulepszenia. Partner, który nie śledzi tych zmian i nie pomaga w ich wdrażaniu, skazuje Twoją firmę na technologiczne zacofanie.
System nie odpowiada na potrzeby biznesowe
System ERP powinien wspierać rozwój firmy, nie go hamować. Jeśli zauważasz, że:
- brakuje Ci funkcji, które są standardem w branży,
- procesy wymagają ręcznych obejść,
- system nie integruje się z innymi narzędziami,
- pracownicy narzekają na niedopasowanie systemu do ich pracy,
a Twój partner nie proponuje żadnych rozwiązań ani optymalizacji to znak, że traktuje współpracę czysto transakcyjnie.
Dobry partner nie tylko dostarcza system, ale aktywnie monitoruje jego działanie, analizuje Twoje procesy i proponuje usprawnienia, które realnie wspierają biznes.
Brak kompetencji w obszarze migracji do chmury
Przyszłość systemów ERP to chmura. Microsoft Dynamics 365 Business Central jako rozwiązanie SaaS (Software as a Service) oferuje większe bezpieczeństwo, niższe koszty utrzymania i łatwiejszy dostęp do innowacji.
Jeśli planujesz lub rozważasz migrację do chmury, a Twój partner:
- unika tego tematu,
- nie ma doświadczenia w takich projektach,
- nie potrafi przedstawić konkretnego planu działania,
ryzykujesz, że proces może zakończyć się niepowodzeniem. Migracja to złożone przedsięwzięcie wymagające zarówno wiedzy technicznej, jak i doświadczenia w planowaniu i testach.
Rozpoznajesz te sygnały u swojego partnera?
Jeśli choć jeden z powyższych punktów brzmi znajomo, warto zadać sobie pytanie: czy Twój obecny partner Microsoft rzeczywiście wspiera rozwój Twojej firmy?
Dowiedz się, jak powinno wyglądać profesjonalne wsparcie systemu ERP i jakie standardy powinieneś wymagać od partnera Microsoft. Wypełnij formularz, pobierz darmowy ebook: "5 sygnałów, że pora zmienić partnera Microsoft" i sprawdź, czy Twój partner dotrzymuje standardu, którego potrzebuje Twój biznes.
W e-booku znajdziesz szczegółowe omówienie każdego sygnału oraz konkretne rozwiązania, które pomogą Ci ocenić jakość obecnej współpracy i podjąć świadomą decyzję o przyszłości Twojego systemu ERP.
Najczęściej zadawane pytania
Po czym poznać, że partner wdrożeniowy systemu ERP nie wywiązuje się ze swoich obowiązków?
Najłatwiej rozpoznawalnym sygnałem jest brak transparentności w obsłudze zgłoszeń – firma zgłasza problem, nie otrzymuje żadnej informacji o statusie sprawy ani przewidywanym czasie jej rozwiązania. Inne niepokojące sygnały to długi czas reakcji na awarie, brak proaktywnych propozycji aktualizacji i rozwoju systemu, niezdolność do dostosowania ERP do zmieniających się potrzeb firmy oraz brak kompetencji w obszarze migracji do chmury. Jeśli pracownicy regularnie muszą stosować ręczne obejścia zamiast korzystać z systemu zgodnie z jego przeznaczeniem – to sygnał, że partner traktuje współpracę czysto transakcyjnie, a nie partnersko.
Jakie konsekwencje dla firmy ma zbyt długi czas reakcji partnera ERP na awarie?
Każda godzina niedostępności systemu ERP przekłada się bezpośrednio na realne straty operacyjne: opóźnione zamówienia, wstrzymaną produkcję, problemy w obsłudze klientów i zakłócenia przepływu informacji między działami. W firmach, gdzie ERP obsługuje kluczowe procesy – fakturowanie, gospodarkę magazynową, planowanie produkcji – brak szybkiej reakcji partnera może oznaczać paraliż całej organizacji. Profesjonalny partner powinien mieć jasno zdefiniowane procedury SLA (Service Level Agreement) gwarantujące konkretne czasy reakcji w zależności od priorytetu zgłoszenia, a szczególnie w przypadku awarii krytycznych – reagować w ciągu godzin, nie dni.
Dlaczego brak aktualizacji systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central stanowi zagrożenie dla firmy?
Microsoft publikuje aktualizacje systemu Business Central dwa razy w roku w ramach tzw. Release Waves, wprowadzając nowe funkcje, poprawki bezpieczeństwa i usprawnienia zgodności z przepisami prawa. Firma korzystająca z przestarzałej wersji systemu narażona jest na luki bezpieczeństwa, niezgodność z aktualnymi regulacjami podatkowymi i prawnymi, brak dostępu do nowych funkcji AI i automatyzacji oraz ograniczone możliwości integracji z nowymi narzędziami. Partner, który nie informuje o dostępnych aktualizacjach i nie pomaga w planowaniu ich wdrożenia, skazuje klienta na technologiczne zacofanie w stosunku do konkurencji korzystającej z najnowszych wersji systemu.
Jak zmiana partnera Microsoft Dynamics 365 Business Central przebiega w praktyce?
Zmiana partnera ERP nie wymaga wymiany systemu – firma zachowuje dotychczasowe dane, konfiguracje i wdrożone rozwiązania. Nowy partner przeprowadza na wstępie audyt istniejącej instalacji, w ramach którego ocenia aktualny stan systemu, identyfikuje zaległości aktualizacyjne, niestandardowe modyfikacje i obszary wymagające optymalizacji. Na tej podstawie opracowywany jest plan przejęcia opieki, obejmujący m.in. przejęcie dokumentacji technicznej i konfiguracji systemu. Kluczowe jest, by nowy partner miał udokumentowane doświadczenie zarówno w przejęciach systemów po innych partnerach, jak i w branży, w której działa firma.
Kiedy zamiast zmiany partnera ERP warto rozważyć migrację systemu do chmury?
Zmiana partnera to dobry moment, by jednocześnie ocenić, czy system działa w optymalnym środowisku. Firmy korzystające z lokalnych instalacji Microsoft Dynamics NAV lub starszych wersji Business Central coraz częściej decydują się na migrację do wersji chmurowej (SaaS) przy okazji zmiany partnera. Wersja chmurowa Business Central oferuje niższe koszty utrzymania infrastruktury, automatyczne aktualizacje, wyższy poziom bezpieczeństwa danych oraz natychmiastowy dostęp do nowych funkcji – w tym możliwości AI i Copilota. Warunkiem sukcesu takiej migracji jest jednak wybór partnera z udokumentowanym doświadczeniem w tego typu projektach i umiejętnością przygotowania szczegółowego planu działania.
