Decyzja o wyborze i wdrożeniu systemu ERP w chmurze nie należy do najłatwiejszych. Mimo wnikliwej i dobrze przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej procesów zachodzących w organizacji często zapomina się o kilku dość ważnych kwestiach. Początkowo, mogą one nie wydawać się istotne. Jednak prędzej czy później pojawią się, dlatego warto znać na nie odpowiedzi.
Z artykułu dowiesz się:
- na czym polega backup Business Central w wersji chmurowej i kto jest za niego odpowiedzialny,
- co mogę zrobić, gdy zacznie mi brakować miejsca w bazie danych Business Central,
- czy Business Central może działać samodzielnie, bez Microsoft 365,
- czy oby na pewno system ERP w chmurze to bezpieczne rozwiązanie.
Jak to jest z tym backup`em w Business Central SaaS?
W przypadku systemu Dynamics 365 Business Central w wersji chmurowej backup jest wykonywany i zarządzany przez producenta. Bazy danych środowisk produkcyjnych oraz typu sandbox są automatycznie backupowe. Ich kopie przechowywane są przez 28 dni. Z racji tego, że za kopie zapasowe i ich wykonywanie odpowiada Microsoft, nie ma możliwości bezpośredniego dostępu do kopii czy też opcji z nimi związanych. Niemniej, użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia i role mają możliwość przywrócenia danego środowiska do określonego punktu w czasie do 30 dni wstecz.
Do tego, dostępny jest log, w którym odnotowywane są operacje przywracania. Warto z niego korzystać, ponieważ operacja przywracania środowiska ma pewne ograniczenia. Takimi utrudnieniami jest m.in. to, że każde środowisko może być przywrócone do 10 razy na miesiąc, operacją mogą być objęte wyłącznie płatne subskrypcje (nie trial) czy też środowisko może zostać odtworzone wyłącznie w ramach tej samej wersji Business Cenral (minor i major). Pojawia się tutaj również wątek rozszerzeń – modyfikacji, które mamy wdrożone do systemu. Ograniczenia z nimi związane zostały dobrze opisane w dokumentacji Microsoft.
Dostępna jest także możliwość eksportu bazy danych Business Central. Wymagana jest jednak do tego subskrypcja Azure, a w jej ramach uruchomiona usługa Azure Storage. Nie jest to jednak „klasyczny backup”. Posiadacze systemu Business Central wdrożonego lokalnie mogą skorzystać z dowolnego dedykowanego rozwiązania do backup`u firmy trzeciej.
Co, gdy zabraknie pojemności w Business Central?
Kwestia pojemności bazy danych jest kluczowa. Dlatego musi zostać zweryfikowana na etapie analizy przedwdrożeniowej. Często intensywny i duży przyrost może być istotnym czynnikiem decydującym o wyborze właściwego modelu wdrożenia systemu ERP.
Domyślnie, wraz z nabyciem licencji Business Central (Essentials/ Premium), organizacja otrzymuje 80 GB pojemności na dane. Może ich użyć w ramach jednego środowiska produkcyjnego oraz trzech środowisk typu „sandbox”. Oprócz tego każdy użytkownik z licencją Essentials, Premium lub Device „wnosi” dodatkową przestrzeń do puli:
- Device – 1 GB,
- Essentials – 2 GB,
- Premium – 3 GB.
Załóżmy, że firma posiada 30 użytkowników Business Central, z czego 15 to licencje Premium, 10 to licencje Team Members i 5 to licencje typu Device. W jej przypadku dostępna ilość GB pojemności będzie kształtować się na poziomie:
- 80 GB pojemności domyślnej,
- Premium: 3 GB x 15 licencji = 45 GB,
- Device: 1GB x 5 licencji = 5 GB,
- Team Members: 0.
Suma dostępnej pojemności dla przykładowej firmy wynosi 130 GB.
W przypadku, gdy zacznie brakować pojemności w Business Central, dostępnych jest kilka rozwiązań, niestety płatnych:
- pierwsze to możliwość dokupienia konkretnej ilości GB, czyli, mówiąc krótko „kupujemy, ile potrzebujemy”. Rozliczenie: 1 GB = ok. 8,4 EUR/ms (zobowiązania roczne – płatności miesięczna).
- druga opcja to zakup „paczki” 100 GB. Jej koszt to ok. 421,7 EUR/ms
- jeśli dokonaliśmy zakupu wspomnianej „paczki” i miejsca będzie wciąż za mało, ale nie chcemy kupować kolejnych 100 GB - możliwe jest dokupywanie pojedynczych GB w cenie ok. 4,2 EUR/1 GB/ms.
Pewnym rozwiązaniem może być również zakup dodatkowego środowiska (Dynamics 365 Business Central Additional Environment Add-On). Patrząc jednak wyłącznie przez pryzmat pojemności – dodatek ten wnosi jedynie skromne 4 GB. Szczegóły na temat aspektów związanych z pojemnością bazy danych Business Central są również opisane w oficjalnej dokumentacji.
Czy można mieć Dynamics 365 Business Central w wersji SaaS bez Microsoft 365?
Oczywiście, że tak. W momencie uruchomienia licencji dla klienta, który do tej pory nie korzystał z żadnych usług chmurowych Microsoft, tworzy się tzw. tenant w Microsoft wraz z podstawową wersją usługi Azure Active Directory. Dzięki niej możliwe jest zarządzanie tożsamościami. Począwszy od tworzenia kont użytkowników, przydzielania licencji, resetowania haseł, po dodawanie do różnego rodzaju grup użytkowników. Po utworzeniu kont dla użytkowników i przypisaniu im nabytych licencji Business Central mogą oni normalnie korzystać z rozwiązania.
Nie ulega jednak wątpliwości, że z każdą półroczną aktualizacją Business Central Microsoft „zacieśnia” współpracę między systemem ERP a usługami wchodzącymi w skład Microsoft 365. Wspomniane narzędzia to: Teams, OneDrive czy Outlook (Exchange Online) oraz Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate i Power Virtual Agent). Co więcej, wiele ustawień w systemie związanych czy to z synchronizacją, czy też wysyłaniem wiadomości mailowych wymaga posiadania przez nas innych usług, nie tylko samego Business Central`a. Do tego, ich zastosowanie niesie za sobą szereg korzyści, które realnie przekładają się na wygodę i szybkość pracy. Łącząc Business Central z Microsoft 365, uzyskujemy m.in.:
- możliwość otwierania, edytowania i publikowania zmian za pośrednictwem Microsoft Excel – możliwe jest otwarcie listy kontaktów w Excel`u, naniesienie zbiorczej zmiany dla wszystkich, a następnie jej opublikowanie, aby była widoczna w systemie ERP,
- udostępnianie dokumentów – mając np. „przypięte” potwierdzenia zamówień w formacie pdf do zamówień sprzedaży można je w szybki sposób udostępnić z poziomu Business Central – poprzez link bądź wiadomość mailową,
- dodawanie kontaktów z poziomu Outlook`a – bez konieczności przełączania się między klientem poczty a systemem ERP,
- możliwość przejścia całego procesy sprzedażowego. – począwszy od zamówienia sprzedaży po fakturę sprzedaży – bez wychodzenia z Outlook`a,
- udostępnianie informacji pozostałym współpracownikom poprzez czat w Microsoft Teams.
Czy system ERP w chmurze to bezpieczne rozwiązanie?
Jest wiele rozwiązań pozwalających na zarządzanie dostępem i bezpieczeństwem – czy to w obrębie rozwiązań Microsoft, czy wśród firm trzecich. Niemniej zawsze najsłabszym „ogniwem” jest człowiek. Priorytetowym elementem w zakresie Business Central powinna być zatem edukacja użytkowników. Nie tylko pod kątem właściwego (bezpiecznego) korzystania z systemu, ale również zwrócenia uwagi na potencjalne zagrożenia. Do tego, aspekt bezpieczeństwa jest dość często podnoszony na etapie rozmów z potencjalnym klientem jako kontrargument dla chmury.
Dochodzi wówczas do pewnego paradoksu. Z jednej strony klient potrafi mieć duże obawy przed rozwiązaniem w chmurze, wręcz potrafi się przed nim bronić „rękami i nogami”. A z drugiej – codziennie wchodzi na swoje konto bankowe poprzez przeglądarkę w telefonie lub aplikację mobilną i wykonuje przelewy na różne, niejednokrotnie w tysiącach kwoty.
Business Central w wersji SaaS oferuje szereg podstawowych zabezpieczeń. Redukują one w ogromnym stopniu ryzyko kradzieży tożsamości i danych. Odnosząc się do wcześniejszego porównania z bankiem poznaj pierwszy z nich. Jest to możliwość korzystania z mechanizmu logowania dwuetapowego (Multi-Factor Authentication). Tak jak w przypadku logowania do banku, tak i logując się do Business Central, po podaniu loginu i hasła należy ponownie uwierzytelnić się poprzez np. aplikację mobilną Microsoft Authenticator.
Do tego, dostęp do konkretnego środowiska systemu ERP można zabezpieczyć poprzez zastosowane grup zabezpieczeń. Dzięki temu wyłącznie członkowie takiej grupy uzyskają dostęp do danych firmowych. Co więcej, w samej aplikacji można przydzielić danemu użytkownikowi konkretne zestawy uprawnień, jak również skomponować swój własny. Są to wszystko formy zabezpieczeń, które są w standardzie – „w cenie”.
Możliwe jest zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń. Wystarczy dokupić do Business Central licencję Microsoft 365 Business Premium lub chociaż minimum Azure Active Directory Premium P1. Dzięki nim możliwe będzie np.:
- sporządzenie listy niedozwolonych haseł,
- umożliwienie dostępu do Business Central wyłącznie z określonych lokalizacji/ adresów IP (np. tylko z biura),
- określenie dostępu do Business Central wyłącznie z określonych przeglądarek oraz urządzeń określone jako „zgodne”.
Podsumowanie
Microsoft świetnie przygotował i ciągle rozwija rozwiązanie Dynamics 365 Business Central w wersji SaaS. Dzięki temu na zdecydowaną większość pytań klientów odpowiedź już jest zawarta w oficjalnej dokumentacji. Powyższej opisane to jedynie 4 kwestie z wielu. Jednak są one jednymi z najczęściej pojawiających się zagadnień, czy to na etapie wyboru systemu, czy też już w trakcie jego eksploatacji. Każdy z wymienionych aspektów jest odpowiednio „zaopiekowany” w standardzie rozwiązania.
Jednak jeśli chcemy zwiększyć jego bezpieczeństwo bądź zaczyna nam brakować przestrzeni w bazie danych – Microsoft jest, przygotowany na takie scenariusze, wskazując jasno, co należy zrobić. W związku z tym system ERP w chmurze będzie zapewne wiodącym prym wyborem w przyszłości.
