Kierownik projektu siedzi przy biurku tydzień po jego zakończeniu. Przed nim rozliczenie — faktury, rachunki za materiały, notatki o roboczogodzinach. Wszystko trzeba ręcznie zsumować i przyporządkować do budżetu przygotowanego kilka miesięcy wcześniej. Wynik? Koszty przekroczyły założenia o 22 proc. Ale kiedy dokładnie? I dlaczego nikt nie zareagował wcześniej?
Ta sytuacja powtarza się w tysiącach firm realizujących projekty. Dane o kosztach, materiałach, roboczogodzinach i zakupach są rozproszone — w e-mailach, arkuszach Excela, notesach kierowników, u księgowych. Trudno powiedzieć, jak naprawdę wygląda obraz finansowy projektu. Efekt jest zwykle ten sam: marża topnieje, klient kwestionuje fakturę, a zarząd nie wie, co poszło nie tak.
Dlaczego rzeczywista marża nie pokrywa się z założeniami?
Typowy projekt. Kierownik przygotowuje budżet głównie na podstawie doświadczenia i kalkulacji kosztów stałych. Zespół pracuje. Pojawiają się dodatkowe materiały, zamawiane przez różne osoby u różnych dostawców. Pracownicy rejestrują godziny pracy na kartce, w aplikacji w telefonie albo w ogóle, planując policzyć je na koniec „na oko”. Faktury spływają z opóźnieniami, czasem trafiają do różnych „szuflad”.
Po zakończeniu projektu zaczyna się zamieszanie z jego rozliczeniem. Jedna osoba zbiera dokumenty z kilku źródeł, druga sumuje godziny, trzecia szuka brakujących rachunków. Rzeczywisty koszt projektu ujawnia się po tygodniach, a czasem wręcz miesiącach od jego zakończenia. I wtedy okazuje się, że nie było czasu na interwencję: renegocjację zakresu, zmianę harmonogramu czy przesunięcie zasobów.
Brak przejrzystości kosztów powoduje, że kierownik projektu działa niemal na oślep. Nie wie, kiedy wydatki zaczęły rosnąć szybciej niż przychody. Nie potrafi zaraportować realnego statusu finansowego kierownictwu ani klientowi. Każdy projekt kończy się zaskoczeniem — zamiast planowanego zysku 15%, wychodzi 5%. A czasami wręcz strata…
Ręczna kontrola budżetu zabija rentowność
Ręczne monitorowanie budżetu ma strukturalne słabości. Po pierwsze, wymaga czasu, który pracownicy mogliby przeznaczyć na faktyczną pracę, a nie na zbieranie danych. Po drugie, jest podatne na błędy człowieka. Źle wpisana cyfra, pominięty rachunek, zaokrąglona godzina — małe pomyłki generują duże odchylenia.
Po trzecie — i to najważniejsze — ręczna kontrola jest opóźniona. Realny koszt projektu poznajesz dopiero wtedy, gdy jest już za późno na zmianę. Jeśli w trzecim tygodniu mającego trwać ponad dwa miesiące projektu dowiesz się, że wyczerpano już połowę budżetu, możesz podjąć działania ratunkowe. Bez tej wiedzy pozostanie ci tylko liczenie strat.
Zespół czuje to rozproszenie. Gdy nikt nie śledzi kosztów na bieżąco, pracownicy tracą zaufanie do procesu. Zaczynają pracować „po swojemu” — zamawiają materiały poza ścieżką zatwierdzeń, rejestrują godziny tak, jak im pasuje albo nie rejestrują ich w ogóle. Każdy pracuje dla siebie. Kontrola wydatków spada do zera.
Rzetelne dane zmieniają sposób zarządzania
Centralna rejestracja kosztów — realizowana nie ręcznie, ale przez system — zmienia tę dynamikę. Gdy wszystkie wydatki trafiają do jednego miejsca, kierownik widzi pełny obraz projektu. Nie jutro albo za miesiąc, ale teraz.
System, np. Dynamics 365 Business Central, umożliwia ustawienie budżetu i porównywanie go z bieżącą realizacją w czasie rzeczywistym. Widzisz, jakie koszty aktualnie generuje projekt, ile marży zostało i które pozycje zostały przekroczone. Możesz drążyć głębiej — sprawdzić koszty dla konkretnego zadania, fazy czy zespołu. Jeśli budżet zaczyna uciekać, zauważysz to natychmiast. To oznacza możliwość interwencji. Jeśli w drugim tygodniu okaże się, że prace pochłonęły już 60% budżetowanych godzin, a przed Tobą wciąż długa lista zadań do wykonania, możesz podjąć decyzję: poprosić zespół o przyspieszenie, zatrudnić dodatkowe siły albo renegocjować zakres z klientem. Nie podejmiesz jej, jeśli dowiesz się o problemie dopiero po zakończeniu projektu.
Automatyzacja — gdy system sam przypisuje koszty zakupów do projektów, a aplikacja mobilna automatycznie zbiera ewidencję czasu pracy — sprawia, że dane powstają jako efekt uboczny normalnej pracy. Nikt nie musi niczego pamiętać ani sumować na koniec miesiąca. Dane po prostu są, zawsze pod ręką i gotowe do wykorzystania.
Jak to wpływa na całą organizację?
Świadomość rzeczywistych kosztów zmienia sposób wyceny nowych projektów. Mając twarde dane z kilkudziesięciu wykonanych projektów wiesz, ile faktycznie trwają różne typy prac, jakie są rzeczywiste koszty materiałów w Twojej branży, gdzie zwykle pojawiają się przesunięcia harmonogramu. Wycena staje się precyzyjna.
Zarząd otrzymuje jasny obraz, które projekty są rentowne, a które generują stratę. Widać trendy — czy marża spada w ostatnich kwartałach, które zespoły są bardziej wydajne. To punkt wyjściowy do podejmowania decyzji strategicznych o skalowaniu, inwestycjach czy zatrudnieniu.
Z kolei klient widzi przejrzystość. Gdy rozliczasz go na podstawie faktycznych kosztów (w modelu time & materials), możesz pokazać precyzyjny rachunek. Zaufanie rośnie, a spory o faktury stają się rzadkością.
Rozwiązania Microsoft dla branży projektowej
Brak systemowej rejestracji kosztów to nie jest problem IT — to problem biznesowy, który ma finansowe konsekwencje. Przekroczone budżety, zaniżone marże, projekty zamykane ze stratą. Zespół, który nie ma przejrzystości w swojej pracy. Kierownictwo, które podejmuje decyzje bez danych.
Rozwiązanie nie musi być skomplikowane. Wystarczy jedno miejsce, w którym gromadzone są wszystkie koszty projektu, gdzie można je śledzić w czasie rzeczywistym i porównywać z budżetem. Taką możliwość dają Ci narzędzia Microsoftu — np. Dynamics 365 Business Central ze swoim modułem projektowym. Dodaj do tego automatyzację (połączenie z aplikacjami rejestrującymi czas pracy czy zamówienia) i raportowanie Power BI, a okaże się, że bieżące monitorowanie budżetu nie zabiera dodatkowego czasu.
Chcesz poznać rozwiązania dedykowane dla firm projektowych? Odwiedź naszą podstronę projektową lub skontaktuj się i umów niezobowiązujące spotkanie!
