Cyfrowy obieg dokumentów i automatyczne rozpoznawanie faktur
Automatyczne rozpoznawanie treści dokumentów, inteligentne przypisywanie do odpowiednich kont księgowych oraz cyfrowe przepływy zatwierdzania to klucz do redukcji kosztów, eliminacji błędów i szybszego zamykania okresów księgowych. Poznaj możliwości dwóch rozwiązań: Continia Document Capture i SaldeoSMART!
Automatyzacja obiegu dokumentów z Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje solidne funkcje finansowo-księgowe, jednak tradycyjne metody obsługi dokumentów przychodzących – papierowe faktury, ręczne przepisywanie danych, fizyczne obieganie dokumentów po działach – pochłaniają czas i generują błędy.
Rozszerzenia do automatyzacji obiegu dokumentów i technologii OCR dla Microsoft Dynamics 365 Business Central to rewolucja w zarządzaniu fakturami i dokumentami finansowymi. Dzięki rozwiązaniom takim jak Continia Document Capture i SaldeoSMART eliminujesz ręczne wprowadzanie danych, przyspieszasz proces akceptacji dokumentów i zyskujesz pełną kontrolę nad obiegiem faktur w organizacji.
Co dają systemy obiegu dokumentów zintegrowane z Business Central?
Automatyczne przechwytywanie i rozpoznawanie danych
Technologia OCR (Optical Character Recognition) odczytuje dane z faktur w różnych formatach (papierowych, PDF, e-mail), automatycznie rozpoznając kluczowe informacje: dane dostawcy, numery faktur, kwoty, pozycje, stawki VAT czy terminy płatności.
Eliminację ręcznego wprowadzania
System automatycznie przenosi rozpoznane dane do Business Central, redukując czas obsługi faktury z kilkunastu minut do kilku sekund i eliminując błędy wynikające z ręcznego przepisywania.
Inteligentne przypisywanie księgowe
Rozwiązania uczą się na podstawie historycznych danych i automatycznie sugerują lub przypisują odpowiednie konta księgowe, wymiary, projekty czy centra kosztów zgodnie z polityką księgową firmy.
Szybsze zatwierdzanie dokumentów
Dokumenty przepływają przez zdefiniowane ścieżki akceptacji, gdzie odpowiedzialni pracownicy mogą przeglądać, zatwierdzać lub odrzucać faktury bezpośrednio w systemie, z dowolnego miejsca i urządzenia.
Pełną widoczność i kontrolę
W każdej chwili możesz sprawdzić status każdego dokumentu, zobaczyć historię zatwierdzeń, zidentyfikować wąskie gardła w procesie i monitorować terminy płatności.
Zgodność z przepisami
Systemy zapewniają bezpieczne przechowywanie dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi, pełną historię zmian oraz możliwość szybkiego wyszukiwania i udostępniania dokumentów na potrzeby audytów.
Dzięki automatyzacji obiegu dokumentów przedsiębiorstwa mogą: - znacząco skrócić czas od otrzymania faktury do jej zaksięgowania; - poprawić relacje z dostawcami dzięki terminowym płatnościom; - uwolnić zespoły księgowe od rutynowych zadań, co pozwoli im skupić się na działaniach o wyższej wartości dodanej.
Continia Document Capture
Continia Document Capture to wiodące na rynku rozwiązanie do automatyzacji przetwarzania dokumentów finansowych, zaprojektowane specjalnie dla środowiska Microsoft Dynamics 365 Business Central. System zasilany AI automatycznie wyłapuje kluczowe dane z dokumentów, a dzięki natywnej integracji z procesami w Business Central od razu uruchamia właściwy obieg.
Kluczowe funkcjonalności Continia Document Capture
Zaawansowana technologia OCR i AI
System wykorzystuje sztuczną inteligencję do rozpoznawania dokumentów w różnych formatach i językach. Technologia uczenia maszynowego sprawia, że rozwiązanie staje się coraz dokładniejsze z każdym przetworzonym dokumentem, dostosowując się do specyfiki faktur od konkretnych dostawców.
Wielokanałowe przechwytywanie dokumentów
Continia przyjmuje faktury z różnych źródeł: e-mail, dedykowanych skrzynek pocztowych, skanerów, portali dostawców, faktur elektronicznych czy mobilnych aplikacji. Wszystkie dokumenty trafiają do jednego, scentralizowanego systemu obiegu.
Automatyzacja procesów księgowych
System inteligentnie przypisuje konta księgowe, wymiary, projekty i inne parametry księgowe na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł i historycznych transakcji. Funkcja samouczenia (machine learning) ciągle usprawnia dokładność automatycznego kodowania.
Zaawansowany przepływ i ścieżki zatwierdzania
Możliwość konfiguracji złożonych, wielopoziomowych procesów akceptacji z uwzględnieniem limitów kwotowych, zastępstw, eskalacji i automatycznych powiadomień. System obsługuje zarówno proste, jak i bardzo skomplikowane struktury organizacyjne.
Przetwarzanie faktur kosztowych i zakupowych
Rozwiązanie obsługuje pełen cykl życia dokumentu: od przechwycenia, przez rozpoznanie, weryfikację, zatwierdzenie, po zaksięgowanie i archiwizację, zarówno dla faktur zakupowych, jak i kosztowych.
Dopasowanie do zamówień zakupu
Automatyczne kojarzenie faktur z istniejącymi zamówieniami zakupu w Business Central, weryfikacja zgodności cen i ilości, obsługa rozbieżności.
Dla kogo jest Continia Document Capture?
Continia Document Capture to rozwiązanie sprawdzające się w organizacjach o różnej skali i specyfice działalności:
Przedsiębiorstwa średnie i duże
Obsługujące znaczne wolumeny faktur przychodzących (setki lub tysiące miesięcznie), gdzie ręczne przetwarzanie jest czasochłonne i kosztowne.
Organizacje z rozproszoną strukturą
Posiadające wiele oddziałów czy lokalizacji, wymagających scentralizowanego zarządzania dokumentami i jednolitych procesów akceptacji.
Firmy z rozbudowanymi procesami zatwierdzania
Gdzie faktury muszą przejść przez wielopoziomowe ścieżki akceptacji z uwzględnieniem różnych limitów uprawnień i struktur organizacyjnych.
Przedsiębiorstwa zarządzające projektami
Realizujące wiele równoległych projektów, gdzie kluczowe jest precyzyjne przypisanie kosztów do właściwych projektów i automatyczne śledzenie budżetów.
Organizacje międzynarodowe
Otrzymujące faktury w różnych językach i formatach, potrzebujące zaawansowanej technologii rozpoznawania dokumentów.
Firmy skupione na optymalizacji kosztów
Dążące do redukcji kosztów operacyjnych działu finansowego i maksymalnej automatyzacji procesów księgowych.
Przedsiębiorstwa wymagające pełnej kontroli
Gdzie istotna jest szczegółowa dokumentacja procesów, historia zmian i zgodność z wymogami regulacyjnymi.
Poznaj możliwości Continia Document Capture
Odwiedź dedykowaną podstronę i dowiedz się więcej.
SprawdźSaldeoSMART
SaldeoSMART to polskie rozwiązanie do automatyzacji obiegu dokumentów, stworzone z myślą o specyfice polskiego rynku i wymogach lokalnych przepisów. System łączy zaawansowaną technologię OCR z intuicyjnym interfejsem i elastycznym podejściem do konfiguracji procesów.
Charakterystyka SaldeoSMART
Polska specyfika i lokalizacja
Rozwiązanie zostało zaprojektowane z uwzględnieniem polskich realiów biznesowych, wymogów księgowych i podatkowych. System doskonale radzi sobie z polskimi fakturami, rozumie specyfikę polskich dokumentów i jest zgodny z lokalnymi przepisami.
Technologia OCR dostosowana do polskiego rynku
Silnik rozpoznawania został wytrenowany na polskich fakturach, co zapewnia wysoką skuteczność odczytu danych z dokumentów od polskich dostawców, w tym faktur o niestandardowych layoutach.
Elastyczny obieg dokumentów
Możliwość intuicyjnego zaprojektowania własnych ścieżek obiegu dokumentów dopasowanych do struktury organizacyjnej i procesów akceptacji obowiązujących w firmie, bez potrzeby programowania.
Obsługa różnych typów dokumentów
System przetwarza nie tylko faktury zakupowe i kosztowe, ale także umowy, dokumenty kadrowe, faktury sprzedażowe czy inne dokumenty wymagające obiegu i archiwizacji.
Automatyczne rozpoznawanie i kodowanie
Inteligentne przypisywanie kontrahentów, kont księgowych, projektów i innych wymiarów na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł i samouczenia systemu.
Wsparcie dla faktur ustrukturyzowanych
Obsługa faktur elektronicznych, w tym formatów wymaganych przez polski system KSeF (Krajowy System e-Faktur), co przygotowuje firmę na nadchodzące zmiany legislacyjne.
Archiwum cyfrowe
Bezpieczne przechowywanie dokumentów z zachowaniem wymogów prawnych, pełnotekstowe wyszukiwanie i szybki dostęp do historycznych dokumentów.
Dla kogo jest SaldeoSMART
SaldeoSMART to rozwiązanie dedykowane szczególnie dla polskich przedsiębiorstw:
Firm działających wyłącznie na polskim rynku
Ceniących rozwiązania stworzone z myślą o polskiej specyfice, polskim wsparciu technicznym i zrozumieniu lokalnych wymagań biznesowych.
Małych i średnich przedsiębiorstw
Poszukujących przystępnego cenowo, a jednocześnie funkcjonalnego rozwiązania do automatyzacji obiegu faktur bez nadmiernej złożoności.
Organizacji rozpoczynających cyfrową transformację
Chcących odejść od papierowego obiegu dokumentów i potrzebują intuicyjnego narzędzia łatwego we wdrożeniu i obsłudze.
Firm z elastycznymi procesami
Gdzie ścieżki akceptacji mogą się różnić w zależności od typu dokumentu, kwoty czy rodzaju wydatku i potrzebna jest łatwość modyfikacji przepływu.
Zobacz więcej możliwości SaldeoSMART
Odwiedź dedykowaną podstronę i poznaj szczegóły rozwiązania SaldeoSMART.
SprawdźContinia Document Capture czy SaldeoSMART - które rozwiązanie wybrać?
Wybór między Continia Document Capture a SaldeoSMART powinien wynikać z analizy specyfiki Twojej organizacji, skali działalności oraz priorytetów biznesowych.
Continia Document Capture
To wybór dla organizacji stawiających na globalne rozwiązanie o najwyższej klasie zaawansowania technologicznego. Zapewni Ci najpełniejszą funkcjonalność i największą skalowalność, jeśli Twoja firma: - obsługuje duże wolumeny dokumentów, - działa międzynarodowo, - potrzebuje bardzo zaawansowanych funkcji uczenia maszynowego i rozbudowanych przepływów - planuje korzystać z ekosystemu innych rozwiązań Continia.
SaldeoSMART
To opcja dla przedsiębiorstw, które cenią sobie polskie rozwiązania doskonale dopasowane do lokalnego rynku. SaldeoSMART będzie naturalnym wyborem oferującym bardzo dobrą relację wartości do ceny, jeśli: - Twoja firma działa głównie w Polsce, - potrzebujesz wsparcia w języku polskim, - zależy Ci na intuicyjności i łatwości konfiguracji, - priorytetem jest przygotowanie na polskie wymogi dotyczące e-fakturowania.
Oba rozwiązania oferują solidną technologię OCR, automatyzację obiegu dokumentów i integrację z Business Central. Różnice dotyczą przede wszystkim zakresu zaawansowanych funkcjonalności, skalowalności, orientacji na rynek globalny versus lokalny oraz modelu cenowego. Decyzja powinna uwzględniać nie tylko aktualne potrzeby, ale także perspektywę rozwoju firmy – czy planujesz ekspansję międzynarodową, czy rozwój będzie koncentrował się na polskim rynku, jakie będą przyszłe wymagania regulacyjne oraz jak może wzrosnąć wolumen przetwarzanych dokumentów.
Wybierz rozwiązanie dla siebieNajczęściej zadawane pytania
Czym jest Continia Document Capture?
To rozszerzenie dla Business Central, które automatycznie pobiera dokumenty (np. z e-maili), rozpoznaje dane z PDF/XML (OCR), tworzy w BC kartoteki/dok. zakupu, uruchamia obieg akceptacji i archiwizuje komplet dokumentów.
Jakie dokumenty mogę przetwarzać?
Najczęściej: faktury i korekty, zamówienia od dostawców, WZ/CMR, potwierdzenia dostawy, noty kosztowe, umowy i aneksy. Obsługiwane są zarówno PDF/obrazy, jak i formaty strukturalne (np. XML/UBL/Peppol).
Na ile dokładny jest OCR? Czy rozpozna pozycje z faktury?
Mechanizm rozpoznaje nagłówek i pozycje (dostawca, numery, daty, kwoty, VAT, linie). Dla powtarzalnych wzorców dostawców dokładność po krótkim procesie uczenia jest bardzo wysoka.
Jak działa akceptacja faktur?
Dla każdego dokumentu można zdefiniować ścieżkę akceptacji (np. merytoryczna → finansowa → zarząd). Zasady opieramy o kwoty, działy, centra kosztów czy typy wydatków. Zatwierdzanie działa w Business Central i z poziomu przeglądarki/mobilnie.
Jak wygląda archiwum i wyszukiwanie?
Każdy dokument ma pełnotekstowy PDF i metadane (dostawca, kwoty, numery, MPK, projekty). Wyszukujesz po dowolnym polu, a podgląd skanu jest zawsze pod ręką z poziomu Business Central (również po zaksięgowaniu).
Czy to bezpieczne i zgodne z przepisami?
Dostęp kontrolują role Business Central, a ścieżka akceptacji i historia zmian zapewniają audytowalność. Archiwum elektroniczne spełnia wymagania dla przechowywania dokumentacji księgowej; okresy retencji definiujesz w polityce firmy.
Czy rozwiązanie współpracuje z KSeF?
Integrację z KSeF realizujemy przez dedykowane konektory dla Business Central. Dzięki temu możliwe jest automatyczne pobieranie/kojarzenie faktur z obiegiem i OCR (dla PDF).
Ile trwa wdrożenie i od czego zacząć?
Szybki start to zwykle kilka tygodni: warsztat (źródła dokumentów, reguły), konfiguracja szablonów OCR, ścieżki akceptacji, testy i szkolenia. Zaczynamy od faktur kosztowych, potem dokładamy kolejne typy dokumentów.
Jak licencjonowane jest rozwiązanie i jakie są koszty?
Licencja rozszerzenia jest zazwyczaj per środowisko + użytkownicy/volume. Całkowity koszt to licencje + wdrożenie (analiza, konfiguracja, szkolenia) i ewentualne integracje. Po krótkim warsztacie przygotujemy budżet i harmonogram.
Jak poradzić sobie z załącznikami (umowy, protokoły odbioru)?
Załączniki przypinamy do dokumentu w Business Central. W obiegu możesz wymusić obecność wymaganych plików (checklista), a użytkownicy mają do nich dostęp z kart faktury i z archiwum.
Potrzebujesz pomocy w automatyzacji obiegu dokumentów?
Zespół Nav24 specjalizuje się we wdrażaniu rozwiązań do automatyzacji procesów finansowych w Business Central. Pomożemy Ci wybrać system idealnie dopasowany do skali i specyfiki Twojej firmy, przeprowadzimy sprawne wdrożenie i zapewnimy kompleksowe wsparcie.
Pokaż telefon...