Jednym z najbardziej demotywujących i frustrujących działań w przedsiębiorstwach jest codzienne wykonywanie powtarzalnych czynności, które dawno powinny być zautomatyzowane. Nierzadko można spotkać się z dość dziwnym podejściem właścicieli firm, którzy preferują, aby wspomniane czasochłonne zadania były realizowane właśnie przez pracowników, a nie „automat”.
Najczęściej wynika ono z dwóch powodów. Pierwszy to brak zaufania do technologii. Drugi - brak wiedzy na temat dostępnych rozwiązań. Wiele organizacji, które na co dzień pracują w środowisku Microsoft 365, nie zdaje sobie sprawy, że mają do dyspozycji potężne narzędzie do automatyzacji: usługę Power Automate.
Z artykułu dowiesz się:
- co warto automatyzować;
- czym jest Power Automate;
- do jakich działań i procesów można go użyć.
Jak określić, które zadania warto zautomatyzować?
Dość często spotykamy się ze stwierdzeniem, że należy automatyzować wszystko, co się da. Najczęściej używanym argumentem potwierdzającym tą tezę jest oszczędność czasu. Pytanie jednak, czy faktycznie powinniśmy wszystko automatyzować? Aby to określić, warto odpowiedzieć sobie na dwa pytania:
- Czy dane działanie jest czasochłonne?
Oraz
- Czy dane działanie jest powtarzalne?
Dwie pozytywne odpowiedzi oznaczają, że zadanie jest wstępnie dobrym materiałem do automatyzacji. Niemniej jednak, dobrze byłoby wspomniane działanie czy też proces nieco bardziej zgłębić, aby ocenić, czy automatyzacja w jego zakresie jest dobrym pomysłem. Z pomocą przychodzi ogólny podział zadań na takie, które:
- cechują się wysoką wartością, są krytyczne dla organizacji, ale ich wykonanie wymaga minimalnych umiejętności specjalistycznych;
- wytwarzają wysoką wartość, jednak ich realizacja wymaga również wysokich umiejętności;
- mają niską wartość i do ich realizacji nie są potrzebne wysoko wykwalifikowane osoby;
- wymagają wysokiego stopnia skupienia i umiejętności, ale wytwarzają produkt lub usługę o niewielkiej wartości.
Przykładowo, weryfikacja należności i wysyłka informacji mailowej do klienta w momencie wykrycia przeterminowanej płatności to działanie powtarzalne, o dużej wartości, które nie wymaga specjalnych umiejętności. Jeśli to możliwe, powinniśmy dążyć do jego automatyzacji. Z drugiej strony, kontakt telefoniczny z klientem w celu sprawdzenia poprawności wysłanego towaru to zadanie również o dużej wartości, ale wymaga personalizacji i znajomości złożoności zarządzania relacjami z ludźmi. Takie zadanie niekoniecznie nadaje się do zautomatyzowania.
Gdy odpowiedzieliśmy sobie na wspomniane pytania i zastanowiliśmy nad wartością danego procesu, pozostaje jeszcze kwestia, czy do automatyzacji możemy wykorzystać Microsoft Power Automate.
Power Automate – przedstawiciel rodziny Microsoft Power Platform
Power Automate to narzędzie do automatyzacji powtarzalnych działań i procesów biznesowych. Jest to jeden z członków Microsoft Power Platform, której ideą jest dostępność dla mniej zaawansowanych użytkowników, a mówiąc konkretniej – osób nie znających się na programowaniu. Dlatego też bardzo często Power Platform jest określane jako środowisko Low Code. Wiele rzeczy jesteśmy w nim w stanie zrobić bez znajomości kodu, przy użyciu popularnej metody „Przeciągnij i upuść”. Z licencyjnego punktu widzenia – wystarczy już najtańszy plan Microsoft 365, czyli Business Basic. Co ciekawe, jeśli używamy z Dynamics 365 Sales lub Power Apps per user, to również mamy prawo do korzystania z Power Automate, choć w nieco węższym zakresie.
Usługa dostępna jest w przeglądarce, jako aplikacja desktopowa Power Automate Desktop, która nomen omen świetnie nadaje się w scenariuszach automatyzacji starszych systemów pozbawionych API oraz wersja dla urządzeń mobilnych, z poziomu której możemy wyzwalać przepływy błyskawiczne, czyli wyzwalane ręcznie.
Sam proces tworzenia automatyzacji to nic innego, jak układanie odpowiednich sekwencji działań, które mają zostać wykonane po spełnieniu określonych warunków. Co ciekawe, usługa Power Automate obsługuje ponad 300 łączników. Na bieżąco dodawane są kolejne. To zarówno rozwiązania z portfolio Microsoft, jak i firm trzecich. Część z nich jest dostępna w warstwie premium, co wymaga wykupienia właściwej licencji. Rozpoczęcie pracy z Power Automate ułatwia pokaźna baza gotowych szablonów, których można użyć poprzez wprowadzenie niezbędnych danych oraz modyfikację pod konkretne wymagania.
Jeśli nie chcemy korzystać z szablonów, budowę przepływu rozpoczynamy od wybrania jego typu, a do wyboru mamy:
1. Przepływy w chmurze, gdzie wyróżniamy:
- Zautomatyzowany – czyli wyzwalany automatycznie na podstawie jakiegoś zdarzenia, np. otrzymanie maila od konkretnej osoby, uzupełnienie formularza na stronie www.
- Błyskawiczny – wyzwalany ręcznie, na żądanie. Jako przykład – włączanie maszyny wirtualnej w Azure, na której zainstalowany jest system ERP.
- Zaplanowany – wyzwalany na podstawie zdefiniowanego harmonogramu, np. raz dziennie o godzinie 11:00.
- Tworzenie przepływu przez AI na podstawie opisu – obecnie dostępne w wersji preview.
2. Przepływy pulpitu tworzone przy użyciu wspomnianego wcześniej Power Automate Desktop.
3. Business Process Flow – kojarzone najczęściej z Dynamics 365 Sales, gdzie możemy definiować poszczególne kroki, np. procesu sprzedażowego.
Przykłady zastosowań Microsoft Power Automate
Spektrum scenariuszy, w których możemy użyć Microsoft Power Automate, jest ogromne. Począwszy od prozaicznych procesów biznesowych, które wciąż wykonywane są na kartkach, poprzez 2- lub 3 stopniowe akceptacje, kończąc na automatycznym przypisywaniu uprawnień i członkostwa w grupach Microsoft 365 po zaakceptowaniu zaproszenia do naszego tenanta przez klienta. Do tego, użytkownicy mogą samodzielnie usprawniać swoją pracę poprzez tworzenie przepływów, np. automatyczne zapisywanie każdego załącznika otrzymanego mailem w dedykowanym folderze w OneDrive. Chmurowy charakter Power Automate sprawia, że ma on ogromny potencjał współpracy z rozwiązaniami opartymi o Microsoft Dataverse. Przykładowo, można użyć Microsoft Power Automate do stworzenia przepływu, który, na podstawie danych z Dataverse przygotuje dla nas różnego rodzaju dokumenty (ofertę, zamówienie, kontrakt) w formacie Word. To samo tyczy się Excela. W tym zakresie możliwe jest utworzenie przepływu, który doda do skoroszytu Excel dane pochodzące z Dataverse – np. te, które dotyczą cyklicznego raportu inwentaryzacyjnego – i automatycznie wyśle je do osób decyzyjnych. Dzięki temu, osoba nie mająca licencji Dynamics 365, jest w stanie regularnie otrzymywać konkretne informacje drogą mailową.
Wchodząc w obszar biznesu, warto wspomnieć o:
- procesach związanych z akceptacją, np. zamówienia wewnętrzne, wnioski urlopowe, akceptacja przygotowanego dokumentu projektowego przed jego wysłaniem do klienta;
- procesie onboardingu – witając nowego pracownika na pokładzie warto go mailowo przywitać i przedstawić zespołowi, wysłać maila z niezbędnymi informacjami na temat procedur oraz łączami do narzędzi IT, wysłać informację o przydatnych kontaktach itp. Cała ta sekwencja może się uruchamiać automatycznie po wprowadzeniu nowozatrudnionej osoby na listę pracowników w SharePoint;
- proces windykacji należności –automat może obsługiwać przypomnienie nr 1 oraz nr 2, a jeśli te nie będą skuteczne, dalsze działania przejmują ludzie;
- procesy odnowień – idealne scenariusze pod zaplanowany przepływ, który uruchamia się np. raz dziennie, sprawdza listę w poszukiwaniu informacji o dacie i na bazie warunku (np. 10 dni do odnowienia) wysyła przypomnienie. Można zastosować w zakresie wszystkich narzędzi IT posiadanych przez firmę, które są subskrypcją;
- procesy marketingowe – mowa chociażby o zatwierdzaniu treści postów na social media, powiadomieniach, gdy pojawi się wzmianka na temat naszej firmy, zbieraniu danych z ankiet, zbieraniu i zapisywaniu nowych adresów mailowych w bazie, wysyłaniu powiadomień przed webinarami, powiadomieniach w Teams lub mailowych w momencie, gdy konkurencja opublikuje nowy post. Możliwości jest naprawdę sporo.
Automatyzacja procesów na wyciągnięcie ręki
Choć na pierwszy rzut oka tak nie wygląda, to jednak Power Automate stanowi potężne narzędzie w służbie automatyzacji powtarzalnych działań. Nawet jeśli weźmiemy pod uwagę dedykowaną licencję na użytkownika, która uprawnia do korzystania z wszystkich dostępnych łączników, to jej koszt jest się w stanie zwrócić już przy pierwszej wdrożonej automatyzacji w formie ilości godzin, które zaoszczędzimy usprawniając dany proces. Ponadto, usługa jest cały czas rozwijana i wzbogacana chociażby o funkcjonalności AI. Copilot w Microsoft Power Automate, bo o nim mowa, umożliwia wygenerowanie gotowego przepływu na podstawie opisu. Nie musimy już nawet wybierać konkretnych wyzwalaczy i akcji – wystarczy napisać Copilotowi, czego potrzebujemy. Ponadto, możemy automatyzować procesy, które dotykają starszych systemów IT – służy do tego Power Automate Desktop. Posiada on interfejs typu „wskaż i kliknij”, umożliwiający rejestrację ruchów myszy i klawiatury, które są następnie przekształcane w zautomatyzowaną sekwencję akcji. Nie zapominajmy również o integracji z systemem Business Central, gdzie – podobnie jak w przypadku Microsoft Power Apps – zdefiniowanie przepływu automatyzującego dany proces jest niejednokrotnie szybsze i tańsze aniżeli wykonanie analogicznej czynności w ramach modyfikacji programistycznej.
Zainteresowała Cię usługa Power Automate i automatyzacja procesów? Masz dodatkowe pytania? Zacząłeś tworzyć swój pierwszy przepływ, ale utknąłeś i potrzebujesz pomocy? A może chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat kosztów oraz licencji niezbędnych do realizacji danego scenariusza? Skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy i umów na bezpłatną konsultację.
