Narzędzie do zarządzania relacjami z klientem (CRM) pozwala mieć pod kontrolą wszystkie działania i interakcje z potencjalnymi oraz obecnymi klientami. O ile rozbudowane systemy CRM mogą być stosunkowo drogie na początku działalności biznesowej, to warto rozejrzeć się za prostymi rozwiązaniami.
Jednym z nich jest Outlook Customer Manager – add-in do aplikacji Outlook – dostępny w ramach planu Office 365 Business Premium.
Co to jest Outlook Customer Manager?
Problemy organizacyjne trapią zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe firmy oraz indywidualne działalności gospodarcze. Bardzo łatwo jest zapomnieć o wysłaniu ważnej wiadomości e-mail, odpowiedzi lub przegapić termin zakończenia konkretnego projektu. Co gorsza – może to prowadzić do utraty szans, reputacji, a nawet wartościowych klientów końcowych.
Oferowany przez Microsoft system ERP Dynamics 365 Business Central posiada moduł CRM, który jest odpowiednim narzędziem dla przedsiębiorstw, które rozwiąże te problemy. Jeszcze bardziej rozbudowane możliwości w tym zakresie posiada systemem CRM Dynamics 365 Sales. Mogą być one jednak stosunkowo kosztowne dla małych firm. W związku z tym, gigant z Redmond wypuścił rozwiązanie dla przedstawicieli sektora małych przedsiębiorstw – Outlook Customer Manager.
Outlook Customer Manager to „lekkie” narzędzie typu CRM, które ułatwia organizowanie zadań, wiadomości e-mail, notatek i transakcji związanych z partnerami biznesowymi i klientami. Pozwala ono na śledzenie wszystkich szczegółów dotyczących klienta lub potencjalnego klienta oraz ich gromadzenie w jednym miejscu.
Aplikacja jest dostępna w ramach planu Office 365 Business Premium (niedostępna w wyższych planach), w przeglądarce lub jako dodatek do programu Outlook 2016. Jako add-in do programu Outlook, Customer Manager integruje się z pocztą e-mail, zadaniami, kontaktami i grupami Office 365. Wszystkie informacje o kliencie są wyświetlane tuż obok skrzynki odbiorczej programu Outlook, dzięki czemu można od razu wyświetlić szczegóły i informacje o kontakcie.
Zarządzanie relacjami z klientem
Praktycznie rzecz biorąc, Outlook Customer Manager pomaga w usprawnieniu przepływu informacji i uporządkowaniu wszystkich danych dotyczących określonego klienta. Dodatek jest wbudowany w Outlook 2016, co pozwala na pracę bez konieczności przełączania się między aplikacji. Co więcej, notatki i zadania można „kojarzyć” z firmami i klientami. Ponadto, narzędzie ułatwia dodawanie i wypełnianie danych o klientach poprzez automatyczne ich pobieranie z wiadomości e-mail.
Z kolei, kontakty biznesowe są powiązane z firmami, gdzie każda może mieć dowolną liczbę transakcji. Informacje o klientach i firmach można udostępniać innym członkom grupy Outlook Customer Manager, która jest automatycznie tworzona w organizacji Office 365.
Bądź zorganizowany
Jedną z najcenniejszych funkcji Outlook Customer Manager jest to, że sprawdza ona wiadomości e-mail pod kątem zapytań, a jeśli takowe odnajdzie – wyśle alert. Natomiast obecni klienci i działania ich dotyczące nie umkną uwadze dzięki ustawionym przypomnieniom, które informują o zaplanowanym spotkaniu lub zadaniu. Przegląd danych jest wyświetlany m.in. po kliknięciu w zakładkę „Dziś”, która określa priorytety informacji oraz wyświetla to, co jest najbardziej istotne do wykonania w pierwszej kolejności.
Drugim bardzo istotnym miejscem są „Transakcje”, które posiadają oś czasu. Jest ona automatycznie wypełniana odpowiednimi informacjami z programu Outlook, takimi jak powiązane wiadomości e-mail, czy zadania. Dodatkowo, działania z klientem mogą być dodawane ręcznie w formie posta, rejestru połączeń lub dziennika spotkań. Każda transakcja może zawierać dane na temat kwoty, priorytetu, daty zamknięcia i statusu.
Podsumowanie
Outlook Customer Manager wydaje się bardzo prostym narzędziem, jednak posiada szereg niezbędnych funkcjonalności i wykorzystuje nowe technologie (np. machine learning), które mogą pomóc firmom z sektora MŚP. Dodatkowo, jest on oferowany z szeregiem innych aplikacji (zobacz Office 365 Business Premium). Add-in pomaga organizować pocztę e-mail, notatki i oferty, a nawet przesyłać pliki, aby wszystko było przechowywane w jednym miejscu. Ponadto, aplikacja dostępna jest na urządzenia mobilne z systemem iOS, co umożliwia mobilną pracę, np. w przypadku podróży.
Przeczytaj także: nav24.pl/system-erp-dla-malych-firm
