Wdrożenia oprogramowania biznesowego bywają trudne. Niejednokrotnie pojawiają się błędy, które przy jasnych początkowych założeniach nie powinny mieć miejsca. Czynników powodujących nieporozumienia może być wiele. Poznaj 5 najczęstszych błędów w procesie wdrożenia systemu ERP, na które należy zwrócić szczególną uwagę.
Z tego artykułu dowiesz się:
– jakie błędy (5 błędów) są najczęściej popełniane przy wdrożeniu oprogramowania ERP.
-
Brak informacji o zmianie/wdrożeniu systemu ERP wśród zespołu
Bez ludzi w zasadzie nic by się nie działo. Właściwi ludzie, a dokładniej – kluczowi użytkownicy – są gwarantem udanego projektu. Mają oni olbrzymi wpływ na daną organizację podczas procesu wdrożenia nowego bądź zmiany starego systemu.
W wielu przypadkach rozpoczęcie projektu wdrożenia nowego oprogramowania powoduje powstanie grupy osób, które będą „sabotować” jego sensowność. Są to ludzie, którzy, z zasady, nie chcą nic zmieniać i są na „nie”. Sam proces instalacji systemu, a potem jego implementacja, są wystarczająco trudne, nie mówiąc już o dodatkowej przeszkodzie w postaci wspomnianej grupy osób. Wielokrotnie natknęliśmy się na takie sytuacje, co wpływało np. na przeciąganie się prac, a w najgorszym razie – nawet rezygnację z wdrożenia.
Podjęcie decyzji o wdrożeniu nowego rozwiązania nie jest łatwym zadaniem. Warto przedyskutować tą kwestię z najważniejszymi osobami w organizacji, ale i z ludźmi, którzy na co dzień mieliby korzystać z systemu. Nie powinna być to decyzja „narzucona” siłą przez osoby zarządzające. Dzięki temu, ryzyko powstania grupy „hejterów” projektu wdrożenia zdecydowanie zmaleje.
-
Źle dobrana metoda wdrożenia
Wybór właściwej metodologii wdrożenia oraz zarządzanie projektem jest jednym z istotniejszych elementów wdrożenia nowego rozwiązania. Przykładowo – system Dynamics 365 Business Central jest kierowany głównie do firm z sektora MŚP. Oznacza to, że implementacje dotyczą zwykle kilku/ kilkunastu użytkowników. W związku z tym, nie powinno się do nich podchodzić jak do projektu wdrożenia w ogromnym przedsiębiorstwie. Należy pozwolić sobie na elastyczność.
Niestety, taki błąd jest dość często występującym zjawiskiem. Niejednokrotnie można zaobserwować, że wydajność jest odwrotnie proporcjonalna do liczby osób uczestniczących w spotkaniach. Dodatkowo, bywa i tak, że kierownik projektu stanowi pewnego rodzaju przeszkodę. Najczęściej ujawnia się to poprzez nadmierną biurokrację, która jest nieuzasadniona i niepotrzebna.
-
Procesy biznesowe
Znane są przypadki w organizacjach, gdzie działy się po prostu nie lubią. Można tutaj przytoczyć chociażby stereotyp na temat handlowców i marketingowców. Ci pierwsi narzekają na kiepską jakość dostarczanych lead`ów, z kolei marketingowcy „obwiniają” handlowców, że nie potrafią sprzedać danego produktu. A tak naprawdę, powinni działać w symbiozie.
Tego rodzaju konflikty między działami są dość trudne dla partnera wdrożeniowego, ponieważ nowy software, za który jest odpowiedzialny, ma na celu zacieśnienie relacji i poprawę współpracy. Znajomość procesów biznesowych odgrywa kluczową rolę podczas wdrożenia oprogramowania ERP, jakim jest Dynamics 365 Business Central. Niejednokrotnie, kwestie, o które toczą się spory między różnymi działami, nie są na tyle istotne w kontekście całości. W związku z tym – organizacja powinna znać i rozumieć procesy w niej zachodzące oraz mieć świadomość tego, czy działają one tak, jak powinny. Z kolei, partner powinien umieć przenieść te procesy na funkcjonalność systemu i stwierdzić, czy da się je przeprowadzać, a jeśli tak – to w jaki sposób.
Sprawdź także Ile kosztuje system ERP >>
-
Tempo projektu
Bardzo często zdarza się, że początkowy zapał, związany z projektem wdrożeniowym, szybko traci rozmach. Jest to często spowodowane tym, że pojawiają się inne priorytety, które wpływają na podjęcie konkretnych decyzji. To wszystko przeciąga projekt w czasie. O ile niektóre kwestie, jak choćby sfinansowanie projektu, odgrywają istotną rolę w procesie decyzyjnym, o tyle niejednokrotnie doświadczyliśmy umyślnego generowania innych spraw, byleby tylko odłożyć projekt w czasie. Nie jest to dobre, ponieważ utrata tempa prowadzi do utraty czasu i entuzjazmu.
Bardzo ważną rolę w tym zakresie odgrywają kierownicy projektu. Powinni oni czuwać nad tempem działań oraz egzekwować założenia wynikające z harmonogramu prac. Jest to kluczowe dla wdrożenia oprogramowania ERP z sukcesem.
-
„Nie poddawaj się”
Powiedzmy, że jesteś w trakcie wdrożenia i sprawy nie zmierzają ku dobremu. Albo jesteś już po „Go Live” i pojawiają się dość poważne problemy. Nie poddawaj się. Z pewnością istnieją jakieś powody, których efektem są pojawiające się błędy. Należy je poddać ponownej ocenie i weryfikacji. Niemal wszystkie problemy, powstające podczas implementacji, są do rozwiązania. Cierpliwość i „podjęcie walki” z pojawiającymi się problemami są warte zachodu. Ich eliminacja pozwoli Ci na wydajniejszą pracę oraz analizę konkretnych danych, a nim się obejrzysz zanotujesz zwrot z inwestycji.
Sprawdź także Jak przekształcić swój biznes z systemem ERP >>
