5 błędów podczas wdrożenia systemu ERP – jak ich unikać?

Wdrożenia oprogramowania biznesowego bywają trudne. Niejednokrotnie pojawiają się błędy, które przy jasnych początkowych założeniach nie powinny mieć miejsca. Czynników powodujących nieporozumienia może być wiele. Poznaj 5 najczęstszych błędów w procesie wdrożenia systemu ERP, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

Z tego artykułu dowiesz się:

– jakie błędy (5 błędów) są najczęściej popełniane przy wdrożeniu oprogramowania ERP.

1. Brak informacji o zmianie/wdrożeniu systemu ERP wśród zespołu

Bez ludzi w zasadzie nic by się nie działo. Właściwi ludzie, a dokładniej – kluczowi użytkownicy – są gwarantem udanego projektu. Mają oni olbrzymi wpływ na daną organizację podczas procesu wdrożenia nowego bądź zmiany starego systemu.

W wielu przypadkach rozpoczęcie projektu wdrożenia nowego oprogramowania powoduje powstanie grupy osób, które będą „sabotować” jego sensowność. Są to ludzie, którzy, z zasady, nie chcą nic zmieniać i są na „nie”. Sam proces instalacji systemu, a potem jego implementacja, są wystarczająco trudne, nie mówiąc już o dodatkowej przeszkodzie w postaci wspomnianej grupy osób. Wielokrotnie natknęliśmy się na takie sytuacje, co wpływało np. na przeciąganie się prac, a w najgorszym razie – nawet rezygnację z wdrożenia.

Podjęcie decyzji o wdrożeniu nowego rozwiązania nie jest łatwym zadaniem. Warto przedyskutować tą kwestię z najważniejszymi osobami w organizacji, ale i z ludźmi, którzy na co dzień mieliby korzystać z systemu. Nie powinna być to decyzja „narzucona” siłą przez osoby zarządzające. Dzięki temu, ryzyko powstania grupy „hejterów” projektu wdrożenia zdecydowanie zmaleje.

2. Źle dobrana metoda wdrożenia

Wybór właściwej metodologii wdrożenia oraz zarządzanie projektem jest jednym z istotniejszych elementów wdrożenia nowego rozwiązania. Przykładowo – system Dynamics 365 Business Central jest kierowany głównie do firm z sektora MŚP. Oznacza to, że implementacje dotyczą zwykle kilku/ kilkunastu użytkowników. W związku z tym, nie powinno się do nich podchodzić jak do projektu wdrożenia w ogromnym przedsiębiorstwie. Należy pozwolić sobie na elastyczność.

Niestety, taki błąd jest dość często występującym zjawiskiem. Niejednokrotnie można zaobserwować, że wydajność jest odwrotnie proporcjonalna do liczby osób uczestniczących w spotkaniach. Dodatkowo, bywa i tak, że kierownik projektu stanowi pewnego rodzaju przeszkodę. Najczęściej ujawnia się to poprzez nadmierną biurokrację, która jest nieuzasadniona i niepotrzebna.

3. Procesy biznesowe

Znane są przypadki w organizacjach, gdzie działy się po prostu nie lubią. Można tutaj przytoczyć chociażby stereotyp na temat handlowców i marketingowców. Ci pierwsi narzekają na kiepską jakość dostarczanych lead`ów, z kolei marketingowcy „obwiniają” handlowców, że nie potrafią sprzedać danego produktu. A tak naprawdę, powinni działać w symbiozie.

Tego rodzaju konflikty między działami są dość trudne dla partnera wdrożeniowego, ponieważ nowy software, za który jest odpowiedzialny, ma na celu zacieśnienie relacji i poprawę współpracy. Znajomość procesów biznesowych odgrywa kluczową rolę podczas wdrożenia oprogramowania ERP, jakim jest Dynamics 365 Business Central. Niejednokrotnie, kwestie, o które toczą się spory między różnymi działami, nie są na tyle istotne w kontekście całości. W związku z tym – organizacja powinna znać i rozumieć procesy w niej zachodzące oraz mieć świadomość tego, czy działają one tak, jak powinny. Z kolei, partner powinien umieć przenieść te procesy na funkcjonalność systemu i stwierdzić, czy da się je przeprowadzać, a jeśli tak – to w jaki sposób.

Sprawdź także Ile kosztuje system ERP >>

4. Tempo projektu

Bardzo często zdarza się, że początkowy zapał, związany z projektem wdrożeniowym, szybko traci rozmach. Jest to często spowodowane tym, że pojawiają się inne priorytety, które wpływają na podjęcie konkretnych decyzji. To wszystko przeciąga projekt w czasie. O ile niektóre kwestie, jak choćby sfinansowanie projektu, odgrywają istotną rolę w procesie decyzyjnym, o tyle niejednokrotnie doświadczyliśmy umyślnego generowania innych spraw, byleby tylko odłożyć projekt w czasie. Nie jest to dobre, ponieważ utrata tempa prowadzi do utraty czasu i entuzjazmu.

Bardzo ważną rolę w tym zakresie odgrywają kierownicy projektu. Powinni oni czuwać nad tempem działań oraz egzekwować założenia wynikające z harmonogramu prac. Jest to kluczowe dla wdrożenia oprogramowania ERP z sukcesem.

5. „Nie poddawaj się”

Powiedzmy, że jesteś w trakcie wdrożenia i sprawy nie zmierzają ku dobremu. Albo jesteś już po „Go Live” i pojawiają się dość poważne problemy. Nie poddawaj się. Z pewnością istnieją jakieś powody, których efektem są pojawiające się błędy. Należy je poddać ponownej ocenie i weryfikacji. Niemal wszystkie problemy, powstające podczas implementacji, są do rozwiązania. Cierpliwość i „podjęcie walki” z pojawiającymi się problemami są warte zachodu. Ich eliminacja pozwoli Ci na wydajniejszą pracę oraz analizę konkretnych danych, a nim się obejrzysz zanotujesz zwrot z inwestycji.

Sprawdź także Jak przekształcić swój biznes z systemem ERP >>

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP – Dynamics 365 Business Central – lub masz pytania na ten temat to skontaktuj się z nami wypełniając formularz, via e-mail: kontakt@nav24.pl lub telefonicznie +48 33 333 94 24.