Zakup systemu ERP w modelu SaaS (Software-as-a-Service) staje się coraz bardziej popularny. Pod wieloma względami jest atrakcyjny dla firm, które wdrażają u siebie oprogramowanie. Często jednak osoby odpowiedzialne w tych przedsiębiorstwach za rachunkowość, stoją przed dylematem: jak rozliczyć jego koszty. W dzisiejszym wpisie przedstawimy możliwe scenariusze rozwiązań.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jakie są podstawowe cechy oprogramowania w modelu SaaS;
- jak może wyglądać podział kosztów wdrożenia systemu ERP;
- jakie są najbardziej popularne scenariusze rozliczenia kosztów wdrożenia systemu ERP w modelu SaaS.
Oprogramowanie w modelu SaaS – podstawowe cechy
W przypadku zakupu “tradycyjnego” oprogramowania licencja nabywana jest na własność. W modelu SaaS oprogramowanie jest udostępniane, bez konieczności fizycznej instalacji oprogramowania na własnym sprzęcie. Po zakupie dostępu do oprogramowania, firma otrzymuje możliwość korzystania z niego za pośrednictwem Internetu. Odpowiedzialność za wszystkie kwestie związane z utrzymaniem infrastruktury IT, opieką techniczną i aktualizacjami spoczywa na dostawcy. Przy oprogramowaniu w modelu SaaS najczęściej stosowana jest cykliczna forma płatności, czyli abonament. Firma płaci za dostęp do środowiska informatycznego oraz oprogramowania miesięcznie lub rocznie mniejsze kwoty. Dzięki temu nie ponosi jednorazowo dużego wydatku związanego z zakupem licencji na własność. Szerzej i na przykładzie konkretnego systemu ERP, temat został zaprezentowany w artykule Zalety Dynamics 365 Business Central w chmurze.
Wdrożenie systemu ERP w modelu SaaS – przykładowy podział kosztów
Aby oprogramowanie udostępniane firmie w modelu SaaS spełniało właściwie swoje zadania, należy je odpowiednio wdrożyć. Podobnie z resztą, jak ma to miejsce w “tradycyjnym” modelu licencyjnym.
W procesie wdrożenia systemu ERP przedsiębiorstwo ponosi różnego rodzaju koszty, tzw. „Koszty Wdrożenia”, na które składają się najczęściej:
- koszty instalacji i konfiguracji oprogramowania;
- koszty modyfikacji – związane z dostosowaniem funkcjonalności oprogramowania do indywidualnych potrzeb firmy;
- koszty integracji oprogramowania z innymi systemami;
- koszty wewnętrzne pracowników oddelegowanych do wdrożenia oprogramowania, w tym ich wynagrodzenia i koszty podróży służbowych.
Wielu księgowych staje przed problemem: jak rozliczyć powyższe koszty wdrożenia oprogramowania.
Scenariusze rozliczenia kosztów wdrożenia systemu ERP w modelu SaaS
Pomimo rosnącej popularności rozwiązań chmurowych, nie wypracowano niestety dotychczas jednolitej koncepcji kwalifikacji prawnej i podatkowej umów wdrożeniowych realizowanych w modelu SaaS. Również indywidualne interpretacje Krajowej Izby Skarbowej, które możemy znaleźć w Internecie różnią się od siebie w zależności od uzasadnienia opisanego przez poszczególnych wnioskodawców. KIS uznaje za prawidłowe zarówno:
- rachunkowe podejście do momentu zaliczenia kosztów wdrożenia do kosztów uzyskania przychodu, czyli zaklasyfikowania kosztów wdrożenia jako wartości niematerialnej i prawnej oraz ujęcia ich w księgach jako koszt w wysokości odpowiadającej miesięcznym odpisom amortyzacyjnym np. interpretacja: 0111-KDIB1-3.4010.34.2018.1.MBD;
- podatkowe podejście – zaliczenie kosztów wdrożenia do kosztów uzyskania przychodu jednorazowo w momencie ich poniesienia tj. w dniu w którym koszt zostanie ujęty z księgach rachunkowych na podstawie otrzymanych faktur, np. interpretacja 0111-KDIB1-1.4010.306.2019.1.NL lub 0111-KDIB1-2.4010.123.2021.1.SK.
Podejście rachunkowe rodzi pewne wątpliwości czy w świetle ustawy o rachunkowości, koszty wdrożenia same z siebie mogą stanowić wartość niematerialną i prawną?
Ustawa o rachunkowości art. 3 p. 14 definiuje wartości niematerialne i prawne jako: „nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
- autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;
- prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;
- know-how.
W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4.” – źródło.
Decydujące znaczenie ma tutaj umowa licencyjna i odpowiedź na pytanie, czy korzystanie z modelu SaaS stanowi usługę, czy też wiąże się z nabyciem licencji. Odpowiednia kwalifikacja ma znaczenie dla sposobu rozliczania kosztów wdrożenia:
- Koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych w przypadku modelu SaaS.
- W przypadku nabycia licencji – amortyzowanie wartości niematerialnych i prawnych.
Podejście rachunkowe jest jedynym właściwym podejściem dla firm, które od 2022 roku w związku ze zmianami prawnymi wprowadzonymi przez tzw. „Nowy Ład” wybrały formę opodatkowania ryczałtowego czyli tzw. estoński CIT. Przejście firmy na „estoński CIT wiąże się bowiem z przejściem z podatkowego wyniku na rachunkowy.
Niektórzy doradcy podatkowi sugerują ujęcie kosztów wdrożenia na kontach w zespole 6 i rozliczenia ich w czasie, na zasadach międzyokresowego rozliczenia kosztów.
Podsumowanie
Podatnik podejmuje decyzję o sposobie kwalifikacji i rozliczenia kosztów wdrożenia oprogramowania nabytego w modelu SaaS. Istnieje jednak ryzyko odmiennej kwalifikacji przez organy podatkowe. Dlatego wartym polecenia jest indywidualne wystąpienie do Krajowej Izby Skarbowej z wnioskiem o interpretację wybranego sposobu kwalifikacji i rozliczenia kosztów wdrożenia.
