Microsoft Word, mimo że jest z nami już od ponad 40-tu lat, wciąż potrafi zaskakiwać użytkowników swoimi możliwościami. Nawet osoby, które korzystają z niego na co dzień, często nie zdają sobie sprawy z istnienia funkcji, które mogłyby znacząco usprawnić ich pracę. Właśnie dlatego rozpoczynamy serię „#Top5”, w której co miesiąc będziemy odkrywać przed Tobą pięć niezwykle przydatnych funkcji z różnych aplikacji Microsoft 365. Na pierwszy ogień – wspomniany Microsoft Word oraz pięć opcji, które nie tylko zaoszczędzą Twój cenny czas, ale też sprawią, że praca z dokumentami stanie się znacznie przyjemniejsza. Gotowy na odkrycie nowych możliwości w pozornie dobrze znanej aplikacji?
Czytaj na głos – przesłuchaj dokument
Pierwszą funkcją jest Czytaj na głos. Sprawdza się świetnie, gdy wolimy odsłuchać zawartość danego dokumentu, aniżeli go czytać. Do tego, dobrze sprawdzi się w sytuacji, gdy jedziemy na spotkanie – możemy jednocześnie prowadzić samochód oraz przesłuchać wcześniej przygotowaną notatkę lub umowę w Word. Jak z niej skorzystać?
Otwórz dokument Word, który chcesz odsłuchać. Upewnij się, że jesteś zalogowany w aplikacji kontem Microsoft i kliknij w zakładkę „Recenzja” na wstążce i wybierz Czytaj na głos:
Spowoduje to rozpoczęcie czytania treści dokumentu przez domyślnego lektora oraz pojawienie się paska z dodatkowymi opcjami. Możemy ich użyć, np. do zatrzymania odsłuchiwania czy zmiany głosu lektora na męski:
Dyktafon – czyli twórz dokument bez pisania
Następna funkcja jest odwrotnością wyżej wymienionej. Skoro możliwe jest odsłuchiwanie treści dokumentu to możliwe jest również jego utworzenie… bez pisania! Do tego służy opcja Dyktafon. Po jej uruchomieniu wystarczy, że spokojnie i wyraźnie będziemy dyktować, jaka treść ma się pojawić w tworzonym dokumencie. W ten sposób jesteś w stanie stworzyć nowy dokument w zasadzie bez dotykania klawiatury. Aby skorzystać z Dyktafonu:
Będąc w Word upewnij się, że jesteś w zakładce „Narzędzia główne”. Właśnie w niej jest opcja Dyktafon – kliknij w nią, a następnie wybierz „Dyktafon”:
Spowoduje to pojawienie się paska z opcjami dotyczącymi Dyktafonu. Dodatkowo, jego ikonka będzie sygnalizować, że jest włączony („świeci się” na czerwono), a mówiona treść będzie się początkowo pojawiać w dokumencie jako wyblakła:
Gdy zrobisz dłuższą przerwę wyblakła treść przyjmie normalny kolor czcionki. Oprócz tego, po kliknięciu w zębatkę na pasku dotyczącym Dyktafonu pojawią się dodatkowe możliwości konfiguracji takie jak wskazanie języka mówionego czy mikrofonu.
Szybkie części – pisz dwa razy szybciej
Trzecia funkcja to kolejna z tych, które realnie są w stanie oszczędzić czas podczas tworzenia nowych treści w Microsoft Word. Mowa o Szybkich Częściach. Brzmi znajomo? Tak, Szybkie Części są również dostępne w Microsoft Outlook i pełnią taką samą funkcję w Wordzie. Pozwalają na zapisanie gotowych fragmentów tekstu. Zatem, jeśli dość często tworzysz umowy, które mają takie same elementy to zamiast każdorazowo je pisać – wstaw je z galerii Szybkich Części. Jak z nich skorzystać?
Będąc w Microsoft Word zaznacz fragment tekstu, który ma stać się Szybką Częścią,kliknij w zakładkę „Wstawianie”, wybierz symbol Szybkich Części w grupie „Tekst” i „Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części…”:
Spowoduje to wyświetlenie opcji zapisywania Szybkiej Części. Wprowadź jej nazwę i kliknij „Ok”:
Następnym razem, gdy będziesz tworzył nowy dokument, wystarczy, że umieścisz kursor w pożądanym miejscu w dokumencie, wybierzesz Szybkie Części na wstążce i zapisany uprzednio fragment tekstu:
Tekst z pliku – szybsze kopiuj-wklej
Czasami bywa tak, że kilka osób pracuje nad jednym dokumentem. Wówczas warto, aby był on zlokalizowany we wspólnej przestrzeni firmowej takiej jak OneDrive lub SharePoint, które są dostępne w ramach Microsoft 365. Bywa jednak i tak, że scenariusz jest inny – jedna osoba jest odpowiedzialna za złożenie całego dokumentu z poszczególnych fragmentów tworzonych przez pozostałych. Pierwsze, co przychodzi na myśl to otwarcie każdego pliku, skopiowanie treści, jej wklejenie do docelowego pliku i ewentualna obróbka. Jest na to szybszy sposób, który nazywa się Obiekt – Tekst z pliku. Jej użycie eliminuje konieczność otwierania każdego pliku osobno i kopiowanie treści. Aby z niej skorzystać:
Wejdź do docelowego pliku, kliknij w zakładkę „Wstawianie” i w grupie „Tekst” wybierz Obiekt oraz Tekst z pliku:
Następnie wskaż inny plik, z którego treść ma zostać skopiowana i wklejona do docelowego dokumentu:
I gotowe:
Wklejanie z dostosowaniem do formatowania (scal formatowanie)
Być może masz tą funkcję już domyślnie ustawioną. Wcale jednak tak być nie musi. Chodzi o wklejanie skopiowanej treści z jednoczesnym dostosowaniem jej do formatowania obowiązującego w dokumencie. Jeszcze do niedawna, gdy kopiowaliśmy treść np. z innego programu i wklejaliśmy ją do pliku Word poprzez skrót „Ctrl + V”, treści nie dostosowywała się do formatowania – zawierała oryginalny wygląd. Można jednak tą opcję skonfigurować w taki sposób, aby każda wklejana treść od razu przybierała formatowanie z pliku. Aby to zrobić:
Będąc w Microsoft Word kliknij w „Plik”, a następnie „Opcje”. W nowym oknie, które się pojawi, wybierz „Zaawanasowane”, przejdź do sekcji „Wycinanie, kopiowanie i wklejanie”. Dotychczasową domyślną opcją w wierszu „Wklejanie z innych programów” było „Zachowaj formatowanie źródłowe”. Powodowało to, że wklejana treść zachowywała oryginalny format. Jeśli nadal masz takie ustawienie u siebie w Microsoft Word, a chciałbyś, aby każda wklejana treść była od razu formatowana (aby formatowanie było scalane) to ustaw w tym miejscu wartość „Scal formatowanie”:
Bonus: formuły w Word? To możliwe!
Na ko razie ciekawostka – czy wiesz, że w Microsoft Word również możesz korzystać z formuł, będących motorem napędowym arkusza kalkulacyjnego, czyli Excela? Kluczem są tabele. W związku z tym utwórz tabelę, np. 3x3:
Następnie, umieść kursor w ostatnim wierszu celem zsumowania kolumny, przejdź do zakładki „Układ tabeli”, grupa „Dane” i kliknij w „Formuła”. Spowoduje to otwarcie nowego okna, gdzie domyślnie podpowiadaną formułą jest suma (Sum (Above)) wartości nad komórką, w której umieściłeś kursor. Jak możesz zobaczyć, możliwości jest naprawdę sporo, a są one widoczne po rozwinięciu listy pod poleceniem „Wklej funkcję”. Kliknij „Ok”, aby sprawdzić poprawność działania formuły sumującej kolumnę.
Jak widzisz, formuła wyliczyła sumę wartości, które znajdują się w komórkach nad nią:
Jeśli chciałbyś porozmawiać o zaprezentowanych funkcjach, masz wrażenie, że nie do końca działają poprawnie u Ciebie w Microsoft Word lub ciekawi Cię, co jeszcze skrywa najpopularniejszy edytor tekstu na świecie – nie czekaj, skontaktuj się z nami i umów na bezpłatną konsultację z naszym doradcą, który udzieli niezbędnych informacji. No i nie zapomnij śledzić kolejnych wpisów z naszej serii „#Top5”!
