Prezentacje pełnią istotną rolę podczas wyboru rozwiązań informatycznych. Jak by nie patrzeć, wybór złego rozwiązania może negatywnie odbić się na organizacji i jej wynikach. A raz podjęte decyzje ciężko zmienić. Pytanie brzmi, czy podchodzisz do tego etapu w odpowiedni sposób. Czy jesteś odpowiednio przygotowany? I czego dokładnie oczekujesz od dostawców? Przedstawiamy trzy możliwe scenariusze demonstracji i wpływ, jaki każdy z nich może mieć na dalsze decyzje.
Przygotowując się do wdrożenia nowego rozwiązania należy zadać sobie pytanie: czy chcemy po prostu poznać możliwości danego systemu czy bardziej zależy nam na przekonaniu się, jakie korzyści może on przynieść naszej firmie? Niestety, wiele firm przystępuje do prezentacji systemów nie wiedząc, czego dokładnie potrzebują. Tym samym narażają projekt na niepowodzenie jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia.
Oto trzy scenariusze podejścia do prezentacji narzędzia:
Po prostu pokażcie nam system
W tym scenariuszu poproś dostawcę o pokazanie możliwości systemu w oparciu o standardowe przykłady i testowe bazy danych. Taka prezentacja będzie przydatna, jeśli zależy Ci tylko na poznaniu możliwości współczesnych systemów ERP. Ciężko będzie jednak ocenić, czy dane rozwiązanie pasuje do Twojej organizacji i czy odpowiada jej aktualnym potrzebom.
Prezentacja z uwzględnieniem aktualnej sytuacji
Ten scenariusz będzie wymagał nieco więcej zaangażowania od Ciebie i Twojego dostawcy. Musisz przedstawić im, jak wygląda praca w firmie, jakie zachodzą w niej procesy i z jakich raportów korzystasz. Dostawca z kolei powinien przygotować środowisko demonstracyjne w oparciu o te informacje, uwzględniając odpowiednie dane, procesy i przykłady odpowiadające rzeczywistej sytuacji Twojej organizacji. Ten scenariusz pozwoli Ci lepiej ocenić dopasowanie systemu do rzeczywistych potrzeb. Bazuje jednak na tym, jak firma funkcjonuje teraz, nie uwzględniając ewentualnych przyszłych zmian.
Scenariusz na przyszłość
Ostatnie podejście wymaga najwięcej przygotowań, ale też daje najwięcej korzyści. Obejmuje przyszłe procesy, które należy zdefiniować wewnętrznie jeszcze przed rozpoczęciem etapu wyboru systemu. Wymaga zatem odpowiednio wczesnego rozpoczęcia przygotowań i zaangażowania wszystkich działów. Wyzwaniem jest ustalenie (na wysokim szczeblu), jak organizacja będzie funkcjonować w niedalekiej przyszłości. Zastanów się nad ulepszeniem wewnętrznej współpracy, standaryzacją procesów biznesowych czy zmianą modeli biznesowych. Ten scenariusz nie tylko pokaże, jaki system najlepiej pasuje do aktualnych potrzeb, ale też pozwoli wybrać partnera, który najlepiej rozumie Twój biznes i będzie aktywnie wspierać Cię w nadchodzących latach.
Przed przystąpieniem do prezentacji systemu upewnij się, że wszyscy zaangażowani w proces rozumieją te trzy podejścia i są zgodni co do tego, które wybrać. To bez wątpienia zwiększy szanse na wybór najlepszego rozwiązania i odpowiedniego partnera wdrożeniowego.
