Kluczem do zapewnienia płynności finansowej firmy jest otrzymywanie płatności od klientów na czas. Aby ten proces był sprawny, ważne jest, by informacje o zbliżających się lub zaległych kwotach do uregulowania docierały do klientów szybko, w klarowny sposób oraz z zachowaniem odpowiednich procedur.
Automatyzacja przypomnień o płatnościach
Regularne przypominanie klientom o nadchodzących terminach płatności jest kluczowe dla dbania o kondycję finansową firmy. Zazwyczaj takie informacje wysyłane są droga mailową, po ręcznym utworzeniu wiadomości i zawarciu w niej danych przepisanych z systemu. Taka forma przypomnień jest czasochłonna i podatna na błędy. Chwila nieuwagi może spowodować, że przypomnienie zostanie wysłane z nieprawidłowymi danymi lub trafi do niewłaściwego odbiorcy.
Umożliwienie automatyzacji tego procesu pozwoliłoby na uniknięcie takich sytuacji, zminimalizowanie ryzyka błędów, a przede wszystkim oszczędziłoby czas pracowników. Nie musieliby już oni dla każdego klienta tworzyć osobnych maili z przypomnieniami, wraz z manualnym wpisywaniem informacji z każdego zapisu w księdze nabywców dla tego klienta.
Jak mogę zaoszczędzić czas bez konieczności rezygnacji z powiadomień do klientów?
Standardowe funkcje systemu Business Central pozwalają na zarządzanie danymi klientów i monitorowanie płatności, ale nie oferują w pełni zautomatyzowanego procesu wysyłania przypomnień, gdy termin płatności się zbliża lub został już przekroczony.
Business Central posiada funkcjonalności monitów, gdzie zgodnie z założeniami tego typu dokumentów, można ustawiać różne poziomy i odpowiadające im treści przypomnień. Więcej o nich i sposobie ich działania można znaleźć tutaj: Konfiguracja monitów w Business Central.
W przypadku szybkich i prostych powiadomień problematyczna może okazać się z konieczność wykonania dodatkowych ustawień systemu, a następnie tworzenia dokumentów Monitów.
Jeżeli nie widzimy takiej potrzeby i jest to dla nas zbyt czasochłonne, idealnym rozwiązaniem jest N24 Payment Reminder.
Nasze rozwiązanie umożliwia generowanie i wysyłanie prostych przypomnień o płatnościach bezpośrednio z systemu. Nie generują się wtedy żadne dodatkowe zapisy/dokumenty. Każde powiadomienie ma spójna i jasną strukturę, a dane takie jak numer dokumentu, termin płatności i kwota pozostała do zapłaty uzupełnią się automatycznie. Użytkownik dostaje gotowy szablon treści maili dostosowane do rodzaju płatności: przed terminem oraz po terminie.
Nie oznacza to jednak, że nie ma już na nie wpływu. Wręcz przeciwnie, każdy mail przed wysłaniem można edytować. O tym czy chcemy robić również można zdecydować globalnie w ustawieniach produktu. Włączenie takiego podglądu przyspieszy proces jeszcze bardziej.
Dzięki naszemu rozwiązaniu, przypomnienia są generowane automatycznie, wystarczy jedynie po wybraniu odpowiedniej pozycji na liście Zapisów Księgi Nabywców kliknąć w akcję Powiadom Nabywcę o terminie płatności. W ten oto prosty sposób możemy poprawić komunikację z naszymi klientami i w efektywny sposób panować nad harmonogramem płatności i ich realizacją.
Podsumowując, kluczowe funkcje naszego rozwiązania to:
📨 Automatyczne generowanie i wysyłanie maili z przypomnieniami bezpośrednio z Zapisów Księgi Nabywców.
👤 Możliwość ustawienia stałych odbiorców w polach DW oraz UDW, co gwarantuje, że przypomnienia trafiają do właściwych osób.
🕹️ Automatyczne zaczytywanie kluczowych informacji do maila, co eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych.
Gdzie znajdziesz ten produkt?
Nasze rozwiązanie N24 Payment Reminder jest dostępne do bezpośredniego zakupu na platformie AppSource. Jest ono dostępne dla wszystkich użytkowników Business Central, niezależnie od segmentu działalności. Jeśli potrzebujesz pomocy przy instalacji lub masz jakieś pytania, wypełnij formularz poniżej, aby skontaktować się z nami.
Payment Reminder na 🌍AppSource.
