« powrót do strony głównej

Microsoft Teams – przewodnik po aplikacji (cz. I)

Autor: Michał / Data publikacji: 25.10.2019 / Data aktualizacji: 25.10.2019
[Głosów:0    Średnia:0/5]

Wyszukiwanie konkretnych kontaktów, konwersacji oraz plików, które bywają rozproszone w różnych miejscach i narzędziach, to działania, które są największymi zabójcami produktywności i skutecznie mogą marnować nasz codzienny czas w pracy. A gdyby tak mieć jedno, wspólne miejsce, z poziomu którego mielibyśmy od razu dostęp do wszystkich wspomnianych rzeczy? Odpowiedzią Microsoft na tę potrzebę jest aplikacja Microsoft Teams.

Z artykułu dowiesz się:

– co to jest Microsoft Teams;

– jak wygląda sytuacja ze Skype dla firm;

– z czego składa się Microsoft Teams.

W obecnych czasach stworzenie przyjaznego miejsca pracy jest jednym z wyzwań stojących przed pracodawcami. Zadowolony pracownik to dobry pracownik, który wykonuje swoją pracę efektywnie i z satysfakcją. Dodatkowo, w dobie Internetu, mnóstwo osób pracuje zdalnie, z różnych miejsc na świecie. Z pomocą przychodzi tutaj Microsoft propagując ideę „modern workplace”. Gigant z Redmond nie pozostaje gołosłowny w swoich przekonaniach – w jego portfolio odnajdziemy wiele rozwiązań zwiększających produktywność i wygodę pracy. Jednym z nich jest właśnie usługa Microsoft Teams.

Co to jest Microsoft Teams?

Mimo, że Microsoft Teams nie jest nowym rozwiązaniem – został uruchomiony w marcu 2017 roku – to jego zdefiniowanie jest problematyczne. Według jednych jest to tylko aplikacja do czatu, inni zaś traktują Teams jako nowszą, ulepszoną wersję Skype dla firm. W jednej z rozmów z inwestorami, CEO Microsoft – Satya Nadella – stwierdził na temat Teams, że „… Unlike any other time other than Windows, we’ve not had this platform effect … it’s the communications tool, it’s the collaboration tool, it’s the line of business tool for meetings as well as business process”.

W oparciu o te słowa należy stwierdzić, że Microsoft Teams to znacznie więcej niż tylko zwykły komunikator. Teams to tak na prawdę platforma/ przestrzeń/ obszar roboczy, który bazuje na czacie. Z poziomu Teams użytkownik może m.in. prowadzić konwersacje i videospotkania, udostępniać pliki czy też wykorzystać aplikację do prowadzenia w niej projektów. Każda rozmowa oraz dokumenty, którymi wymieniają się członkowie zespołu w Microsoft Teams, są zapisywane w chmurze. Co więcej, jeśli są to pliki typu Word, Excel czy PowerPoint – Teams umożliwia ich edycję, bez konieczności przełączania się do którejkolwiek z wymienionych. Jedną z najważniejszych zalet usługi jest jej integracja. Za pomocą aplikacji, botów czy łączników możliwe jest chociażby otrzymywanie powiadomień ze znanych portali społecznościowych.

aplikacje i laczniki w microsoft teams

Aplikacje, które możemy dodać do Microsoft Teams

Z rozwiązania można korzystać za pośrednictwem przeglądarki, aplikacji klienckiej (Windows Client, macOS; Microsoft zapowiedział również, że pracuje nad dostosowaniem Teams pod klienta Linux) czy aplikacji mobilnej (Android, iOS). Co ważne – Microsoft Teams jest następcą Skype dla firm, z którego Microsoft zdecydował się zrezygnować. Będąc przy Skype dla firm…

Microsoft Teams a Skype dla firm – jaka przyszłość czeka popularny komunikator?

Microsoft Teams jest określany jako „hub” do współpracy – w ramach jednej usługi otrzymujemy m.in. czat, dostęp do kontaktów i kalendarza, rozmowy głosowe czy też video z możliwością udostępniania ekranu. Tym samym – świetnie pokrywa funkcjonalność Skype dla firm, a nawet wzbogaca ją o dodatkowe funkcje. Tego typu „zagranie” ze strony Microsoft`u ma na celu nakłonienie obecnych użytkowników do „przesiadki” ze Skype dla firm na Teams, gdyż ten pierwszy zostanie definitywnie wycofany z dniem 31 lipca 2021. Co więcej, już od pewnego czasu nie jest możliwy zakup Skype dla firm jako samodzielnej aplikacji (standalone). Od 1 września 2019 dla wszystkich nowych użytkowników Office 365 czy Microsoft 365 (nowych tenantów/ dzierżaw) domyślnym rozwiązaniem jest Teams – i nie da się tego zmienić.

microsoft teams nastepca skype dla firm

Microsoft Teams to “następca” Skype dla firm Źródło: https://bit.ly/31hMJHa

Co w przypadku np. dzierżaw Office 365, które zostały założone przed wrześniem 2019? Użytkownicy mogą nadal korzystać ze Skype dla firm do 31 lipca 2021 roku. Co więcej, jeżeli w organizacji pojawi się potrzeba zakupu dodatkowej licencji dla nowego użytkownika, np. Office 365 Business Premium, to tenże użytkownik będzie mógł korzystać ze Skype dla firm do daty jego wycofania. Innymi opcjami dla wspomnianych dzierżaw są równoległe korzystanie z obu rozwiązań – Skype i Teams – bądź, jeśli organizacja jest na to gotowa – administrator może zadecydować o wcześniejszej „przesiadce” na Microsoft Teams.

Jak zbudowany jest Microsoft Teams?

Wracając do Teams – usługa została zaprojektowana od zera. Przy pierwszym kontakcie z aplikacją w oczy od razu rzuca się intuicyjny i prosty interfejs. Na pierwszy plan wysuwa się boczny pasek stanowiący swoistą nawigację po rozwiązaniu. Z jego poziomu możemy przełączać się między poszczególnymi elementami, z których składa się Teams. Są to aktywności, czat, zespoły z kanałami, kalendarz, rozmowy oraz pliki. Natomiast, w prawym górnym rogu odnajdziemy nasze zdjęcie bądź inicjały, po kliknięciu w które uzyskamy dostęp do ustawień pozwalających m.in. na personalizację wyglądu aplikacji.

Aktywności

Ikonka dzwonka, która została przyporządkowana do elementu „Aktywności”, nie została wybrana przypadkowo. To właśnie w tym miejscu wyświetlają się wszystkie powiadomienia oraz wzmianki na nasz temat. Ktoś dodał reakcję do twojego wpisu bądź wspomniał o Tobie w konwersacji? – te informacje znajdziemy właśnie klikając w dzwonek.

aktywnosci w microsoft teams

Aktywności w Microsoft Teams

Czat

Microsoft Teams umożliwia nam prowadzenie konwersacji 1 na 1 oraz grupowych. Możemy je zainicjować z poziomu opcji „Czat”, gdzie mamy dostęp zarówno do ostatnio prowadzonych rozmów, jak i kontaktów. Każdy czat posiada karty – domyślnymi są Konwersacje, Pliki, gdzie przechowywane są np. dokumenty przekazane przez uczestników konwersacji, Organizacja i Aktywności. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dodać kolejne karty. Dodatkowo, uczestnicy czatu mogą szybko go przekształcić w rozmowę głosową, videospotkanie, czy też czat grupowy.

czat w microsoft teams

Czat w Microsoft Teams

Zespoły

Trzonem Teams są zespoły, w ramach których możliwe jest tworzenie kanałów. Domyślnie, każdy w organizacji może zakładać zespołu – prywatne bądź publiczne – jednak administrator może wyłączyć tę opcję. Z racji tego, że Microsoft Teams opiera się na grupach Office 365, należy mieć świadomość czym skutkuje utworzenie nowego zespołu. Zatem – wraz z utworzeniem nowego zespołu tworzy się:

– nowa grupa Office 365,

– witryna zespołowa SharePoint,

– udostępniona skrzynka pocztowa i kalendarz,

– notatnik OneNote,

– domyślny kanał „Ogólny”.

zespoly w microsoft teams

Zespoły i kanał “Ogólny” w Microsoft Teams

Struktura kanałów w danym zespole jest w zasadzie identyczna jak w przypadku czatu. Mamy tutaj domyślne karty – Konwersacje i Pliki – jak również możliwość dodawania kolejnych. Natomiast, mając odpowiednie uprawnienia, po kliknięciu w ikonkę wielokropka przy danym zespole bądź kanale, wyświetlają się opcje związane z zarządzaniem. Możliwe jest m.in. dodanie nowego członka do zespołu, utworzenie nowego kanału czy też opuszczenie lub usunięcie danego zespołu.

Kalendarz

Czym byłaby współpraca zespołowa bez kalendarza? Posiadając Microsoft Teams w ramach subskrypcji, np. Office 365 oraz korzystając z Exchange Online, możemy czerpać z pełni integracji na płaszczyźnie Teams – Outlook. Dzięki niej, wszystkie terminy i spotkania, które utworzymy sobie z poziomu kalendarza Outlook, będą widoczne w kalendarzu w Teams i na odwrót – wszystko, co zaplanujemy z poziomu Teams zostanie odzwierciedlone w kalendarzu Outlook.

kalendarz w microsoft teams

Kalendarz w Microsoft Teams

Rozmowy

Jak sama nazwa wskazuje – w „Rozmowach” znajdziemy wszystkie niezbędne dane na temat prowadzonych rozmów głosowych. Mamy tutaj dostęp do historii, możemy tworzyć nowe kontaktu, zrzeszać je w ramach grup, inicjować rozmowy głosowe i videospotkania. Więcej opcji jest dostępnych już w trakcie prowadzenia rozmowy. – mowa tutaj chociażby o włączaniu/ wyłączaniu kamery i mikrofonu, udostępnianiu ekranu, danego okna, bądź plików, nagrywanie czy też żądanie kontroli nad pulpitem prezentera.

rozmowy w microsoft teams

Rozmowy w Microsoft Teams

Pliki

W „Plikach” mamy szybki dostęp do zasobów, nad którymi ostatnio pracowaliśmy. Dodatkowo, możemy sprawdzić aktywność członków danego zespołu, do którego należymy, na konkretnych plikach. Mamy także dostęp do osobistego magazynu chmurowego – OneDrive`a.

pliki w microsoft teams

Pliki w Microsoft Teams

Oprócz wyżej wymienionych – mamy do dyspozycji jeszcze szereg innych rzeczy, tj. łączników, botów, aplikacji, które możemy dodać do Teams. Bardzo przydatnym elementem jest „Pomoc”, gdzie użytkownik ma możliwość skorzystania z linków kierujących do konkretnych artykułów w dokumentacji oraz materiałów video prezentujących funkcjonalności aplikacji.

Podsumowanie

Microsoft Teams jest jedną z „najszybciej rosnących aplikacji” w historii Microsoft oraz jednym z lepszych projektów giganta z Redmond. Oparte na czacie rozwiązanie daje dość szerokie spektrum możliwości, m.in. możliwość tworzenia zespołów projektowych, prowadzenia videospotkań czy „podpinania” innych aplikacji Microsoft oraz firm trzecich. Jego funkcjonalność “przerasta” dostępną w aplikacji Skype dla firm, którego z resztą jest następcą. Warto mieć na uwadze, że od 1 września 2019 nowi klienci mogą korzystać tylko z Teams, natomiast istniejące dzierżawy mogą używać Skype dla firm jeszcze do 31 lipca 2021 roku.

W zakresie licencjonowania – Microsoft Teams jest dostępny w planach Office 365 Business Essentials, Business Premium, F1 (mogą wystąpić ograniczenia), E1, E3 i E5 oraz w rozwiązaniu Microsoft 365 Business, E3 oraz E5.

Chcesz sprawdzić Microsoft Teams w codziennej pracy? – Uruchom 30-dniową, darmową wersję testową Office 365 Business Premium!

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem Microsoft Teams w swojej organizacji, masz pytania w zakresie jego funkcjonalności bądź licencjonowania – skontaktuj się z nami wypełniając formularz, poprzez adres e-mail: kontakt@nav24.pl lub telefonicznie: +48 33 333 94 24.

Zaufali nam

Partnerzy technologiczni

Microsoft
LS Retail
Netronic
Continia
Delmia
Anveo