Absolutnie naturalną rzeczą jest to, że różne osoby zatrudnione w tej samej firmie mają różny dostęp do poszczególnych danych. Dlaczego tak się dzieje? Najlepszym przykładem wydają się tu takie informacje, jak dane osobowe i zarobki pracowników. Wgląd w nie powinien mieć wyłącznie dział HR. Celem jest bowiem nie tylko ochrona poufnych danych, ale również unikanie niepotrzebnych konfliktów, niezdrowej konkurencji, a także bezpieczeństwo przedsiębiorstwa i ludzi, którzy je tworzą. Dlatego Microsoft, który wprowadził na rynek m.in. oprogramowanie klasy ERP Dynamics NAV, w ramach chmurowego rozwiązania biznesowego Dynamics 365 postanowił umożliwić użytkownikom dostosowywanie dostępu.
Płaszczyzny dostępu do systemu Dynamics 365
Jako, że w codziennym funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa kluczową kwestią jest skuteczność w wypełnianiu przez pracowników powierzonych im zadań, Microsoft tworząc mechanizm kontroli dla systemu Dynamics 365 skupił się na zapewnieniu im danych na prawidłowym poziomie. I tak też, dostęp do informacji bazuje na trzech płaszczyznach, a mianowicie: określaniu jednostek biznesowych, opracowywaniu ról zabezpieczeń oraz wdrożeniu profili zabezpieczeń pól.
Podział na jednostki
Rozwiązanie chmurowe Dynamics 365 składa się z jednostek biznesowych, które jednocześnie stanowią strukturę dostępu pracowników do informacji. W zależności od potrzeb z jednostki głównej wyodrębniać możemy kolejne podrzędnej jej jednostki i w taki sposób ograniczać dostęp do danych, tym samym wpływając na sprawny przepływ informacji.
Konfiguracja ról zabezpieczeń
Zakres informacji, do jakich będzie miał dostęp dany użytkownik systemu określa rola, jaka została mu przypisana. Przy pomocy ról zabezpieczeń możemy kontrolować czy pracownik uzyska wgląd we wszystkie dane, w dane dostępne dla wszystkich w ramach jednej jednostki biznesowej czy też w te, do których został przypisany.
Ustalanie profili zabezpieczeń pól
Możliwość ustalania profili zabezpieczeń pól została nadana po to, abyśmy mogli zabezpieczać dane wrażliwe. Opcja odcięcia dostępu pracownikom do określonych informacji w systemie Dynamics 365, a także w plikach Word i Excel daje nam 100% pewności ochrony danych.
